AI vertaalt een contract in 3 dagen, maar de rechtbank vraagt om een beëdigde vertaling

Praktische gids geschreven vanuit het perspectief van de uitvoerder. Beschrijft gangbare oplossingen zonder individuele juridische bindendheid. We behandelen een implementatie gebaseerd op twee vergelijkbare projecten bij productiebedrijven: een in Groot-Polen (120 medewerkers) en een in Neder-Silezië (85 medewerkers). Beide kampten met dezelfde uitdaging: communicatie met partners in Duitsland, Tsjechië en Frankrijk betrof 40–50 contracten per jaar. Elk document kostte bij een extern vertaalbureau 70–120 PLN netto per pagina met een levertijd van 5–8 werkdagen. De situatie escaleerde toen de ondertekening van een distributieovereenkomst met een klant uit Lyon twee weken vertraging opliep, omdat de vertaler de definitie van de leveringstermijn na drie opmerkingen van de bedrijfsjurist nogmaals moest aanpassen. Dit was geen incident, daarom behandelen we beide casussen als één samengesteld praktijkvoorbeeld.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Hoe ze het hebben opgebouwd

We startten met een test op 10 documenten in DeepL Pro, omdat het bedrijf behoud van PDF- en DOCX-opmaak en een brancheglossarium nodig had. De keuze viel op het pakket met servers in de EER, dat volgens het privacybeleid van DeepL geen klantgegevens gebruikt voor het trainen van modellen. In week 1 verzamelde het hoofd administratie 15 modelcontracten, stelde een externe advocaat een glossarium op van 120 termen en configureerde IT de accounts. In week 2 introduceerden we een parallelle workflow: de assistent vertaalde concepten, de advocaat controleerde alleen boeteclausules en aansprakelijkheid. In week 3 voegden we een vaste regel toe: gescande documenten worden pas verwerkt na OCR op 300 dpi. Totale interne inzet: 8 uur administratie, 6 uur advocaat en 4 uur IT.

De berekening

De opstart kostte 8.900 PLN netto: een jaarlicentie DeepL Pro Advanced voor 3 werkplekken ca. 5.400 PLN, 6 uur advocaat à 350 PLN was 2.100 PLN, en configuratie plus e-mailintegratie 1.400 PLN. Onderhoud kost 450 PLN per maand aan licenties. De besparing zit in het volume: bij 40 pagina's per maand tegen gemiddeld 95 PLN per pagina kostte een extern bureau 3.800 PLN; nu blijft dat bij een vast bedrag van 450 PLN. Jaarlijks scheelt dit ca. 41.000 PLN, mits het bedrijf minstens 30 pagina's per maand verstuurt. De terugverdientijd bedroeg drie maanden, doordat de workflow de eerste twee weken parallel liep met het oude bureau.

Wat ging er mis

De eerste fout betrof het glossarium: de term «force majeure» werd vertaald als «wyższa siła», en pas de advocaat corrigeerde dit bij controle naar «siła wyższa». Dit toonde aan dat een contract nooit zonder juridische controle naar een zakenpartner kan. Het tweede punt was vertrouwelijkheid: een medewerker plakte contractdelen in een gratis vertaaltool, omdat de licentie op een andere werkplek stond. We moesten gratis accounts blokkeren en zakelijke SSO activeren. De derde correctie betrof scans: bij 150 dpi verwarde het model «§ 5» met «§ 8», dus stelden we een minimum van 300 dpi en een OCR-voorvertoning in vóór vertaling.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Wat we anders zouden doen

Ten eerste: in plaats van direct een licentie aan te schaffen, zouden we eerst een test doen op 15 documenten uit de twee voorgaande kwartalen en meten hoeveel pagina's correctie door een advocaat vereisen. Ten tweede zouden we direct één centrale corporate login instellen, zodat niemand uitwijkt naar een gratis account. Ten derde zouden we de workflow in drie niveaus splitsen: AI vertaalt concepten, een advocaat controleert te ondertekenen contracten, en beëdigde vertalers behandelen stukken voor rechtbanken, overheden of notarissen. Deze indeling volgt uit de praktijk, niet uit de wet. Het eindoordeel ligt bij de jurist van uw organisatie.

Dit scenario rendeert voor bedrijven die maandelijks minstens 15–20 pagina's aan documenten naar buitenlandse zakenpartners sturen en werken met een vast brancheglossarium. Het rendeert niet als er slechts eenmaal per kwartaal een Duitstalig contract wordt getekend: de vaste kosten heffen de besparing dan op. Het is evenmin geschikt voor stukken die direct naar een rechtbank, notaris of overheidsinstantie gaan. Daar is een beëdigde vertaling vereist, aangezien AI geen status als beëdigd vertaler heeft en geen conformiteit met het origineel waarmerkt. Volgens de AI Act geldt het vertalen van voorbereidende documenten als ondersteunende taak, maar dit ontneemt de menselijke beslisser niet zijn verantwoordelijkheid. In het zakelijke contractverkeer tussen bedrijven volstaat doorgaans een werkvertaling met juridische controle.