Ja AI sajauc rēķinu vai līgumu, slieksnis 0,95 un 4 stundas labojumam

Rakstām kā ieviešanas komanda, nevis kā juristu birojs: bezmaksas ceļvedis par to, kas strādā praksē, ko pārbaudīt ar jūsu dokumentiem. Ražošanas uzņēmums no Bidgoščas apkārtnes, 230 darbinieki, trīs noliktavas un 10 000 izmaksu rēķinu mēnesī iepriekš datus no PDF sistēmā ERP pārrakstīja manuāli. Viens rēķins prasīja 5–8 minūtes, sezonā pat 12. Pēc obligātās KSeF ieviešanas no 2026. gada 1. februāra un divām kļūdām neto summā, kas atklājās auditā, uzņēmums nolēma noskaidrot, kā iestatīt uzticamības sliekšņus un izņēmumu rindu, lai cilvēks labotu tikai to, kam tas patiešām nepieciešams. Viņi sāka ar kalibrēšanu, izmantojot vēsturiskos dokumentus, nevis ar aklu ieviešanu.

AIAttēls ģenerēts ar AI.

Kā viņi to salika kopā

Darbi ilga 10 nedēļas. 1.–2. nedēļā sistēmas administrators (40 h), galvenā grāmatvede (18 h) un finanšu kontrolieris (12 h) atlasīja 500 vēsturiskos rēķinus un 120 civiltiesiskos līgumus kalibrēšanai. 3.–4. nedēļā viņi noteica sliekšņus: 0,90 nefinanšu laukiem (pircēja nosaukums, apmaksas termiņš, bankas konts) un 0,95 summām, NIP un datumiem. Rezultāts zem sliekšņa nonāca cilvēka rindā. 5.–6. nedēļā viņi integrēja modeli ar ERP un KSeF, bet 7.–8. nedēļā izmēģinājuma projekts ar 2 000 rēķiniem parādīja, kur sliekšņi ir par zemu. 9.–10. nedēļā pievienoja līgumu apstrādes ceļu un žurnālu. Piekļuves tiesības iestatītas šādi: rēķinus līdz 5 000 PLN neto apstiprina jaunākais grāmatvedis, 5 000–50 000 PLN galvenais grāmatvedis, virs 50 000 PLN finanšu kontrolieris; līgumi virs 100 000 PLN nonāk pie juriskonsulta. Rēķiniem labojums jāpabeidz 4 stundu laikā, līgumiem 24 stundu laikā. Korekciju žurnāls reģistrē dokumenta ID, lauku, vērtību pirms un pēc, operatoru, laika zīmogu un iemeslu.

Rēķins

Ieviešanas izmaksas šajā gadījumā bija 46 000 PLN neto: OCR rīka licence ar AI modeli 22 000 PLN gadā, integrācija ar ERP 16 000 PLN, bet komandas laiks novērtēts ar 8 000 PLN. Uzturēšana ir ap 2 000 PLN mēnesī par abonementu un atbalstu. Pie 10 000 rēķinu mēnesī un 3% AI kļūdu korekciju izmaksas bez procedūras veidotu 30 000–60 000 PLN mēnesī, pieņemot 10–20 minūtes vienam dokumentam un likmi 60–120 PLN/h. Ar izņēmumu rindu tās samazinājās līdz 5 000–10 000 PLN mēnesī. Šādā tempā ieguldījums atmaksājās pēc otrā mēneša. Slieksnis jākalibrē reizi ceturksnī, izmantojot 500 dokumentu izlasi, jo PDF formāta maiņas vai jauna piegādātāja dēļ precision var kristies par vairākiem punktiem.

Kas nogāja greizi

Pirmā sliekšņa versija summām bija 0,85. Pēc pilota precision attiecībā uz NIP bija 0,87, tāpēc pārāk daudz kļūdainu numuru nonāca tālāk. Sliekšņa paaugstināšana līdz 0,95 uzlaboja precision līdz 0,93, taču recall samazinājās līdz 0,91, tādēļ nācās pievienot otru rindu dokumentiem diapazonā 0,90–0,95. Otrā problēma: formālo datu korekciju pēc 2026. gada 1. februāra vairs nevarēja veikt ar korekcijas paziņojumu. Sistēmai bija jāģenerē korekcijas rēķins XML formātā KSeF pat apmaksas termiņa maiņas gadījumā. Trešā problēma bija līgumi zem 100 000 PLN, kuros AI mainīja būtiskus nosacījumus, bet jaunākajam grāmatvedim nebija pilnvarojuma. Tika pievienots noteikums: jebkuras izmaiņas gribas izteikumā nonāk pie juriskonsulta.

AIAttēls ģenerēts ar AI.

Ko mēs darītu citādi

Sāktu ar 500 dokumentu paraugu sākumā, nevis ar pilotprojektu produkcijā. Tādējādi izvairītos no pirmās kalibrēšanas reālā vidē. Uzreiz nodalītu rēķinu plūsmu no līgumiem, jo PVN noteikumi un gribas izpausmju noteikumi ir divas dažādas pasaules. Turklāt labojumu žurnāls uzreiz būtu nemaināms, šifrēts, eksportēts uz CSV/JSON un glabāts 5 gadus saskaņā ar Grāmatvedības likuma 74. pantu. Par personas datiem žurnālā skatīt VDAR.

Šim scenārijam ir jēga uzņēmumā, kas apstrādā vismaz 2 000 dokumentu mēnesī, jau izmanto ERP/KSeF un kurā ir pastāvīga grāmatvedības komanda. Nelielā uzņēmumā ar 50 rēķiniem manuāla pārbaude joprojām ir lētāka. Būtība nav pats 0,95 slieksnis, bet gan tas, lai cilvēks zinātu, kas jāpaveic četrās stundās, un lai katrs labojums paliktu sistēmā.