Elektroniczny obieg umów B2B bez wymiany ERP w 80-osobowej spółce

Dzielimy się tym, co sami sprawdziliśmy przy wdrożeniach: bezpłatnie i bez założenia, że Twój przypadek wygląda identycznie. Zaczyna się od jednego maila z prośbą o podpisanie aneksu. Umowa przechodzi przez trzy skrzynki, wraca z poprawką, ktoś drukuje, podpisuje, skanuje i wysyła. W firmie na 80 osób, która podpisuje 50 umów miesięcznie, ten cykl powtarza się kilkaset razy w roku. Najbardziej uwiera nie brak systemu, tylko to, że nikt nie potrafi wskazać jednego miejsca, w którym wiadomo, jaką wersję dokumentu podpisał kontrahent. A ERP działa i nikt nie ma ochoty go ruszać.

AIPaveikslėlis sugeneruotas DI.

Ką galima padaryti šią savaitę

Przed zakupem czegokolwiek przez dwa dni zliczamy, jakie umowy faktycznie przechodzą przez firmę. Do arkusza trafiają: typ dokumentu, liczba stron, kto podpisuje po stronie spółki, kto po stronie kontrahenta, ile wersji powstaje przed finalnym podpisem. W praktyce w firmie na 80 osób okazuje się, że 40–45 z 50 umów to powtarzalne szablony, a tylko kilka to dokumenty negocjowane od zera. To ważne, bo koszt wdrożenia zależy głównie od liczby typów dokumentów, a nie od zatrudnienia. Ten krok realizuje asystentka zarządu albo osoba z administracji, koszt to 4–6 godzin.

Drugi ruch to wskazanie osób, które mają składać podpis kwalifikowany. W spółce z 80 pracownikami nie ma powodu, żeby kupować certyfikaty dla wszystkich. Zwykle uprawnionych jest 2–5 osób — zarząd i pełnomocnicy. Do arkusza dopisujemy ich imiona i nazwiska oraz sprawdzamy, co podpisują dziś. Koszt po stronie ludzi: 1 godzina rozmowy z zarządem i działem prawnym.

Trzeci ruch to sprawdzenie, czy istniejący system ERP potrafi wygenerować umowę jako plik PDF i czy ma jakiekolwiek API albo eksport statusów. Nie chodzi o wymianę systemu, tylko o ustalenie, skąd platforma do podpisu ma pobierać dokument. W firmie bez działu IT robi to zwykle jeden z pracowników księgowości razem z opiekunem ERP. Koszt to 2–3 godziny i ewentualnie telefon do wdrożeniowca ERP.

Ko nedaryti iš karto

Najczęstszy błąd to zamówienie 80 certyfikatów kwalifikowanych, bo „skoro wdrażamy dla całej firmy, to kupmy dla wszystkich”. Przy 80 osobach to kilkanaście–kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie za coś, z czego realnie korzysta pięciu. Drugi błąd to zlecanie szerokiej integracji z ERP od pierwszego dnia. W obiegu umów B2B, który ma ruszyć w tydzień, wystarczy eksport PDF i e-mail z linkiem do podpisu. Pełna synchronizacja statusów może poczekać, aż proces się ustabilizuje. Trzeci błąd to migracja starego archiwum. Umowy sprzed wdrożenia można zostawić tam, gdzie są. Nowa platforma obsługuje tylko dokumenty, które wchodzą po starcie.

AIPaveikslėlis sugeneruotas DI.

Kaip po dviejų savaičių įsitikinti, kad sistema veikia

Mierzymy jeden wskaźnik: liczbę umów, które trafiają do kontrahenta bez drukowania i skanowania. Po dwóch tygodniach testu na 20–25 umowach porównujemy ten wynik z wcześniejszą praktyką. Jeśli z 20 umów co najmniej 16–18 przechodzi w całości elektronicznie, a czas od wysłania do podpisu spada z kilku dni roboczych do kilkunastu godzin, to proces jest do skalowania. Jeśli mniej niż 10 umów przechodzi bez papieru, a kontrahenci regularnie proszą o PDF e-mailem, to wycofujemy się z pełnego obiegu i zostawiamy platformę jako samo narzędzie do składania podpisu kwalifikowanego. Roczną oszczędność liczymy prosto: 600 umów rocznie pomnożone przez czas obsługi jednej umowy — zwykle 2–4 godziny pracy administracji lub prawnika na umowę.

W tym wariancie startowym koszt po stronie platformy to zwykle 7–10 tys. zł netto rocznie za pakiet obejmujący około 100 dokumentów miesięcznie plus 2–3 certyfikaty kwalifikowane. Prace konfiguracyjne — podpięcie szablonów, ustawienie ról, test z trzema kontrahentami — zamykają się w 20–40 tys. zł jednorazowo, jeśli firma zleca to na zewnątrz. Wewnątrz, bez programistów, ten sam zakres realizuje się w 5–8 tygodni, ale sam pierwszy tydzień daje już odpowiedź, czy to w ogóle ma sens.

HEXART wdraża takie wąskie obiegi dokumentów w firmach, które nie chcą ruszać swojego systemu finansowo-księgowego. Przechodzimy od arkusza z typami umów do konfiguracji platformy i testu na pierwszych dokumentach — bez wymiany ERP i bez zatrudniania programistów. Szczegóły na naszej stronie, a jeśli chcesz zweryfikować, czy twój proces to dobry kandydat, zostaw kontakt.