Bevor jemand ein Werkzeug wählt, muss der Prozess feststehen. Unternehmen beginnen meist umgekehrt: mit einer beeindruckenden Demonstration, für die sie dann mühsam einen Einsatzort suchen.
Die Modelle im Jahr 2026 sind ausgereift. Der Engpass ist das Wissen darüber, was der zu automatisierende Prozess heute tatsächlich kostet.
So gestalten wir die ersten Wochen. Es ist kein Geheimnis und lässt sich auch ohne uns umsetzen.
Drei Fragen, die die meisten Entscheidungen klären
Ist der Prozess wiederholbar?
Mehrere Dutzend Male im Monat, in derselben Form: Formularanfragen, Lieferantenrechnungen, Bewerbungen auf Stellenausschreibungen. Ein Prozess, der jedes Mal anders abläuft, eignet sich nicht für die erste Implementierung, egal wie dringlich er erscheint.
Wird er aktuell gemessen?
Wenn niemand erfasst, wie viele Vorgänge pro Woche eingehen, wie viele Minuten ein Vorgang dauert und wie viele Fehler vom Kunden reklamiert werden, lässt sich die Rendite nicht berechnen. Eine Woche Messung vor der Entscheidung ist günstiger als jeder Tag der Implementierung.
Lässt sich ein Fehler vor den Folgen abfangen?
Ein Prozess, bei dem der Mensch das Ergebnis vor dem Absenden freigibt, eignet sich für den Start. Einen Prozess, bei dem das System Angebote, Rechnungen oder Kundenantworten vollautomatisch versendet, heben Sie sich für die zweite Phase auf. Die erste zeigt, wie oft und wobei das Modell Fehler macht.
Wie die ersten acht Wochen ablaufen
Vom Workshop bis zur Produktivversion vergehen meist 4–8 Wochen. Die Phasen werden separat abgerechnet. Jede weitere Phase startet erst, wenn die vorherige nach Stunden belegbar ist.
- Woche 1: Workshop und ProzessauswahlNeunzig Minuten mit der Geschäftsführung. Kartierung kritischer Prozesse und Auswahl eines Ablaufs nach den drei obigen Fragen. Sie erhalten eine Liste der anzubindenden Systeme und benennen die internen Prozessverantwortlichen.
- Woche 2: MessungWir erfassen die Kennzahlen: Fallzahl, Bearbeitungsminuten pro Vorgang, Korrekturquote, Liegezeit über 24 Stunden. Ohne diese Basiswerte fehlt nach dem Rollout jeder Vergleichsmaßstab, jede ROI-Debatte bliebe Bauchgefühl.
- Woche 3–6: Entwicklung auf einer DatenkopieDas System entsteht in einer Sandbox auf einer Kopie Ihrer Daten, mit separatem Konto und vorab definierten Zugriffsrechten. Schreibvorgänge in Produktivsysteme erfordern immer eine Freigabe durch den Menschen.
- Woche 7: Test an EchtdatenMindestens dreißig reale Fälle aus den letzten Monaten, inklusive Sonderfällen. Das Resultat ist eine Treffer-Fehler-Liste, keine vage Bewertung nach dem Muster „funktioniert gut“.
- Woche 8: EntscheidungProduktivbetrieb, Nachbesserung oder Stopp. Die dritte Option steht von Beginn an im Vertrag, damit niemand unwirtschaftliche Projekte verteidigen muss.
Wann ein Abonnement reicht und wann nicht
Claude for Small Business, ChatGPT und Copilot bieten vorgefertigte Workflows zum Abopreis. Für viele Unternehmen reicht das völlig aus, das sagen wir auch direkt im Workshop. Der Unterschied liegt nicht im Werkzeug, sondern im Prozess drumherum.
Abonnement reicht aus
- Eine Person nutzt das Tool für ihre eigene Arbeit
- Unkritische oder öffentliche Daten
- Ein Mensch prüft das Ergebnis vor der Nutzung
- Das Tool bietet einen fertigen Konnektor zu Ihren Systemen
- Niemand verlangt eine Dokumentation
- Sie zahlen aus dem laufenden Budget
Implementierung erforderlich
- Mehrere Personen in einem Prozess, das Ergebnis wechselt zwischen Abteilungen
- Personenbezogene Kundendaten, Verträge, Personalangelegenheiten, Geschäftsgeheimnisse
- Das Ergebnis geht an den Kunden, auf die Rechnung oder ins Buchhaltungssystem
- System ohne API: Lagerverwaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Altsystem-CRM
- Erforderlich: AI-Nutzungsrichtlinie, Schulung nach Art. 4, Offenlegung nach Art. 50, DSGVO-Verzeichniseintrag
- Die Implementierung erfolgt über Fördermittel, daher sind Dienstleister, Zeitplan und Kennzahlen erforderlich
Wenn alle Punkte auf die linke Spalte zutreffen, erwerben Sie ein Abonnement und kehren Sie in einem Quartal zu uns zurück, sobald die rechte Spalte relevant wird.
