AI training for 120 employees means 2 hours, a test and a register, not a certificate

Piszemy jako zespół od wdrożeń, nie jako kancelaria: darmowy przewodnik po tym, co działa w praktyce, do sprawdzenia na Twoich dokumentach. Teza, którą najczęściej słyszymy na spotkaniach, brzmi: „art. 4 AI Act załatwia się jednym 45-minutowym e-learningiem dla całej firmy i listą obecności”. To kuszące, bo po zmianie rozporządzeniem 2026/1744 przepis nie podaje minimalnej liczby godzin ani nie wymaga certyfikatu. Szefowie HR liczą: 120 osób razy 20 zł za gotowy kurs to 2 400 zł i jeden dzień roboty. Coś w tym jest — sam Akt o sztucznej inteligencji naprawdę zostawia organizacji swobodę formy.

The strongest counterargument

Najmocniejsza wersja tej tezy brzmi tak: skoro w przepisie nie ma progu godzin ani obowiązku certyfikatu, a Komisja Europejska wprost pisze, że organizacja może prowadzić wewnętrzny rejestr szkoleń, to nie ma powodu mnożyć testów i wersji materiałów. Wystarczy udowodnić, że firma zorganizowała szkolenie dopasowane do roli. Ten argument ma realną podstawę: art. 4 nie wymaga konkretnego certyfikatu, a nadzór nad tym obowiązkiem zaczyna się później niż sam obowiązek, co część rynku odczytuje jako niskie ryzyko kontroli.

AIAI-generated image.

What this argument overlooks

Pomija moment kontroli. Wtedy nie pyta się, ile kosztowało szkolenie, tylko jak wykazać adekwatność działań dla konkretnych ról. Jedna 45-minutowa prezentacja dla księgowej, magazyniera i osoby konfigurującej prompt do wyceny ma bardzo słabą wartość dowodową, bo art. 4 każe uwzględnić wiedzę techniczną, kontekst użycia i ryzyko systemu. W praktyce przy 120 etatach dzielimy załogę na trzy grupy: osoby nietechniczne dostają minimum 2 godziny, operatorzy AI minimum 4 godziny, a osoby bez kontaktu z systemami zostają w macierzy z uzasadnieniem zwolnienia. To nie są progi z ustawy, tylko nasze granice wdrożeniowe. Do tego dochodzi test z 10 pytań oraz rejestr z datą, wersją materiału i wynikiem. Przy ochronie danych osobowych odsyłamy do wytycznych UODO.

Our position

Nasze stanowisko brzmi: dokumentacja szkolenia AI to macierz 120 ról, a nie zbiór certyfikatów. W zakładzie produkcyjnym na 120 osób wygląda to tak: dział ofert i administracja przechodzi e-learning za 80–180 zł za etat, operatorzy pracujący z modelami przy fakturach lub wiadomościach mają warsztat 4-godzinny, a dział IT dokumentuje wersję modelu i instrukcję nadzoru. W rejestrze trzymamy datę, wersję materiału i wynik testu; po 12 miesiącach robimy odświeżenie. Oświadczenie dla inspektora ochrony danych to jedna strona: data szkolenia, wersja materiału, grupy i liczba godzin, wyniki testu oraz potwierdzenie uwzględnienia zasad RODO.

AIAI-generated image.

Decyzja na poniedziałek

Na poniedziałek warto zacząć od macierzy pracownik–rola–system AI dla 120 osób. To jeden arkusz, w którym każda osoba ma przypisaną grupę: nietechniczna, operator, zwolniona. Potem sprawdzić, ile osób naprawdę korzysta z systemów AI przy ofertach, poczcie lub dokumentach — to zwykle mniej niż 120, ale każda taka osoba powinna mieć szkolenie w rejestrze. Koszt e-learningu dla nietechnicznych zamyka się zwykle w 80–180 zł za etat, więc dla 60 osób to 4 800–10 800 zł; to mniej niż jeden dzień przestoju po incydencie z błędną fakturą. Zmienilibyśmy zdanie, gdyby kontrola w Polsce zaczęła honorować wyłącznie certyfikaty zewnętrzne albo ustawodawca wpisał konkretny próg godzin.