El bot responde en 5 minutos y no envía presupuestos incorrectos

Considere este texto una guía práctica gratuita: adecuada para empezar y debatir en equipo, pero insuficiente como base única para una decisión de calado. Una empresa de producción y servicios de Gran Polonia, de 40 empleados, recibe 60–80 solicitudes de presupuesto semanales por correo electrónico y formulario. Hasta hace poco, los comerciales transcribían manualmente los datos al CRM y respondían en 2–4 horas laborables. A partir de las 16:00, la solicitud esperaba hasta el día siguiente. El director comercial buscaba responder en 5 minutos fuera de horario, pero sin riesgo de que el bot enviase una oferta vinculante con un importe incorrecto. Describimos una implementación basada en dos proyectos similares; las cifras proceden de uno de ellos.

AIImagen generada por IA.

Cómo se estructuró

La primera semana recopilaron las últimas 100 solicitudes y etiquetaron 5 campos: NIP, producto, cantidad, plazo y presupuesto. La segunda semana fijaron en la herramienta no-code un umbral de certeza del 0,95 para extraer importes y redactaron la plantilla de respuesta inicial con la advertencia: «presupuesto automático, pendiente de confirmación comercial». La tercera semana activaron un modo paralelo durante 2 semanas: el bot respondía y el comercial recibía copia para su supervisión. Por parte de la empresa intervinieron el director comercial (6 horas), el administrador de TI (4 horas) y dos comerciales (3 horas cada uno).

Presupuesto

El coste inicial con una herramienta no-code oscila entre 0 y 3.000 PLN (suscripción de 200–500 PLN al mes). La integración con el CRM y el ERP supone 8.000–20.000 PLN en un único pago. El mantenimiento requiere 200–800 PLN mensuales. Ahorro: el tiempo de primera respuesta bajó de 3 horas a 2 minutos fuera de horario, y los comerciales recuperaron 6–8 horas semanales antes dedicadas a la transcripción manual. Con 60 solicitudes por semana y un margen de 500 PLN por pedido, la inversión se amortiza en 2–3 meses si el bot rescata 2–3 oportunidades adicionales a la semana. El resultado depende de la calidad de los datos de entrada y de la estandarización de los productos. En nuestros proyectos, este umbral funcionó con productos estandarizados.

Qué falló

La primera versión del bot envió un presupuesto con una certeza de 0,88. El cliente solicitó 12 palés, el sistema leyó 12 unidades y generó un total de 14.000 PLN en lugar de 1.400 PLN. Tras este incidente, el umbral subió al 0,95 y cualquier importe superior a 5.000 PLN pasa a validación comercial obligatoria. La segunda corrección resolvió la falta de NIP: el bot solicitaba el NIP, el cliente respondía fuera de horario y el bot volvía a pedirlo. Ahora, si falta el NIP, el sistema envía un acuse de recibo sin precios. La tercera mejora: la cláusula de «presupuesto automático» figuraba al pie del mensaje y un cliente asumió que la oferta era vinculante. Se trasladó a la primera frase y, de conformidad con el AI Act, el bot aclara que responde un asistente automatizado a más tardar en la primera interacción.

AIImagen generada por IA.

Qué haríamos diferente

Comenzaríamos con 200 solicitudes, no 100, ya que solo con ese volumen se aprecian las variantes de cantidades y unidades. Probaríamos un umbral de 0,97 para el importe y mantendríamos 0,95 para el NIP y el plazo. Añadiríamos una regla: cualquier importe superior a 5 000 PLN netos requiere la confirmación del comercial, con independencia del nivel de confianza del modelo. Mediríamos no solo el tiempo de la primera respuesta, sino también el porcentaje de escalados al equipo humano y el número de correcciones posteriores al envío. Estos límites proceden de nuestras implantaciones y no de una normativa legal: conviene consultar la decisión final con un asesor jurídico. En nuestros servicios explicamos cómo configuramos los umbrales de extracción.

Este escenario tiene sentido en empresas con 20–100 solicitudes semanales, un catálogo y unas tarifas estándar, donde un error en el importe resulta costoso pero no crítico. No es viable en proyectos a medida, presupuestos superiores a 50 000 PLN ni con volúmenes reducidos, donde la respuesta manual supera a la configuración en rapidez. Responder de forma automática en 5 minutos constituye un objetivo operativo, no una garantía. Sin embargo, con un umbral de 0,95 y el bloqueo de importes superiores a 5 000 PLN, el riesgo de una cotización errónea se reduce a niveles plenamente controlables.