Jak policzyć, czy wdrożenie AI się zwróci

To poradnik z własnego podwórka — liczby pochodzą z naszych wdrożeń i z rachunków, które sami płacimy. U Was wyjdą inne, ale sposób liczenia zostaje ten sam.

Najczęstszy błąd w rachunku za wdrożenie AI polega na tym, że po jednej stronie stawia się cenę narzędzia, a po drugiej „oszczędność czasu” bez liczby. Taki rachunek zawsze wychodzi korzystnie i dlatego jest bezużyteczny. Rachunek, który coś rozstrzyga, potrzebuje czterech liczb — i wszystkie cztery da się zebrać w jedno popołudnie.

AIImagine generată de AI.

Cztery liczby

Ile razy w miesiącu ten proces się odbywa. Ile minut zajmuje jedno przejście — mierzone stoperem przy trzech przypadkach, nie z pamięci, bo pamięć zawsze zawyża. Koszt godziny osoby, która to robi, razem z narzutami. Jaki udział da się realnie oddać maszynie; przy wyciąganiu danych z dokumentów to zwykle nie sto procent, bo część przypadków i tak wraca do człowieka. Iloczyn pierwszych trzech daje miesięczny koszt procesu, czwarta mówi, ile z niego jest w grze. To jest cała lewa strona równania.

Prawa strona ma trzy pozycje i dwie z nich regularnie znikają z wycen. Pierwsza to koszt uruchomienia — u nas obieg faktur w czterdziestoosobowej firmie zamknął się w 22 000 – 40 000 zł. Druga to koszt bieżący: 679 – 1 200 zł netto miesięcznie w tym samym wdrożeniu, przy czym u dostawców rozliczanych za użycie rośnie on razem z liczbą zapytań, a cenniki OpenAI i Anthropic liczą osobno tekst wysłany i otrzymany. Trzecia to utrzymanie — kilka godzin miesięcznie na sprawdzanie, czy nadal działa poprawnie. Ta trzecia jest tą, o której nikt nie pamięta.

Co wychodzi z takiego rachunku

We wspomnianym wdrożeniu obiegu faktur oszczędność wyszła 4 000 – 6 000 zł miesięcznie, więc całość zwróciła się po pięciu do dziewięciu miesięcy. Przy lokalnym serwerze do czytania umów próg opłacalności wypadł przy 700–900 stronach miesięcznie — poniżej tego rozliczenie za użycie u dostawcy wychodzi taniej niż własny sprzęt. Te i pozostałe pozycje razem z odnośnikami do wyliczeń zebraliśmy na stronie o cenach wdrożeń AI.

AIImagine generată de AI.

Warto zwrócić uwagę, że największą pozycją kosztu prawie nigdy nie są licencje ani model. Jest nią wpięcie w system, który już macie — u nas 2 000 – 6 000 zł za jedną integrację, a przy systemach klasy ERP wielokrotnie więcej. Wycena, w której ta pozycja nie występuje, jest wyceną narzędzia, a nie wdrożenia, i różnica wyjdzie w trakcie.

Kiedy nie warto liczyć

Gdy proces odbywa się kilka razy w miesiącu. Wtedy nawet stuprocentowa automatyzacja oszczędza kilka godzin rocznie i żaden rachunek tego nie uratuje — a koszt utrzymania zostaje. Automatyzacja opłaca się przy powtarzalności, nie przy uciążliwości; te dwie rzeczy łatwo pomylić, bo najbardziej irytujące zadania bywają rzadkie.

AIImagine generată de AI.

Jeśli nie wiadomo, od którego procesu zacząć, od tego jest audyt i pilotaż — wynikiem jest lista procesów uszeregowana według tego rachunku, a nie według wrażeń.