Invoice workflow deployment for a 40-person company: 29,000 PLN and 9 months

To poradnik z naszej praktyki, nie ekspertyza szyta na Twoją sytuację — im wyższa stawka, tym bardziej warto zestawić go z kimś, kto zna Twoje umowy. Automatyczny obieg faktur w firmie produkcyjnej na 40 osób kosztuje od 22 000 do 40 000 zł jednorazowo. Abonament to dodatkowo od 679 do 1 200 zł netto miesięcznie. Wdrożenie zajmuje 15–20 dni roboczych. Miesięczne oszczędności wynoszą 4 000–6 000 zł, głównie w czasie księgowej i osób akceptujących. Próg rentowności wypada po 5–9 miesiącach.

AIAI-generated image.

Skąd to się bierze

Większość kosztów to nie licencje, tylko konfiguracja i integracja. System musi łączyć się z programem magazynowym i kadrowo-płacowym. Przy 40 osobach zwykle wystarcza 10–15 licencji użytkowników, ale każda integracja to 2 000–6 000 zł. Do tego dochodzi migracja danych, mapowanie pól i szkolenie 3–5 osób z księgowości i administracji.

Ceny bazowe trzymają się rynku. Przykładowo, cennik Saldeo zaczyna abonament od kilkudziesięciu złotych za użytkownika, ale wdrożenie i integracje wyceniane są osobno. Banqup pokazuje podobny model: niska opłata miesięczna, startowe usługi wdrożeniowe dodatkowo. Dlatego całkowity koszt pierwszego roku rzadko mieści się w samym abonamencie.

AIAI-generated image.

Co z tym zrobić u siebie

Najpierw policz liczbę faktur miesięcznie i liczbę osób w obiegu akceptacji. Potem wybierz system, który już ma gotowe integracje z twoim ERP. Trzeci krok to zamówienie audytu wdrożeniowego — dostawca powinien podać listę kroków z kosztami: mapowanie pól, testy, szkolenie. Sprawdź, czy cena zawiera migrację danych i konfigurację workflow.

Kiedy to NIE zadziała

Jeśli faktury wpływają głównie w papierze, a firma nie ma skanera sieciowego ani dyscypliny nadawania numerów dokumentów, system zwolni, zamiast przyspieszyć. Ręczne skanowanie potrafi zabrać więcej czasu niż obecna akceptacja. Druga granica: mniej niż 200 faktur miesięcznie — wtedy oszczędności nie pokryją abonamentu i kosztów utrzymania. Trzecia: brak jednej osoby odpowiedzialnej za proces po stronie firmy. Bez tego wdrożenie przeciąga się z 15 do 40 dni.

W HEXART pomagamy policzyć opłacalność przed podjęciem decyzji. Sprawdzamy obieg dokumentów w firmie, wyceniamy integracje i prowadzimy wdrożenie od mapowania pól po testy. Szczegóły znajdziesz na stronie usług.