Jak spisać procedurę, której nikt w firmie nie spisał

To poradnik z własnego podwórka, nie porada prawna — opisujemy kolejność, która sprawdza się u nas i u klientów. Formalności warto potwierdzić z własnym działem kadr.

Prawie każda firma ma kilka procesów, które działają wyłącznie dlatego, że robi je konkretna osoba. Nie ma ich w żadnym dokumencie, bo spisanie zajęłoby tydzień, a ta osoba nie ma tygodnia. Kiedy idzie na urlop, proces staje. Kiedy odchodzi, firma odtwarza go przez pół roku metodą prób i błędów. Automatyzacja tego procesu jest wtedy bezprzedmiotowa — nie da się zautomatyzować czegoś, czego nikt nie potrafi opisać.

Odwrotna kolejność: najpierw nagranie, potem tekst

Prośba „opisz, jak to robisz” prawie nigdy nie działa, bo wymaga od kogoś przełożenia nawyku na zdania — a to osobna, trudna praca. Działa co innego: niech ta osoba wykona zadanie raz, mówiąc na głos, co robi, i niech to zostanie nagrane razem z ekranem. Potem z nagrania powstaje transkrypcja, a z transkrypcji pierwsza wersja procedury. Ekspert nie pisze — czyta gotowy tekst i poprawia, co się nie zgadza. Ta zamiana ról jest całą sztuczką: poprawianie zajmuje kwadrans, pisanie od zera zajmowało tydzień, który nigdy nie nastąpił.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Trzy rzeczy, które psują takie nagranie. Pierwsza: przypadek nietypowy — jeśli nagracie wyjątek, dostaniecie procedurę dla wyjątku, więc niech to będzie zwykły wtorek. Druga: milczenie w miejscach oczywistych — najciekawsze są dokładnie te momenty, w których ekspert nie mówi nic, bo „przecież widać”. Warto uprzedzić, żeby czytał na głos także to, co klika. Trzecia: jedno przejście. Dwa nagrania tego samego zadania w odstępie tygodnia pokazują, co jest regułą, a co było przypadkiem tamtego dnia.

Formalność, o której się zapomina

Nagranie ekranu i głosu pracownika przy pracy jest formą monitoringu w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy — artykuł 22³ rozciąga zasady monitoringu na jego inne formy niż wizyjny. W praktyce oznacza to, że cel, zakres i sposób trzeba mieć zapisane w układzie zbiorowym, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, a pracowników trzeba poinformować najpóźniej dwa tygodnie przed uruchomieniem. Do tego dochodzi RODO — nagranie zawiera głos i wizerunek, więc trzeba wiedzieć, gdzie leży, kto ma do niego dostęp i kiedy zostanie skasowane. To jedna kartka i jedno spotkanie. Zrobione po fakcie kosztuje znacznie więcej.

Kiedy to NIE jest potrzebne

Jeżeli proces wykonuje pięć osób i każda robi go tak samo, to znaczy, że opis już istnieje — po prostu w formie ustnej i działa. Spisywanie ma sens tam, gdzie wykonawca jest jeden, gdzie efekt zależy od tego, kto akurat siedzi przy zadaniu, albo gdzie proces ma zostać przekazany komuś nowemu. W pozostałych przypadkach powstaje dokument, którego nikt nie otworzy, i to jest cała jego przyszłość.

AIAfbeelding gegenereerd door AI.

Jak zamieniamy takie nagrania w procedury i bazę wiedzy, opisujemy przy asystencie znającym procedury i prywatnej bazie wiedzy. Koszty takich wdrożeń zebraliśmy na stronie o cenach wdrożeń AI.