AI traduce un contract în 3 zile, dar instanța va cere o traducere autorizată

Ghid practic redactat din perspectiva furnizorului de soluții. Prezintă soluții tipice, fără a tranșa cazuri individuale. Analizăm o implementare cumulată din două proiecte similare derulate în companii de producție: una din Wielkopolska, 120 de angajați, cealaltă din Silezia Inferioară, 85 de angajați. Ambele întâmpinau aceeași problemă: corespondența cu partenerii din Germania, Cehia și Franța genera 40–50 de contracte anual, iar fiecare pagină predată unei agenții externe costa 70–120 PLN net și necesita 5–8 zile lucrătoare. Decizia a fost luată când semnarea unui contract de distribuție cu un client din Lyon a fost blocată timp de două săptămâni, deoarece traducătorul rectifica definiția termenului de livrare în urma celei de-a treia observații formulate de jurist. Situația nu a reprezentat o excepție, motiv pentru care o prezentăm ca studiu compozit.

AIImagine generată de AI.

Cum a fost implementat

Am demarat cu un test pe 10 documente în DeepL Pro, compania având nevoie de menținerea formatării PDF și DOCX, precum și de un glosar de termeni tehnici. A fost selectat un abonament cu servere în SEE, care, conform politicii de confidențialitate DeepL, nu folosește datele clienților pentru antrenarea modelelor. În prima săptămână, responsabilul administrativ a colectat 15 modele de contracte, juristul extern a redactat un glosar cu 120 de termeni, iar departamentul IT a configurat conturile. În a doua săptămână, am lansat fluxul de lucru paralel: asistenta genera traducerile de lucru, iar juristul verifica exclusiv clauzele de penalități și de răspundere. În a treia săptămână, am adăugat o regulă nouă: documentele scanate intră în procesare doar după un OCR la 300 dpi. Timpul intern total a însumat 8 ore de gestiune administrativă, 6 ore de consultanță juridică și 4 ore IT.

Calculul

Investiția inițială a fost de 8 900 PLN net: licența DeepL Pro Advanced pentru 3 utilizatori pe un an a însumat aprox. 5 400 PLN, 6 ore de consultanță juridică la 350 PLN au costat 2 100 PLN, iar configurarea și integrarea de e-mail 1 400 PLN. Mentenanța costă 450 PLN lunar pentru licențe. Economiile rezultă din volum: la 40 de pagini lunar cu un cost mediu de 95 PLN pe pagină, agenția externă factura 3 800 PLN, în timp ce noul cost fix este de 450 PLN. Economia anuală este de aprox. 41 000 PLN, la un volum estimat de cel puțin 30 de pagini lunar. Punctul de rentabilitate a fost atins după trei luni, întrucât în primele două săptămâni fluxul a funcționat în paralel cu agenția anterioară.

Ce nu a funcționat

Prima greșeală a ținut de glosar: termenul «force majeure» a fost tradus greșit, iar abia juristul la revizuire a corectat în «forță majoră». Acest lucru a arătat clar că, fără verificare juridică, nu are sens trimiterea contractului către partener. Al doilea aspect a fost confidențialitatea: o persoană copia fragmente din contract într-un translator gratuit, deoarece licența era pe un alt calculator. A trebuit să blocăm conturile gratuite și să activăm autentificarea corporativă. A treia corecție a vizat scanările: la 150 dpi modelul confunda «§ 5» cu «§ 8», astfel că am setat o rezoluție minimă de 300 dpi și previzualizare OCR înainte de traducere.

AIImagine generată de AI.

Ce am face diferit

În primul rând, în loc să cumpărăm licența direct, am fi făcut un test pe 15 documente din ultimele două trimestre și am fi măsurat câte pagini necesită corecturi din partea juristului. În al doilea rând, am fi folosit de la bun început un singur punct de autentificare corporativă, pentru a evita accesarea conturilor gratuite. În al treilea rând, am fi împărțit fluxul pe trei niveluri: documentele de lucru sunt traduse de AI, contractele pentru semnare sunt verificate de un jurist, iar exemplarele destinate instanței, instituțiilor publice sau notarului merg la un traducător autorizat. Această împărțire derivă din practică, nu din vreo normă legală; decizia finală revine juristului dumneavoastră.

Acest scenariu funcționează pentru companiile care trimit cel puțin 15–20 de pagini de documente pe lună către parteneri străini și au un glosar tehnic repetitiv. Nu este rentabil când se semnează un singur contract pe trimestru în limba germană; costul fix va anula întreaga economie. De asemenea, nu este adecvat dacă documentul merge direct în instanță, la notar sau la o autoritate publică: acolo este necesară o traducere autorizată, deoarece AI nu are statut de traducător autorizat și nu certifică conformitatea cu originalul. Conform AI Act, traducerea documentelor preliminare poate fi considerată o sarcină pregătitoare, dar nu elimină necesitatea deciziei umane. În circuitul comercial B2B este de regulă suficientă o traducere de lucru verificată de un jurist.