Der Bot antwortet innerhalb von 5 Minuten und versendet kein fehlerhaftes Angebot

Betrachten Sie dies als kostenlosen Leitfaden aus der Praxis: gut für den Start und für die interne Abstimmung, zu knapp als alleinige Entscheidungsgrundlage. Ein Produktions- und Dienstleistungsunternehmen aus Großpolen, 40 Mitarbeiter, erhält 60–80 Angebotsanfragen pro Woche per E-Mail und Formular. Bislang übertrugen Vertriebsmitarbeiter Daten manuell ins CRM und antworteten an Werktagen innerhalb von 2–4 Stunden. Nach 16:00 Uhr blieb die Anfrage bis zum nächsten Morgen liegen. Der Vertriebsleiter forderte eine Reaktionszeit von 5 Minuten außerhalb der Geschäftszeiten, jedoch ohne das Risiko, dass ein Bot ein verbindliches Angebot mit falschem Betrag versendet. Wir beschreiben eine Implementierung basierend auf zwei ähnlichen Projekten; die Kennzahlen stammen aus einem davon.

AIBild generiert durch KI.

Der Aufbau

In der ersten Woche analysierten sie die letzten 100 Anfragen und definierten 5 Felder: USt-IdNr., Produkt, Menge, Liefertermin, Budget. In der zweiten Woche setzten sie im No-Code-Tool den Konfidenzwert für die Betragsextraktion auf 0,95 und erstellten eine Vorlage für die Erstbeantwortung mit dem Hinweis: „Automatisches Angebot, Bestätigung durch Vertriebsmitarbeiter folgt“. In der dritten Woche startete ein zweiwöchiger Parallelbetrieb: Der Bot antwortete, der Vertriebsmitarbeiter erhielt eine Kopie zur Kontrolle. Seitens des Unternehmens waren der Vertriebsleiter (6 Stunden), ein IT-Administrator (4 Stunden) und zwei Vertriebsmitarbeiter (je 3 Stunden) eingebunden.

Die Rechnung

Die Startkosten für ein No-Code-Tool liegen bei 0–3.000 PLN (Abonnement 200–500 PLN monatlich). Die Integration in CRM und ERP kostet einmalig 8.000–20.000 PLN. Die laufende Wartung beträgt 200–800 PLN monatlich. Die Ersparnis: Die Erstbeantwortung sank von 3 Stunden auf 2 Minuten außerhalb der Geschäftszeiten, und der Vertrieb spart 6–8 Stunden pro Woche an manueller Dateneingabe. Der Break-even bei 60 Anfragen pro Woche und einer Marge von 500 PLN pro Auftrag ist nach 2–3 Monaten erreicht, wenn der Bot 2–3 zusätzliche Leads pro Woche gewinnt. Das Ergebnis hängt von der Datenqualität der Anfragen und der Standardisierung der Produkte ab. In unseren Implementierungen hat sich dieser Schwellenwert bei Standardprodukten bewährt.

Fehlerquellen

Die erste Version des Bots versendete ein Angebot bei einem Konfidenzwert von 0,88. Der Kunde fragte nach 12 Paletten, das System erfasste 12 Stück und kalkulierte 14.000 PLN statt 1.400 PLN. Nach diesem Vorfall wurde der Schwellenwert auf 0,95 angehoben, und Beträge über 5.000 PLN leitet der Bot zur Freigabe an den Vertrieb weiter. Die zweite Anpassung betraf fehlende USt-IdNr.: Der Bot forderte die USt-IdNr. an, der Kunde antwortete außerhalb der Arbeitszeit, der Bot forderte erneut an. Ohne USt-IdNr. geht nun lediglich eine Eingangsbestätigung ohne Preisangabe heraus. Drittens: Der Hinweis „Automatisches Angebot“ stand am Ende der E-Mail, und der Kunde verstand die Antwort als verbindlich. Wir haben ihn in den ersten Satz verschoben. Gemäß dem AI Act weist der Bot spätestens bei der ersten Interaktion darauf hin, dass ein automatisierter Assistent antwortet.

AIBild generiert durch KI.

Was wir anders machen würden

Wir würden künftig mit 200 Anfragen statt 100 starten, da erst ab dieser Menge Varianten bei Mengen und Einheiten sichtbar werden. Für Beträge würden wir einen Schwellenwert von 0,97 testen und 0,95 für USt-IdNr. sowie Liefertermin beibehalten. Ergänzend empfiehlt sich die Regel: Jeder Betrag über 5.000 PLN netto erfordert die Freigabe durch den Vertrieb, unabhängig von der Modellkonfidenz. Gemessen werden sollte nicht nur die Zeit bis zur ersten Antwort, sondern auch die Eskalationsrate zum Menschen und die Anzahl der Korrekturen nach dem Versand. Diese Schwellenwerte basieren auf unseren Implementierungen und stellen keine Rechtsberatung dar; die finale Entscheidung sollte juristisch geprüft werden. In unseren Leistungen beschreiben wir, wie wir Extraktionsschwellenwerte konfigurieren.

Ten scenariusz ma sens w firmach z 20–100 zapytaniami tygodniowo, powtarzalnym asortymentem i cennikiem, gdzie błąd kwoty jest kosztowny, ale nie katastrofalny. Nie sprawdzi się przy projektach indywidualnych, wycenach powyżej 50 000 zł ani przy małej liczbie zapytań, gdzie ręczna odpowiedź jest szybsza niż konfiguracja. Automatyczna reakcja w 5 minut to cel operacyjny, nie gwarancja – ale przy progu 0,95 i blokadzie kwot powyżej 5 000 zł ryzyko błędnej wyceny spada do poziomu, który da się kontrolować.