Voordat iemand een tool kiest, moet het proces worden gekozen. Bedrijven beginnen meestal andersom: met een indrukwekkende demo, om daarna te zoeken waar deze past.
De modellen in 2026 zijn goed. Het knelpunt is het inzicht in wat het te automatiseren proces vandaag kost.
Hieronder staat hoe wij de eerste weken aanpakken. Dit is geen geheim en kan ook zonder ons worden toegepast.
Drie vragen die de meeste beslissingen oplossen
Is het proces repeteerbaar?
Tientallen keren per maand, in dezelfde vorm: een formulieraanvraag, een leveranciersfactuur, een cv op een vacature. Een proces dat er telkens anders uitziet, is niet geschikt voor een eerste implementatie, hoe urgent het ook lijkt.
Wordt het proces momenteel gemeten?
Wanneer niemand weet hoeveel dossiers per week binnenkomen, hoeveel minuten een dossier kost en hoeveel fouten terugkeren van klanten, valt het rendement niet te berekenen. Een week meten voorafgaand aan het besluit is goedkoper dan elke dag van de implementatie.
Is een fout te ontdekken vóór de gevolgen intreden?
Een proces waarin een mens het resultaat vóór verzending goedkeurt, is geschikt om mee te starten. Bewaar processen waarin het systeem zelfstandig offertes, facturen of antwoorden naar klanten stuurt voor de tweede fase. De eerste fase toont aan hoe vaak het model fouten maakt en op welke punten.
Hoe de eerste acht weken eruitzien
Tussen de workshop en een werkende versie in productie zit doorgaans 4–8 weken. Fasen worden afzonderlijk gefactureerd: elke volgende fase start pas zodra de vorige in uren kan worden verantwoord.
- Week 1: workshop en processelectieNegentig minuten met de oprichter. Breng knelpunten in kaart en selecteer één proces aan de hand van de drie bovenstaande vragen. U vertrekt met een overzicht van de benodigde systeemkoppelingen en de procesverantwoordelijke binnen uw organisatie.
- Week 2: nulmetingMeet exact: aantal meldingen, minuten per taak, aantal correctierondes en dossiers die langer dan 24 uur openstaan. Zonder deze data ontbreekt na implementatie elk vergelijkingsmateriaal en blijft elke ROI-discussie giswerk.
- Week 3–6: bouw op een datakopieOntwikkeling vindt plaats in een sandbox op een kopie van uw data, met een apart account en vooraf gedefinieerde rechten. Schrijven naar live-systemen vereist altijd menselijke goedkeuring.
- Week 7: test met echte dossiersEen set van minimaal dertig recente dossiers, inclusief complexe uitzonderingen. Het resultaat is een lijst met treffers en missers, geen vage tevredenheidsscore.
- Week 8: besluitProductie, aanpassing of stopzetten. De derde optie is contractueel vastgelegd, zodat niemand een niet-renderend project hoeft te verdedigen.
Wanneer een abonnement volstaat en wanneer niet
Claude for Small Business, ChatGPT en Copilot bieden kant-en-klare workflows voor de prijs van een abonnement. Voor bepaalde bedrijven is dat de juiste keuze, wat we ook direct tijdens de workshop aangeven. Het verschil zit niet in de tool, maar in de randvoorwaarden.
Abonnement volstaat
- Eén medewerker gebruikt de tool voor eigen werkzaamheden
- Niet-gevoelige of openbare gegevens
- Een medewerker controleert de output voor gebruik
- De tool beschikt over een standaardkoppeling met uw systemen
- Geen documentatievereisten
- Financiering via het reguliere operationele budget
Implementatie vereist
- Meerdere personen binnen één proces, overdracht van resultaten tussen afdelingen
- Persoonsgegevens van klanten, contracten, personeelszaken, bedrijfsgeheimen
- Het resultaat gaat naar de klant, op de factuur of in het boekhoudsysteem
- Systeem zonder API: voorraadbeheer, salarisadministratie, verouderd CRM
- Nodig: AI-beleid, training conform art. 4, openbaarmaking conform art. 50, opname in AVG-register
- De implementatie moet via subsidie lopen, dus zijn een uitvoerder, planning en KPI's vereist
Voldoen alle punten aan de linkerkolom, neem dan een abonnement en neem over een kwartaal weer contact op, zodra de rechterkolom actueel wordt.
Wat mee te nemen naar de workshop
Drie processen die knellen
Uitgebreide omschrijving is niet nodig. Een naam en de huidige uitvoerder volstaan.
Wie en hoeveel tijd
Al is het bij benadering: "Ania, circa twee uur per dag voor het overtypen van facturen in het systeem".
Lijst met systemen
Boekhoudsoftware, voorraadbeheer, CRM, e-mail. Met namen, want die bepalen de integratiekosten: vanaf 2.000 PLN per stuk, op basis van onze implementaties.
Bevat het proces persoonsgegevens
Dit bepaalt of het model in de cloud kan draaien, of op een server in uw eigen serverruimte moet staan.
Budget of subsidieprogramma
Moet de implementatie via PARP of KPO verlopen, dan bepalen de aanvraagtermijnen de planning, niet andersom.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Waarmee begint u bij een AI-implementatie in uw bedrijf?
Met de keuze van één proces, niet van een tool. Het proces moet herhaalbaar en meetbaar zijn, en een mens moet het resultaat controleren vóór uitvoering. Daarna volgt één week meten en pas dan de bouw. Van workshop tot productieversie duurt gewoonlijk 4–8 weken.
Hebben we niet genoeg aan ChatGPT of Claude?
Vaak wel: wanneer één persoon de tool gebruikt, gegevens niet gevoelig zijn en een mens het resultaat leest voor gebruik. Implementatie is nodig bij meerdere personen in het proces, persoonsgegevens, een systeem zonder API of een resultaat dat direct naar de klant of op een factuur gaat.
Wat kost de workshop?
Het gesprek van 30 minuten en de workshop van 90 minuten zijn gratis en boekt u direct in de agenda. De prijsopgave voor implementatie volgt na de workshop, altijd met een prijsindicatie vooraf. De bandbreedtes van onze implementaties staan op de tarievenpagina.
Wat als na de pilot blijkt dat het niet rendabel is?
Dan stoppen we na de pilot. Deze optie staat vanaf het begin in de overeenkomst. De drempelwaarden waaronder wij implementatie afraden zijn gepubliceerd: onder de 200 facturen per maand levert een documentenstroom bijvoorbeeld geen rendement op.
Andere trajecten
Volgende stappen
Zelf gebouwdReview van de AI-implementatie die u zelf hebt gebouwdEen agent gebouwd in Claude Code, n8n of Make werkt, totdat het misgaat. Wij controleren wat er gebeurt als hij stopt.
Wetgeving en toezichtAI Act en de Poolse wet: verplichtingen voor bedrijvenArt. 4, art. 50, de Poolse wet vanaf 11 augustus, boetes vanaf 28 oktober. Wat we controleren en welke documentatie we achterlaten.
SubsidiesSubsidies voor AI-implementatie voor bedrijven in 2026PARP, KPO, FENG: welke programma's, welke drempels en wat we voorbereiden voor de aanvraag om deze direct in te dienen.- GeneratorImplementatieplan in negen vragenSector, omvang, proces, data, systemen. Als resultaat ontvangt u aanbevelingen, fasen, kostenindicaties, verplichtingen en subsidies. Elk item bevat een bronvermelding.
Vrijblijvend gesprek
Workshop van 90 minuten met de oprichter
Proceskaart, selectie van één proces en een lijst met te integreren systemen. U vertrekt met een plan, ongeacht of u met ons verdergaat.