Automatyczne wezwania do zapłaty kosztują 20–45 tys. zł i trwają 4–8 tygodni

Otwarty poradnik z naszego podwórka. Pokazujemy kierunek i konkretne liczby, a decyzję i tak podejmujesz na własnych warunkach. Księgowość w firmie produkcyjnej na 120 osób ma na biurku 30–150 przeterminowanych faktur miesięcznie. Na każde wezwanie do zapłaty trzeba wyciągnąć dane z faktury, sprawdzić kontrahenta, policzyć odsetki, ułożyć pismo i wysłać je przed upływem terminu. Dział prawny nie istnieje, windykacja zewnętrzna odpala się dopiero, gdy sprawa robi się głośna. To jest moment, w którym lokalny system do automatycznego redagowania wezwań przestaje być ozdobą, a zaczyna skracać czas od terminu płatności do wysłania pisma.

AIBild genererad av AI.

W tym konkretnym przypadku całość startuje w przedziale 20–45 tys. zł i trwa 4–8 tygodni, jeśli firma ma system księgowy z API lub przynajmniej eksportem CSV. Mówimy o lokalnym modelu językowym, który redaguje wezwanie na podstawie faktury, terminów i historii kontrahenta, a człowiek je tylko zatwierdza przed wysyłką. Etapy trzymają się prostego podziału: inwentaryzacja pism i konfiguracja szablonów w pierwszym tygodniu, testy na 30 próbkach w drugim, pilotaż na 50 fakturach przez dwa–trzy tygodnie. To nie jest moduł ERP za 25 000 zł, tylko węższy asystent: szablony pism, naliczanie odsetek i integracja z jednym źródłem danych.

Vad som kan göras den här veckan

Ruchy przygotowawcze są tanie. Księgowa wyciąga z ERP 50 ostatnich przeterminowanych faktur i spisuje, które pola już dziś są dostępne: numer i data faktury, kwota brutto, termin płatności, datę waluty, kwota pozostała do zapłaty, a z kontrahenta NIP i adres siedziby. To zajmuje 2–3 godziny. Właściciel lub CFO kładzie obok 5 szablonów wezwań używanych w firmie i zaznacza, które zdania powtarzają się w każdym piśmie. Administrator IT sprawdza w dokumentacji ERP, czy wystawia API dla tych 7 pól i czy da się po nim napisać zapytanie. Cały tydzień zamyka się w 6–8 roboczogodzinach, zanim zapadnie decyzja o budżecie.

Vad du inte ska göra direkt

Na tym etapie nie ma sensu podpisywać umowy z kancelarią windykacyjną z prowizją 10–30% od odzyskanej kwoty, zanim 50 faktur przejdzie przez własny pilotaż. Nie ma też sensu uruchamiać modułu windykacji w ERP wycenionego na 25 000 zł z wielomiesięcznym wdrożeniem, skoro wcześniej nie potwierdzono, czy system ma API i czy szablony pism da się utrzymać bez działu prawnego. Wysyłka automatyczna bez zatwierdzenia człowieka również nie wchodzi w grę: wymóg zachowania zgodności z art. 8 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych w praktyce oznacza, że szablon musi poprawnie naliczać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a człowiek zatwierdza każdą wygenerowaną kwotę przed wysyłką.

AIBild genererad av AI.

Så verifierar du effekten efter två veckor

Mierzymy jeden wskaźnik: średni czas od terminu płatności do wysłania wezwania. Przed wdrożeniem w firmach na 50–200 osób wynosi zwykle 8–12 dni roboczych. Po dwóch tygodniach pilotażu na 50 fakturach sprawdzamy, czy system zszedł do 1–3 dni roboczych. Jeśli po 10–15 sprawach średnia nadal przekracza 5 dni roboczych albo więcej niż 20% pism wymaga ręcznej poprawy kwoty lub NIP, pilotaż się nie broni i wracamy do ręcznego szablonu. Przy od 40 przeterminowanych faktur miesięcznie system zwraca się zwykle w 6–9 miesięcy, liczony oszczędnością czasu księgowości i wcześniejszym wpływem należności.

Jeśli ktoś woli to oddać na zewnątrz, HEXART wdraża taki system od inwentaryzacji pism, przez integrację z API ERP, po testy na 30 sprawach i pilotaż na 50 fakturach. Zaczynamy od przeglądu procesu, a nie od zakupu licencji.