Was Sie zum Workshop mitbringen sollten
Drei kritische Prozesse
Keine ausführliche Beschreibung nötig. Name und die zuständige Person reichen aus.
Wer und wie viel Zeit
Auch als grobe Schätzung: „Anna, etwa zwei Stunden täglich für das Übertragen von Rechnungen ins System“.
Liste der Systeme
Buchhaltungssoftware, Lager, CRM, E-Mail. Bitte mit Namen, da diese die Integrationskosten bestimmen: ab 2.000 PLN pro Integration, basierend auf unseren Projekten.
Werden im Prozess personenbezogene Daten verarbeitet
Das bestimmt, ob das Modell in der Cloud laufen kann oder auf einem Server in Ihrem Rack stehen muss.
Budget oder Förderprogramm
Wenn die Implementierung über PARP oder KPO gefördert werden soll, bestimmen die Antragsfristen den Zeitplan, nicht umgekehrt.
Fragen und Antworten
Häufig gestellte Fragen
Womit beginnt die KI-Einführung im Unternehmen?
Mit der Auswahl eines einzelnen Prozesses, nicht eines Tools. Der Prozess muss wiederholbar und messbar sein, und ein Mensch muss das Ergebnis vor dem Wirksamwerden freigeben. Darauf folgt eine Woche Messung und erst danach die Entwicklung. Vom Workshop bis zur Version im Produktivbetrieb vergehen meist 4–8 Wochen.
Reichen ChatGPT oder Claude nicht aus?
Häufig ja: wenn eine einzelne Person das Tool nutzt, die Daten nicht sensibel sind und ein Mensch das Ergebnis vor der Nutzung prüft. Eine Implementierung ist erforderlich bei mehreren Personen im Prozess, personenbezogenen Daten, Systemen ohne API oder Ergebnissen, die direkt an Kunden oder auf Rechnungen gehen.
Was kostet der Workshop?
Das 30-minütige Gespräch und der 90-minütige Workshop sind kostenlos und werden direkt im Kalender gebucht. Das Angebot für die Implementierung entsteht nach dem Workshop, stets mit vorab definierten Preisspannen. Die Spannen unserer Implementierungen sind auf der Preisseite veröffentlicht.
Was passiert, wenn sich das Projekt nach dem Piloten als unrentabel erweist?
Dann beenden wir das Projekt nach dem Piloten. Diese Option ist von Anfang an vertraglich geregelt. Die Schwellenwerte, unterhalb derer wir von einer Implementierung abraten, sind veröffentlicht: Bei unter 200 Rechnungen monatlich rechnet sich das Dokumentenmanagement beispielsweise nicht.
Weitere Pfade
Nächste Schritte
Inhouse umgesetztAudit für selbst umgesetzte KI-LösungenEin Agent in Claude Code, n8n oder Make läuft, solange er läuft. Wir prüfen, was passiert, wenn er stoppt.
Recht und ComplianceAI Act und polnisches Gesetz: Pflichten für UnternehmenArt. 4, Art. 50, polnisches Gesetz ab 11. August, Bußgelder ab 28. Oktober. Was wir prüfen und welche Dokumentation wir übergeben.
FörderungenFörderungen für KI-Implementierungen für Unternehmen im Jahr 2026PARP, KPO, FENG: Programme, Schwellenwerte und Unterlagen für einen einreichfähigen Antrag.- GeneratorImplementierungsplan in neun FragenBranche, Größe, Prozess, Daten, Systeme. Sie erhalten als Antwort Empfehlungen, Etappen, Kostenrichtwerte, Pflichten und Fördermöglichkeiten. Jeder Punkt ist mit Quellen belegt.
Unverbindliches Gespräch
90-Minuten-Workshop mit dem Gründer
Prozesslandkarte, Auswahl eines Prozesses und Liste der zu integrierenden Systeme. Sie gehen mit einem konkreten Plan, unabhängig davon, ob Sie das Projekt mit uns umsetzen.