Eine Woche Messung zur Auswahl des ersten Prozesses für die KI-Automatisierung

Dieser Leitfaden basiert auf unserer Praxis und ersetzt keine individuelle Fachberatung. Je höher die Einsätze, desto wichtiger ist der Abgleich mit Experten, die Ihre Verträge kennen. Statt ein KI-Pilotprojekt unbesehen zu beauftragen, messen Sie über fünf Arbeitstage mehrere Prozesse und wählen den technisch wie wirtschaftlich sinnvollsten aus. Am Ende steht ein Prozess mit validen Zahlen: Volumen, Zeitmedian, Ausnahmequote und Stundensatz. Bereiten Sie vorab eine Liste von 5–8 Routineaufgaben des Teams vor sowie den Zugriff auf Systeme, die Arbeitszeiten oder Fallzahlen des letzten Monats erfassen. Fehlen Zugriffsrechte für Zeiterfassungsberichte, fordern Sie vor Montag einen Export beim ERP- oder WFM-Administrator an.

Messwoche: Tabelle und Einstiegshürde

Öffnen Sie eine Tabelle und tragen Sie in der ersten Zeile die Feldnamen ein: Datum, Operator, Vorgangstyp, Startzeit, Endzeit, Anzahl der Systeme, Anzahl der Entscheidungen, Typ und Anzahl der Ausnahmen, Korrekturzeit, personenbezogene Daten, Ermessensentscheidung. Bestimmen Sie zwei Beobachter für 5 Arbeitstage: nicht nur zum Monatsende, da Ausnahmen unter Termindruck oft verschwinden. Erfassen Sie jeden Vorgang einzeln, Start und Ende, ohne Rundung. Berechnen Sie nach einer Woche den Median der Bearbeitungszeit, das 90. Perzentil, den Anteil der Ausnahmen, den Anteil wiederholbarer Schritte und die Anzahl der Vorgänge pro Stunde. Die feste Einstiegshürde liegt bei mindestens 400–500 Vorgängen monatlich und mindestens 20 Stunden menschlicher Arbeitszeit monatlich in einem Prozess. Darunter bietet ein Pilotprojekt weder eine ausreichende Stichprobe noch Rentabilität.

AIBild generiert durch KI.

Bewertung von Wiederholbarkeit und Aufwand

Bewerten Sie jeden Prozess auf einer Skala von 1–5 nach zwei Kriterien. Wiederholbarkeit misst den Anteil von Routineschritten: gleicher Pfad, gleiche Felder, gleiche Systeme. Belastung erfasst Fehler, Fehlzeiten, Fluktuation und Eskalationen: Note 3 bedeutet regelmäßige Beschwerden, Note 5 führt zu Kündigungen im Team. Suchen Sie nach einem Prozess mit Wiederholbarkeit ≥4 und Belastung ≥3, mit ≥80% der Fälle auf einem Pfad, einem Median der Bearbeitungszeit von ≤15 Minuten und ≤20% Ausnahmen. Wiederholbarkeit bestimmt die technische Machbarkeit, Belastung den ROI und die Akzeptanz im Team. Ein hochgradig belastender Prozess mit großer Fallstreuung ist keine gute erste Wahl: Der KI fehlt die einheitliche Datenbasis und die Erfolgsmessung bleibt unklar.

Rechtliche Ausschlüsse und Wirtschaftlichkeitsschwelle

Wählen Sie für das erste Pilotprojekt keine Hochrisikoprozesse gemäß Anhang III des AI Act, darunter Teile von HR, Bildung und kritischer Infrastruktur. Vermeiden Sie ebenso Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Personen ohne menschliche Aufsicht nach Art. 22 DSGVO. Schließen Sie Prozesse mit sensiblen Daten ohne Folgenabschätzung und Einwilligungen aus, ebenso wie automatisierte Leistungsverweigerungen oder Mitarbeiterbewertungen. Kalkulieren Sie mit Gesamtkosten pro Personenstunde von 85–130 PLN brutto: Gehalt, Sozialabgaben, Tools, Aufsicht. Die jährlichen Prozesskosten berechnen sich wie folgt: Vorgänge pro Monat × Median in Stunden × Stundensatz × 12. Ein Pilotprojekt sollte 30.000–80.000 PLN netto nicht überschreiten. Wählen Sie einen Prozess, bei dem eine Automatisierung von 50% der Arbeitszeit die Kosten des Pilotprojekts in ≤12 Monaten amortisiert. Beispiel: 400 Vorgänge monatlich, 15 Minuten Median und 100 PLN/h Stundensatz ergeben 10.000 PLN monatlich oder 120.000 PLN jährlich. Eine Reduktion um 50% spart 60.000 PLN und amortisiert ein Pilotprojekt über 50.000 PLN in 10 Monaten.

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Wenn etwas schiefgelaufen ist

Drei typische Fehlerquellen bei der Messung: Ausnahmen über 20%, Variationskoeffizient der Bearbeitungszeit über 0,6 und mehr als 30% Ermessensentscheidungen. Trifft einer dieser Punkte zu, wählen Sie diesen Prozess nicht als erstes Pilotprojekt. Prüfen Sie stattdessen, ob sich eine einheitliche Teilgruppe von Vorgängen isolieren lässt, und wiederholen Sie die Messung dort. Die zweite Schwachstelle sind unvollständige Daten: Erfasst ein Operator Start und Ende nicht exakt, protokollieren Sie die Zeiten direkt bei jeder Aufgabe statt am Tagesende zu schätzen. Der dritte Punkt ist ein zu geringes Volumen nach Typenaufteilung: Fassen Sie Typen zusammen, die dieselben Systeme nutzen, bevor Sie den Prozess verwerfen. Um Messungen zu bereinigen, löschen Sie unvollständige Tage und berechnen Sie die Kennzahlen auf einer sauberen Stichprobe. Behalten Sie die Quelldatei unverändert bei und führen Sie Auswertungen auf einer Kopie durch.

Wählen Sie den Prozess nach dieser Methode, erhält der AI-Pilotversuch eine Datenbasis, die den Modelleffekt klar vom Rauschen trennt. Jeder Monat Verzögerung kostet genau den in der Tabelle ausgewiesenen Betrag. Auf Monatsebene liefert ein zuvor kalkulierter Prozess im Arbeitswert von 10.000 PLN ein verlässliches Budget für den Pilotbetrieb. Bei einem Schwellenwert von 400 Vorgängen und 20 Stunden verhindern Sie ein Projekt, das über ein ganzes Jahr hinweg nicht genügend Auswertungsdaten liefert. Eine einzige Entscheidung, die Sie an einem Montagmorgen vor dem Mittag treffen können.