Désactiver l'entraînement de Gemini dans Google Workspace

Nous écrivons en tant qu'équipe de déploiement, pas comme cabinet juridique : un guide gratuit sur ce qui fonctionne en pratique, à tester sur vos documents. Commencez par un paramètre dans la console d'administration Google Workspace : désactivez l'utilisation du contenu des prompts et des fichiers des collaborateurs pour entraîner les modèles Gemini. Après lecture, vous aurez un bouton inactif dans le panneau, une confirmation du changement et la procédure de retour si le paramètre s'avérait trop large pour vos besoins. Avant d'ouvrir la console, vérifiez que vous disposez du rôle de super-administrateur ou des autorisations de gestion des paramètres des services Google Workspace ; sans cela, ces champs peuvent rester invisibles. Une licence Google Workspace incluant Gemini est également requise, les comptes personnels gratuits n'offrant généralement pas ce contrôle.

Étape 1: Ouvrez les paramètres de confidentialité de Gemini (5 minutes)

Ouvrez admin.google.com et connectez-vous au compte administrateur. Dans le menu de gauche, cliquez sur Applications, puis Google Workspace, et recherchez Gemini ou Paramètres de Gemini. Si l'élément n'apparaît pas dans votre version, saisissez « Gemini » dans le champ de recherche en haut. Recherchez ensuite la section désignée dans la documentation Google sous le nom Confidentialité ou Paramètres de confidentialité ; le lien vers la documentation se trouve dans les ressources Google. Cliquez sur Modifier à côté de l'option mentionnant « train » ou « improve » dans sa description, intitulée « Données utilisées pour améliorer les modèles » ou équivalent selon les éditions. Réglez le sélecteur sur Désactivé. Enregistrez en cliquant sur Enregistrer.

AIImage générée par IA.

Étape 2: Vérifiez la prise en compte de la modification (10 minutes)

Revenez dans Applications > Google Workspace > Gemini et rouvrez le même paramètre. Vérifiez que le sélecteur est toujours sur Désactivé et que le statut affiche l'enregistrement daté avec votre compte administrateur. Dans le centre d'audit ou les journaux de la console d'administration, repérez l'événement de modification : dans la section Rapports, choisissez Centre de sécurité, puis la section consacrée à Gemini, et filtrez les événements du jour. Si le journal n'est pas accessible, effectuez un test rapide : ouvrez un document dans Google Docs, lancez l'Aide Gemini et revenez au paramètre pour vérifier que rien n'a été réactivé. Notez que la propagation du changement sur les profils des utilisateurs peut prendre jusqu'à 24 heures dans les grandes organisations.

Étape 3: Consignez la modification dans le registre (5 minutes)

Consignez dans le registre interne des outils IA la date, l'heure, le compte administrateur et le nom exact de l'option désactivée. Enregistrez une capture d'écran montrant le bouton sur Désactivé à côté du contrat d'abonnement Workspace. Cet enregistrement facilite la réponse à la question « quelle était la configuration à ce moment-là » lors d'un contrôle RGPD ou d'un audit de sécurité. Ajoutez au courriel destiné à l'équipe IT le lien vers la documentation Google et la mention: l'entraînement sur les contenus des requêtes a été désactivé à cette date, cela ne modifie pas les paramètres de confidentialité des autres services. Ne transmettez ni mot de passe seul ni session active de la console.

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Résolution des anomalies

Premier incident: l'absence de la section Gemini après avoir cliqué sur Google Workspace. Cela indique le plus souvent une licence sans ce service ou un compte sans droits d'administration des paramètres: vérifiez dans Administrateurs > Rôles d'administrateur si votre profil dispose des autorisations requises; sinon, demandez l'accès à un autre administrateur. Deuxième incident: un sélecteur grisé et inactif. Il dépend souvent d'une unité organisationnelle parente: ouvrez l'arborescence des unités organisationnelles sur la gauche, sélectionnez la vôtre et cliquez sur Remplacer ou réinitialisez temporairement l'héritage. Troisième incident: une modification validée qui revient sur Activé après actualisation: videz le cache du navigateur, connectez-vous en navigation privée, puis vérifiez qu'aucune règle de synchronisation tierce n'écrase les paramètres de Google Workspace. Pour annuler, revenez sur la même option, positionnez le sélecteur sur Activé et enregistrez: la modification s'applique immédiatement dans la console, même si les journaux peuvent afficher l'ancienne valeur pendant quelques heures.

Désactiver l'entraînement dans Gemini bloque l'un des canaux directs par lesquels un prompt ou un fichier importé intègre le modèle d'un fournisseur tiers. Pour une entreprise de 100 personnes dont chaque collaborateur transmet quotidiennement plusieurs éléments à un outil IA, un seul paramètre dispense l'équipe IT de rappels constants de la charte et fournit une preuve d'audit. L'évaluation des risques reste du ressort de l'administrateur et du service juridique, mais l'opération technique prend 15 minutes. L'enjeu financier reste déterminant: l'UODO encadre strictement les délais de notification de violation, et les sanctions européennes atteignent 20 millions EUR ou 4% du chiffre d'affaires mondial: un risque évitable par un simple réglage exécuté en quelques minutes.