Wewnętrzna wyszukiwarka AI po 50 tys. dokumentów kosztuje 20–45 tys. zł

Materiał poradnikowy, pisany z perspektywy wykonawcy. Opisuje typowe rozwiązania, nie rozstrzyga jednostkowego przypadku. Poniedziałek rano w spółce produkcyjnej na 90 osób. Kierownik zakupów szuka umowy z podwykonawcą z 2022 roku, na dysku sieciowym i SharePoint leży 60 000 plików, a nazwy typu „skan_04102022_v2.pdf” nic nie mówią. Odpowiedź jest w dokumentach, tylko nikt nie potrafi jej znaleźć w mniej niż pół godziny. To klasyczny moment, w którym warto sprawdzić wewnętrzną wyszukiwarkę AI, która po polsku odpowiada na pytanie i pokazuje dokument źródłowy. Pytanie brzmi: ile to kosztuje, ile trwa i od czego zacząć w poniedziałek.

AIImagem gerada por IA.

Zanim ktokolwiek wyda pieniądze na serwer, warto policzyć dwie granice. 50 000 dokumentów i 15 zapytań dziennie to w praktyce wdrożeniowej punkt, od którego lokalna wyszukiwarka przestaje być fanaberią. Pełne uruchomienie na takim zbiorze kosztuje zwykle 20 000–45 000 zł startu i 1 000–3 000 zł miesięcznie za utrzymanie, prąd i administrację. Indeksacja po OCR zajmuje 7–14 dni. W jednym tygodniu bez nowego budżetu da się natomiast zrobić pilot na 5 000–10 000 plików urodzonych cyfrowo i na sprzęcie, który już stoi w biurze.

O que pode ser implementado esta semana

Poniedziałek, 3 godziny, administrator IT inwentaryzuje udziały sieciowe i SharePoint. Spisuje, ile plików jest w formatach PDF, DOCX, TXT, a ile to skany bez warstwy tekstowej. Wtorek, 2 godziny, IT z kierownikiem działu wybiera po 2 500 plików z dwóch działów, np. ofert i instrukcji. Usuwa oczywiste duplikaty. Środa, 2 godziny, administrator IT uruchamia lokalnie Open WebUI z Ollama na maszynie z 32 GB RAM. Koszt to tylko czas pracownika, a instalacja zajmuje kilkanaście minut według dokumentacji Open WebUI. Czwartek, 3 godziny, IT podpina wybrany podzbiór bez skanów; skany zostają na później, bo OCR 100 000 plików to osobny etap. Piątek, 2 godziny, dyrektor operacyjny i kierownik działu przepuszczają 15 pytań testowych i patrzą, czy odpowiedź dostaje źródło. Łącznie to 12–14 godzin roboczych bez nowych faktur.

O que não deve fazer de imediato

Nie zamawiać serwera GPU za 40 000 zł przed testem trafności na 50 pytaniach. Bez tego nie wiadomo, czy problem leży w sprzęcie, czy w jakości plików. Nie włączać od razu usługi w chmurze, np. Azure AI Search — stawki API wyglądają nisko, ale nie obejmują czyszczenia, OCR ani przygotowania polskich skanów. Nie integrować z Active Directory i uprawnieniami dostępu w pierwszym tygodniu, zanim nie sprawdzisz, że wyszukiwarka w ogóle trafia w dokumenty. Nie czyścić całego dysku sieciowego na start; indeksowanie śmieci utrwala tylko śmieci. Nie kupować licencji enterprise z brandingiem i wsparciem u dostawcy, dopóki nie ma wyniku testu.

AIImagem gerada por IA.

Como validar os resultados após duas semanas

Po dwóch tygodniach od pilotażu policz jedną rzecz: ile z 50 pytań testowych kończy się wskazaniem właściwego dokumentu w pierwszej odpowiedzi. Zbiór 50 pytań ustalają dwie osoby, które znają zasoby. Wynik 35/50 lub więcej oznacza, że warto indeksować kolejne działy i myśleć o sprzęcie. Wynik poniżej 30/50 to sygnał, żeby się wycofać z dalszych ruchów i najpierw poprawić jakość plików: usunąć duplikaty, sprawdzić OCR, zwiększyć okno kontekstu lokalnego silnika do co najmniej 8192 tokenów. Bez tego dokupowanie mocy nic nie da.

Jeśli nie macie czasu na składanie Open WebUI i Ollama, HEXART wchodzi na gotowe. Zwykle robimy inwentaryzację plików, test na 50 pytaniach i pilotaż w dwóch działach, a dopiero potem rozmawiamy o infrastrukturze. Opis usług jest na hexart.pl. Bez presji — część spółek po tygodniu testu sama wie, czy to ma sens.