Számlajóváhagyási folyamat bevezetése egy 40 fős vállalatnál: 29 000 PLN és 9 hónap

Ez egy gyakorlati útmutató a tapasztalatainkból, nem pedig egyedi szakvélemény. Minél magasabb az összeg, annál inkább érdemes egyeztetni a meglévő szerződéseket ismerő szakértővel. Az automatizált számlajóváhagyási folyamat egy 40 fős gyártócégnél egyszeri 22 000 és 40 000 PLN közötti költséggel jár. Az előfizetés további havi nettó 679 és 1 200 PLN közötti összeg. A bevezetés 15–20 munkanapot vesz igénybe. A havi megtakarítás 4 000–6 000 PLN, leginkább a könyvelő és a jóváhagyók munkaidejéből nyerve. A megtérülési pont 5–9 hónap után érhető el.

AIKép mesterséges intelligencia által generált.

Miből adódnak a költségek

A költségek zömét nem a licencek teszik ki, hanem a konfiguráció és az integráció. A rendszernek kapcsolódnia kell a raktárkezelő és a bérszámfejtő szoftverhez. 40 főnél általában elég 10–15 felhasználói licenc, de minden integráció 2 000–6 000 PLN. Ehhez jön még az adatmigráció, a mezők leképezése, valamint 3–5 könyvelési és adminisztrációs munkatárs képzése.

Az alapárak követik a piaci szintet. Például a Saldeo árlistája felhasználónként néhány tíz zlotytól indítja az előfizetést, de a bevezetést és az integrációkat külön árazza. A Banqup hasonló modellt mutat: alacsony havidíj, a bevezetési szolgáltatásokért fizetendő külön felár. Ezért az első év teljes költsége ritkán fér bele pusztán az előfizetésbe.

AIKép mesterséges intelligencia által generált.

Mit érdemes tenni a gyakorlatban

Először számolja össze a havi számlák számát és a jóváhagyási folyamatban részt vevők körét. Ezután válasszon olyan rendszert, amely már rendelkezik kész integrációkkal a meglévő ERP rendszeréhez. A harmadik lépés a bevezetési audit megrendelése: a szállítónak tételes költségtervet kell adnia a mezők leképezéséről, a tesztekről és az oktatásról. Ellenőrizze, hogy az ár tartalmazza-e az adatmigrációt és a munkafolyamat-konfigurációt.

Mikor NEM működik

Ha a számlák túlnyomórészt papíron érkeznek, a cégnek nincs hálózati szkennere, vagy hiányzik a fegyelem a dokumentumok iktatásánál, a rendszer lassítani fog a gyorsítás helyett. A manuális szkennelés több időt vehet el, mint a jelenlegi jóváhagyás. Második korlát: havi 200-nál kevesebb számla esetén a megtakarítás nem fedezi az előfizetést és a fenntartási költségeket. Harmadik: hiányzik a folyamatért felelős belső gazda. Enélkül a bevezetés 15-ről 40 napra nyúlik.

A HEXART-nál segítünk kiszámítani a megtérülést a döntéshozatal előtt. Felmérjük a cég dokumentumforgalmát, beárazzuk az integrációkat, és végigvisszük a bevezetést a mezők leképezésétől a tesztekig. Részletek a szolgáltatások oldalán.