Une formation à l’IA pour 120 salariés, c’est 2 heures, un test et un registre, pas un certificat

Piszemy jako zespół od wdrożeń, nie jako kancelaria: darmowy przewodnik po tym, co działa w praktyce, do sprawdzenia na Twoich dokumentach. Teza, którą najczęściej słyszymy na spotkaniach, brzmi: „art. 4 AI Act załatwia się jednym 45-minutowym e-learningiem dla całej firmy i listą obecności”. To kuszące, bo po zmianie rozporządzeniem 2026/1744 przepis nie podaje minimalnej liczby godzin ani nie wymaga certyfikatu. Szefowie HR liczą: 120 osób razy 20 zł za gotowy kurs to 2 400 zł i jeden dzień roboty. Coś w tym jest — sam Akt o sztucznej inteligencji naprawdę zostawia organizacji swobodę formy.

L'argument principal de la partie adverse

Najmocniejsza wersja tej tezy brzmi tak: skoro w przepisie nie ma progu godzin ani obowiązku certyfikatu, a Komisja Europejska wprost pisze, że organizacja może prowadzić wewnętrzny rejestr szkoleń, to nie ma powodu mnożyć testów i wersji materiałów. Wystarczy udowodnić, że firma zorganizowała szkolenie dopasowane do roli. Ten argument ma realną podstawę: art. 4 nie wymaga konkretnego certyfikatu, a nadzór nad tym obowiązkiem zaczyna się później niż sam obowiązek, co część rynku odczytuje jako niskie ryzyko kontroli.

AIImage générée par IA.

Ce que cet argument ne couvre pas

Pomija moment kontroli. Wtedy nie pyta się, ile kosztowało szkolenie, tylko jak wykazać adekwatność działań dla konkretnych ról. Jedna 45-minutowa prezentacja dla księgowej, magazyniera i osoby konfigurującej prompt do wyceny ma bardzo słabą wartość dowodową, bo art. 4 każe uwzględnić wiedzę techniczną, kontekst użycia i ryzyko systemu. W praktyce przy 120 etatach dzielimy załogę na trzy grupy: osoby nietechniczne dostają minimum 2 godziny, operatorzy AI minimum 4 godziny, a osoby bez kontaktu z systemami zostają w macierzy z uzasadnieniem zwolnienia. To nie są progi z ustawy, tylko nasze granice wdrożeniowe. Do tego dochodzi test z 10 pytań oraz rejestr z datą, wersją materiału i wynikiem. Przy ochronie danych osobowych odsyłamy do wytycznych UODO.

Notre position

Nasze stanowisko brzmi: dokumentacja szkolenia AI to macierz 120 ról, a nie zbiór certyfikatów. W zakładzie produkcyjnym na 120 osób wygląda to tak: dział ofert i administracja przechodzi e-learning za 80–180 zł za etat, operatorzy pracujący z modelami przy fakturach lub wiadomościach mają warsztat 4-godzinny, a dział IT dokumentuje wersję modelu i instrukcję nadzoru. W rejestrze trzymamy datę, wersję materiału i wynik testu; po 12 miesiącach robimy odświeżenie. Oświadczenie dla inspektora ochrony danych to jedna strona: data szkolenia, wersja materiału, grupy i liczba godzin, wyniki testu oraz potwierdzenie uwzględnienia zasad RODO.

AIImage générée par IA.

Decyzja na poniedziałek

Na poniedziałek warto zacząć od macierzy pracownik–rola–system AI dla 120 osób. To jeden arkusz, w którym każda osoba ma przypisaną grupę: nietechniczna, operator, zwolniona. Potem sprawdzić, ile osób naprawdę korzysta z systemów AI przy ofertach, poczcie lub dokumentach — to zwykle mniej niż 120, ale każda taka osoba powinna mieć szkolenie w rejestrze. Koszt e-learningu dla nietechnicznych zamyka się zwykle w 80–180 zł za etat, więc dla 60 osób to 4 800–10 800 zł; to mniej niż jeden dzień przestoju po incydencie z błędną fakturą. Zmienilibyśmy zdanie, gdyby kontrola w Polsce zaczęła honorować wyłącznie certyfikaty zewnętrzne albo ustawodawca wpisał konkretny próg godzin.