Zanim ktokolwiek wybierze narzędzie, trzeba wybrać proces. To kolejność odwrotna do tej, w której zwykle zaczynają firmy: od demonstracji, która robi wrażenie, do szukania miejsca, gdzie by ją wcisnąć. Modele w 2026 roku są dobre. Wąskim gardłem jest to, czy ktoś w firmie wie, ile dziś kosztuje proces, który ma zostać zautomatyzowany.
Poniżej sposób, w jaki prowadzimy pierwsze tygodnie. Nie jest tajemnicą i można go zastosować bez nas.
Trzy pytania, które załatwiają większość decyzji
Czy proces jest powtarzalny?
Kilkadziesiąt razy w miesiącu, w tym samym kształcie: zapytanie z formularza, faktura od dostawcy, CV na ogłoszenie. Proces, który za każdym razem wygląda inaczej, nie nadaje się na pierwsze wdrożenie, choćby bolał najbardziej.
Czy ktoś go dziś mierzy?
Jeśli nikt nie wie, ile spraw wpada tygodniowo, ile minut zajmuje jedna i ile błędów wraca od klienta, nie da się policzyć zwrotu. Tydzień pomiaru przed decyzją jest tańszy niż każdy dzień wdrożenia.
Czy błąd da się wychwycić przed skutkiem?
Proces, w którym człowiek zatwierdza wynik przed wysłaniem, nadaje się na start. Proces, w którym system sam wysyła ofertę, fakturę albo odpowiedź do klienta, jest na drugi etap, gdy pierwszy pokaże, jak często model się myli i w czym.
Jak wyglądają pierwsze osiem tygodni
Od warsztatu do wersji działającej na produkcji mija zwykle 4–8 tygodni. Etapy są rozliczane osobno i każdy kolejny rusza dopiero wtedy, gdy poprzedni da się rozliczyć w godzinach.
- Tydzień 1: warsztat i wybór procesuDziewięćdziesiąt minut z założycielem. Mapa procesów, które bolą, i wybór jednego według trzech pytań powyżej. Wychodzicie z listą systemów, w które trzeba się wpiąć, i z tym, kto po Waszej stronie odpowiada za proces.
- Tydzień 2: pomiarLiczymy: ile zgłoszeń, ile minut na jedno, ile poprawek, ile spraw czeka dłużej niż dobę. Bez tej liczby po wdrożeniu nie ma z czym porównać wyniku i każda dyskusja o zwrocie jest dyskusją o wrażeniach.
- Tygodnie 3–6: budowa na kopii danychSystem powstaje w piaskownicy, na kopii Waszych danych, z osobnym kontem i listą uprawnień spisaną przed pierwszym uruchomieniem. Zapis do prawdziwych systemów wymaga zatwierdzenia człowieka.
- Tydzień 7: test na prawdziwych sprawachZestaw co najmniej trzydziestu przypadków z ostatnich miesięcy, w tym trudnych. Wynik to lista trafionych i chybionych, nie ocena „działa świetnie”.
- Tydzień 8: decyzjaProdukcja, poprawka albo koniec. Trzecia opcja jest w umowie od początku, żeby nikt nie musiał bronić projektu, który się nie spina.
Kiedy wystarczy subskrypcja, a kiedy nie
Claude for Small Business, ChatGPT i Copilot dają dziś gotowe workflowy w cenie subskrypcji. Dla części firm to jest właściwa odpowiedź i mówimy to na warsztacie. Różnica leży nie w narzędziu, tylko w tym, co dzieje się wokół niego.
