Schakel training van Gemini uit in Google Workspace

Wij schrijven als implementatieteam, niet als advocatenkantoor: een gratis gids over wat in de praktijk werkt, direct te toetsen op uw eigen documenten. We beginnen met één instelling in de Google Workspace-beheerdersconsole: u schakelt de optie uit om inhoud uit prompts en bestanden van medewerkers te gebruiken voor de training van Gemini-modellen. Na het lezen staat de schakelaar in uw paneel op inactief, hebt u de bevestiging van de wijziging en kent u het herstelpad, mocht de instelling breder uitvallen dan nodig. Controleer voor het openen van het paneel of u de rol van hoofdbeheerder hebt of over de bevoegdheid beschikt om instellingen van Google Workspace-services te beheren; zonder deze rechten zijn de velden mogelijk onzichtbaar. Een Google Workspace-licentie met Gemini is eveneens vereist: op gratis privé-accounts ontbreekt deze beheeroptie doorgaans.

Stap 1: Open de privacyinstelling van Gemini (5 minuten)

Open admin.google.com en log in met een beheerdersaccount. Klik links op Apps, vervolgens op Google Workspace en zoek naar Gemini of Gemini-instellingen. Als deze optie in uw versie niet zichtbaar is, typt u "Gemini" in het zoekveld bovenaan. Zoek daarbinnen het gedeelte dat in de documentatie van Google wordt aangeduid als Privacy of Privacyinstellingen; een link naar de documentatie vindt u in de documenten van Google. Klik op Bewerken naast de optie met de term "train" of "improve" in de beschrijving; afhankelijk van de editie heet deze "Gegevens die worden gebruikt om modellen te verbeteren" of vergelijkbaar. Zet de schakelaar op Uitgeschakeld. Sla de wijziging op via Opslaan.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Stap 2: Controleer of de wijziging is doorgevoerd (10 minuten)

Ga terug naar Apps > Google Workspace > Gemini en open dezelfde instelling. Controleer of de schakelaar nog steeds op Uitgeschakeld staat en of het statusveld een registratie toont met de datum gekoppeld aan uw beheerdersaccount. Zoek in het controlecentrum of in de auditlogboeken van de beheerdersconsole naar de wijzigingsgebeurtenis: kies onder rapporten het Beveiligingscentrum, vervolgens het Gemini-onderdeel en filter op gebeurtenissen van vandaag. Als het logboek niet beschikbaar is, voert u een korte test uit: open een document in Google Documenten, activeer Hulp van Gemini en ga terug naar de instellingen om te verifiëren dat er niets opnieuw is ingeschakeld. Houd er rekening mee dat de verwerking van de wijziging voor alle gebruikersprofielen in grotere organisaties tot 24 uur kan duren.

Stap 3: Leg de wijziging vast in het register (5 minuten)

Noteer in het interne register voor AI-tools de datum, het tijdstip, het beheerdersaccount en de exacte naam van de uitgeschakelde optie. Bewaar een screenshot van de schakelaar in de stand Uitgeschakeld bij de kopie van het Workspace-abonnement. Deze registratie vereenvoudigt het antwoord op de vraag "hoe stond de instelling destijds" bij een eventuele AVG-controle of beveiligingsaudit. Voeg in de e-mail aan het IT-team de link naar de Google-documentatie toe en vermeld: modeltraining op promptinhoud is per de opgegeven datum uitgeschakeld, dit heeft geen invloed op privacyinstellingen in andere services. Verstuur nooit het wachtwoord of een actieve sessie uit de console.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Wanneer er iets misgaat

Het eerste probleem is het ontbreken van de sectie Gemini na het klikken in Google Workspace. In de praktijk duidt dit meestal op een licentie zonder deze dienst of een account met een rol zonder instellingenbeheer: controleer onder Beheerders > Beheerdersrollen of uw rol rechten heeft voor services; zo niet, vraag een andere beheerder om deze toe te voegen. Het tweede probleem is een grijze schakelaar die niet omgezet kan worden. Deze wordt soms overgenomen van een hogere organisatie-eenheid: open in dat geval de weergave Organisatie-eenheden aan de linkerkant, selecteer de juiste bedrijfseenheid en gebruik Overschrijven of stel overname tijdelijk in. Het derde probleem is een wijziging die opgeslagen lijkt, maar na het vernieuwen terugkeert naar de status Ingeschakeld: wis eerst het browsercachegeheugen en log in via de incognitomodus, controleer daarna of er geen synchronisatieregel actief is van een andere beheertool voor Google Workspace. Om de wijziging ongedaan te maken, keert u terug naar hetzelfde veld, zet u de schakelaar op Ingeschakeld en klikt u op Opslaan; het terugdraaien heeft direct effect in het paneel, hoewel de logboeken de oude waarde nog tot enkele uren kunnen tonen.

Het uitschakelen van training in Gemini sluit een van de eenvoudigste manieren af waarop prompts en geüploade bestanden onderdeel worden van het model van een externe leverancier. Voor een bedrijf met 100 medewerkers, waar iedereen dagelijks tientallen fragmenten in een AI-tool plaatst, ontlast één schakelaar het IT-team van herhaaldelijke beleidsuitleg en levert het een auditspoor op. De risicobeoordeling blijft de verantwoordelijkheid van de beheerder en eventueel de jurist, maar de handeling zelf kost 15 minuten configuratie. Houd op de achtergrond rekening met de schaal: UODO beschrijft de termijnen voor inbreuken, en Europese boetes lopen op tot 20 mln. EUR of 4% van de omzet; dat is geen risico dat men moet lopen voor een instelling die voor de eerste koffie kan worden uitgeschakeld.