Arkusz z 15 procesów kończy audyt AI decyzją GO, GO warunkowe albo NO-GO

Otwarty poradnik z naszego podwórka. Pokazujemy kierunek i konkretne liczby, a decyzję i tak podejmujesz na własnych warunkach. Otwórz Google Sheets albo Excel i przygotuj listę kierowników działów, którzy przez 5 dni audytu mogą oddać po 2–4 godziny dziennie. Nie potrzebujesz płatnego planu; jeśli firmowy Google Workspace blokuje nowe arkusze, poproś administratora o dostęp przed startem. Na koniec masz arkusz, który z 5–15 procesów firmy robi listę rekomendacji GO, GO warunkowe albo NO-GO, z oszczędnością godzin i szacunkiem ryzyka.

Etap 1: Wpisz 5–15 procesów i właścicieli

Kliknij Plik > Nowy > Arkusz i nazwij plik "Audyt AI – procesy". W wierszu 1 wpisz nagłówki: A1 ID, B1 Proces, C1 Właściciel, D1 Dane wejściowe, E1 Dane osobowe, F1 System źródłowy, G1 Czas ręczny [h/tydz.], H1 Potencjał automatyzacji [%], I1 Ryzyko, J1 Decyzja. W kolumnie B wpisz od 5 do 15 procesów, bez ogólników: "Zamówienia – rejestracja", "Realizacja – potwierdzenie WZ", "Reklamacje – przyjęcie zgłoszenia", "Planowanie – aktualizacja MRP", "Fakturowanie – wystawianie faktury". W kolumnie C wpisz właściciela: kierownik produkcji, kierownik logistyki, szef IT, specjalista ds. jakości albo główny księgowy. Zablokuj wiersz 1 przez Widok > Zablokuj wiersze > 1 wiersz.

AIBilde generert av AI.

Etap 2: Oszacuj czas ręczny i potencjał automatyzacji

Dla każdego wiersza poproś właściciela o liczbę godzin tygodniowo spędzanych na ręcznym wykonaniu. W trakcie audytu te dane zbiera się podczas wywiadów; w arkuszu wpisuj je w kolumnie G jako liczby: 8, 12, 20. W kolumnie H wpisz potencjał automatyzacji 20–40% dla procesów z wyjątkami, a 70% tylko tam, gdzie AI podpowiada, a człowiek zatwierdza. Dodaj w K1 nagłówek "Oszczędność [h/tydz.]", a w K2 formułę `=G2*H2`, po czym przeciągnij w dół do K16. Zaznacz K2:K16, kliknij Format > Liczba > Liczba i ustaw jedno miejsce po przecinku. Następnie posortuj tabelę malejąco po kolumnie K: Dane > Sortuj zakres.

Etap 3: Ustaw decyzję GO, GO warunkowe albo NO-GO

Zaznacz J2:J16 i otwórz Dane > Weryfikacja danych. Dodaj regułę menu rozwijanego z pozycjami: GO, GO warunkowe, NO-GO. Przyjmij zasady z praktyki: GO dla procesów bez danych osobowych lub z podstawą prawną i oszczędnością powyżej 20% czasu; GO warunkowe dla procesów wymagających DPIA z art. 35 RODO albo umowy powierzenia z dostawcą; NO-GO dla decyzji o skutkach prawnych bez nadzoru człowieka, danych wrażliwych bez podstawy lub systemu wysokiego ryzyka w AI Act. W kolumnie I wpisz ryzyko w trzech słowach: "transfer poza EOG", "bias w danych", "brak logów". Dodaj formatowanie warunkowe: Format > Formatowanie warunkowe, zakres J2:J16, reguła Tekst jest równe GO – zielone, GO warunkowe – żółte, NO-GO – czerwone.

AIBilde generert av AI.

Når noe går galt

Najczęściej psuć się potrafi zbieranie godzin. Jeśli kierownik nie odpowie w trakcie audytu, wpisz w kolumnie G szacunek i oznacz komórkę kolorem szarym; wróć do niej po rozmowie. Cofnij wpis przez Ctrl+Z. Gdy formuła w kolumnie K zwraca błąd, sprawdź, czy w G2 i H2 nie zostały teksty zamiast liczb; użyj `=JEŻELI(LUB(CZY.LICZBA(G2)=FAŁSZ;CZY.LICZBA(H2)=FAŁSZ);"";G2*H2)`. Gdy lista rozwijana nie działa, sprawdź, czy zaznaczono J2:J16, a nie całą kolumnę; usuń starą regułę w Dane > Weryfikacja danych i dodaj ją ponownie. W razie potrzeby całość cofniesz przez Plik > Historia wersji.

W skali miesiąca ten arkusz skraca audyt z rozmów rozproszonych do 5 dni roboczych i daje gotowy wkład do raportu końcowego: lista procesów do automatyzacji, oszczędności 20–40%, koszt wdrożenia, ryzyka i wymagane dane. Przy 15 procesach i średniej oszczędności 8 h/tydz. na proces, wychodzi do 480 h miesięcznie mniej pracy ręcznej. Przy stawce 60 zł/h to 28 800 zł miesięcznie oszczędności, zanim podejmiesz decyzję o wyborze dostawcy. Taki audyt w Polsce wycenia się zwykle na 15–50 tys. zł, więc samodzielny arkusz może zastąpić pierwszą iterację, a przed wdrożeniem zostaje weryfikacja zgodności z RODO i AI Act.