Antes de elegir una herramienta, hay que elegir el proceso. Las empresas suelen empezar al revés: con una demostración que impresiona y luego buscando dónde encajarla.
Los modelos en 2026 son eficientes. El cuello de botella es saber cuánto cuesta hoy el proceso que se quiere automatizar.
A continuación detallamos cómo gestionamos las primeras semanas. No es ningún secreto y puede aplicarlo sin nosotros.
Tres preguntas para resolver la mayoría de las decisiones
¿Es un proceso repetitivo?
Varias decenas de veces al mes, con la misma estructura: consulta de formulario, factura de proveedor, currículum para una vacante. Un proceso que cambia en cada ocasión no es adecuado para una primera implantación, por crítico que resulte.
¿Se mide actualmente?
Si se desconoce cuántos casos entran a la semana, cuántos minutos requiere cada uno y cuántos errores reporta el cliente, resulta imposible calcular el retorno de inversión. Medir durante una semana antes de decidir es más rentable que cualquier día de implantación.
¿Es posible detectar el error antes de que genere impacto?
Un proceso en el que una persona valida el resultado antes del envío es óptimo para empezar. Reserve para una segunda fase los procesos en los que el sistema envía directamente ofertas, facturas o respuestas al cliente. La primera fase mostrará la frecuencia y el tipo de errores del modelo.
Cómo son las primeras ocho semanas
El plazo habitual entre el taller inicial y la versión en producción oscila entre 4 y 8 semanas. Las fases se facturan por separado y cada una comienza únicamente tras justificar las horas de la anterior.
- Semana 1: taller y selección del procesoNoventa minutos con el fundador. Mapa de procesos críticos y selección de uno según las tres preguntas anteriores. Obtienen la lista de sistemas a integrar y el responsable del proceso en su equipo.
- Semana 2: mediciónMedimos: volumen de solicitudes, minutos por caso, correcciones y casos pendientes más de 24 horas. Sin este dato, tras la implementación no hay punto de comparación y cualquier debate sobre el retorno se basaría en impresiones.
- Semanas 3–6: desarrollo sobre copia de datosEl sistema se desarrolla en un entorno aislado, sobre una copia de sus datos, con cuenta independiente y permisos definidos antes del primer despliegue. Escribir en los sistemas reales requiere validación humana.
- Semana 7: pruebas con casos realesBatería de al menos treinta casos reales de los últimos meses, incluidos los más complejos. El resultado es un registro de aciertos y fallos, no una valoración subjetiva de funcionamiento.
- Semana 8: decisiónProducción, ajustes o cierre. La tercera opción figura en el contrato desde el inicio para evitar sostener proyectos inviables.
Cuándo basta con una suscripción y cuándo no
Claude for Small Business, ChatGPT y Copilot ofrecen flujos de trabajo listos por el precio de una suscripción. Para muchas empresas es la solución adecuada y lo indicamos en el taller. La diferencia reside en la infraestructura que rodea a la herramienta.
Basta con una suscripción
- Una persona usa la herramienta para su trabajo individual
- Datos públicos o no confidenciales
- Una persona revisa el resultado antes de usarlo
- La herramienta dispone de conector listo para sus sistemas
- Nadie exige documentación técnica
- Se financia con el presupuesto operativo habitual
Requiere implementación
- Varias personas intervienen en un mismo proceso y el resultado pasa de un departamento a otro
- Datos personales de clientes, contratos, asuntos de personal, secretos comerciales
- El resultado llega al cliente, a la factura o al sistema contable
- Sistema sin API: software de almacén, nóminas y RR. HH., CRM antiguo
- Se requiere política de uso de IA, formación según el art. 4, divulgación según el art. 50, registro en RGPD
- La implantación se financiará con subvenciones, por lo que se requiere contratista, calendario e indicadores
Si todos los puntos encajan en la columna izquierda, adquieran una suscripción y vuelvan en un trimestre, cuando aparezca la derecha.
Qué traer al taller
Tres procesos críticos
No requieren descripción detallada. Basta con el nombre y la persona responsable actual.
Quién y cuánto tiempo
Aunque sea aproximado: "Ana, unas dos horas al día pasando facturas al programa".
Lista de sistemas
Software contable, almacén, CRM, correo. Con nombres concretos, ya que determinan el coste de integración: desde 2.000 PLN por cada una, según nuestras implantaciones.
Presencia de datos personales en el proceso
Determina si el modelo puede operar en la nube o debe alojarse en su propio servidor local.
Presupuesto o programa de subvenciones
Si la implantación depende de PARP o KPO, los plazos de convocatoria fijan el calendario, no al revés.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empezar la implantación de IA en la empresa?
Por la elección de un único proceso, no de una herramienta. El proceso debe ser repetible, medible y contar con validación humana antes de surtir efecto. Después, una semana de medición y solo entonces el desarrollo. Del taller a la versión en producción suelen transcurrir 4–8 semanas.
¿No basta con ChatGPT o Claude?
A menudo sí: cuando la herramienta la utiliza una sola persona, los datos no son sensibles y un humano revisa el resultado antes de usarlo. La implantación es necesaria cuando intervienen varias personas en el proceso, hay datos personales, se trata de un sistema sin API o el resultado llega directamente al cliente o a una factura.
¿Cuánto cuesta el taller?
La llamada de 30 minutos y el taller de 90 minutos son gratuitos y se reservan en el calendario. El presupuesto de implantación se elabora tras el taller, siempre con una horquilla de precios indicada antes de empezar. Las horquillas de nuestras implantaciones están publicadas en la página de tarifas.
¿Qué ocurre si tras la prueba piloto resulta no ser rentable?
El proyecto concluye tras la fase piloto. Esta opción figura en el contrato desde el principio. Los umbrales por debajo de los cuales desaconsejamos la implantación son públicos: por ejemplo, con menos de 200 facturas al mes, la automatización documental no resulta rentable.
Otras vías
Siguientes pasos
Desarrollo propioAuditoría de la implantación de IA realizada internamenteUn agente configurado en Claude Code, n8n o Make funciona mientras funcione. Comprobamos qué sucede cuando deja de hacerlo.
Normativa y cumplimientoAI Act y ley polaca: obligaciones de la empresaArt. 4, art. 50, ley polaca a partir del 11 de agosto, sanciones a partir del 28 de octubre. Qué auditamos y qué documentación entregamos.
SubvencionesSubvenciones para la implantación de IA en empresas en 2026PARP, KPO, FENG: programas disponibles, requisitos y documentación técnica que preparamos para presentar la solicitud con éxito.- GeneradorPlan de implantación en nueve preguntasSector, tamaño, proceso, datos, sistemas. Obtenga recomendaciones, fases, costes de referencia, obligaciones legales y subvenciones. Cada partida incluye su fuente.
Reunión sin compromiso
Taller de 90 minutos con el fundador
Mapa de procesos, elección de uno y lista de sistemas para integrar. Obtenga un plan concreto, decida o no trabajar con nosotros.