Wystarczy subskrypcja
- Jedna osoba używa narzędzia do własnej pracy
- Dane niewrażliwe albo publiczne
- Człowiek czyta wynik, zanim go użyje
- Narzędzie ma gotowy konektor do Waszych systemów
- Nikt nie pyta o dokumentację
- Płacicie z bieżącego budżetu
Potrzebne wdrożenie
- Kilka osób w jednym procesie, wynik przechodzi między działami
- Dane osobowe klientów, umowy, sprawy kadrowe, tajemnica przedsiębiorstwa
- Wynik trafia do klienta, na fakturę albo do systemu księgowego
- System bez API: program magazynowy, kadrowo-płacowy, stary CRM
- Potrzebna polityka użycia AI, szkolenie z art. 4, ujawnienie z art. 50, wpis do rejestru RODO
- Wdrożenie ma iść z dotacji, więc potrzebny jest wykonawca, harmonogram i wskaźniki
Jeśli wszystkie punkty pasują do lewej kolumny, kupcie subskrypcję i wróćcie do nas za kwartał, gdy pojawi się prawa.
Co przynieść na warsztat
Trzy procesy, które bolą
Nie muszą być opisane. Wystarczy nazwa i osoba, która je dziś robi.
Kto i ile czasu
Choćby z grubsza: „Ania, około dwóch godzin dziennie na przepisywanie faktur do programu”.
Lista systemów
Program księgowy, magazyn, CRM, poczta. Z nazwami, bo od nich zależy koszt integracji: 2 000–6 000 zł za jedną, według naszych wdrożeń.
Czy w procesie są dane osobowe
To decyduje, czy model może pracować w chmurze, czy ma stać na serwerze w Waszej szafie.
Budżet albo program dotacji
Jeśli wdrożenie ma iść z PARP albo KPO, terminy naboru ustawiają harmonogram, nie odwrotnie.
Najczęstsze pytania
Od czego zacząć wdrożenie AI w firmie?
Od wyboru jednego procesu, nie narzędzia. Proces musi być powtarzalny, mierzalny i taki, w którym człowiek zatwierdza wynik przed skutkiem. Potem tydzień pomiaru, żeby było z czym porównać wynik, i dopiero budowa. Od warsztatu do wersji na produkcji mija zwykle 4–8 tygodni.
Czy nie wystarczy nam ChatGPT albo Claude?
Często tak. Jeśli narzędzia używa jedna osoba do własnej pracy, dane nie są wrażliwe, a człowiek czyta wynik przed użyciem, subskrypcja wystarczy i mówimy to na warsztacie. Wdrożenie jest potrzebne, gdy w procesie jest kilka osób, dane osobowe, system bez API albo wynik trafia prosto do klienta czy na fakturę.
Ile kosztuje warsztat?
Rozmowa trzydziestominutowa i warsztat dziewięćdziesięciominutowy są bezpłatne i rezerwuje się je w kalendarzu. Wycena wdrożenia powstaje po warsztacie, zawsze z widełkami podanymi przed startem. Widełki z naszych wdrożeń są opublikowane na stronie z cennikiem.
Co jeśli po pilotażu okaże się, że to się nie opłaca?
Wtedy kończymy po pilotażu. Taka opcja jest w umowie od początku. Progi, poniżej których odradzamy wdrożenie, są opublikowane: na przykład poniżej 200 faktur miesięcznie obieg dokumentów się nie zwraca.
Co dalej
Zrobiliśmy samiZrobiliście AI sami i coś nie działa. Przegląd wdrożeniaAgent postawiony w Claude Code, n8n albo Make działa, dopóki działa. Sprawdzamy, co się stanie, gdy przestanie.
Prawo i nadzórAI Act i polska ustawa o AI: co obowiązuje firmę, która używa AIArt. 4, art. 50, polska ustawa od 11 sierpnia, kary od 28 października. Co sprawdzamy i jaką dokumentację zostawiamy.
DotacjeDotacje na wdrożenie AI dla firm w 2026PARP, KPO, FENG: które programy, jakie progi i co przygotowujemy do wniosku, żeby dało się go złożyć.- GeneratorPlan wdrożenia w dziewięciu pytaniachBranża, wielkość, proces, dane, systemy. W odpowiedzi rekomendacja, etapy, punkty odniesienia dla kosztów, obowiązki i dotacje — każda pozycja ze źródłem.
Warsztat 90 minut z założycielem
Mapa procesów, wybór jednego i lista systemów do integracji. Wychodzicie z planem, niezależnie od tego, czy zostaniecie z nami.