Matavimų savaitė, padedanti parinkti pirmąjį procesą DI automatizavimui

Tai patarimai iš mūsų praktikos, o ne individuali ekspertizė jūsų situacijai. Kuo didesni statymai, tuo svarbiau juos aptarti su specialistu, išmanančiu jūsų sutartis. Užuot aklai pasirašę DI bandomąjį projektą, per penkias darbo dienas išmatuosite kelis procesus ir išsirinksite ekonomiškai bei techniškai pagrįstą variantą. Pabaigoje turėsite vieną procesą su konkrečiais skaičiais: apimtis, laiko mediana, išimčių dalis ir darbo valandos kaina. Prieš pradėdami, paruoškite 5–8 pasikartojančių komandos užduočių sąrašą ir prieigą prie sistemos, kurioje matomas darbo laikas arba paskutinio mėnesio bylų skaičius. Jei neturite prieigos prie laiko ataskaitų, paprašykite ERP arba WFM administratoriaus eksportuoti duomenis iki pirmadienio.

Matavimų savaitė: skaičiuoklė ir įėjimo slenkstis

Atsidarykite skaičiuoklę ir pirmoje eilutėje įrašykite laukų pavadinimus: data, darbuotojas, bylos tipas, pradžios laikas, pabaigos laikas, sistemų skaičius, sprendimų skaičius, išimčių tipas ir skaičius, pataisymų laikas, asmens duomenys, subjektyvus sprendimas. Paskirkite du stebėtojus 5 darbo dienoms, ne tik mėnesio pabaigoje, nes tada dėl terminų spaudimo išimtys dažnai nuslepiamos. Kiekvieną operaciją fiksuokite atskirai, pradžią ir pabaigą, be apvalinimo. Po savaitės suskaičiuokite apdorojimo laiko medianą, 90-ąjį procentilį, išimčių dalį, pasikartojančių žingsnių dalį ir operacijų skaičių per valandą. Griežtas atrankos slenkstis: bent 400–500 operacijų per mėnesį ir bent 20 žmogaus darbo valandų per mėnesį viename procese. Nesurinkus šių rodiklių, bandomasis projektas neturės pakankamos imties ir atsipirkimo.

AIPaveikslėlis sugeneruotas DI.

Pasikartojamumo ir sudėtingumo vertinimas

Įvertinkite kiekvieną procesą dviem balais skalėje 1–5. Pasikartojamumas yra rutininių veiksmų dalis: tas pats kelias, tie patys laukai, tos pačios sistemos. Varginamumas apima klaidas, neatvykimus, darbuotojų kaitą ir eskalacijas; 3 balai reiškia, kad žmonės nuolat skundžiasi, o 5 balai, kad šis procesas verčia juos išeiti iš skyriaus. Ieškokite proceso, kurio pasikartojamumas ≥4, o varginamumas ≥3, kuriame ≥80% atvejų vyksta vienu keliu, apdorojimo laiko mediana yra ≤15 minučių, o išimtys sudaro ≤20%. Pasikartojamumas lemia techninį įgyvendinamumą, varginamumas, atsipirkimo greitį ir komandos palaikymą. Labai varginantis procesas su didele atvejų įvairove yra blogas pirmasis pasirinkimas: DI neturės iš ko mokytis, o poveikio matavimas bus netikslus.

Teisinės išimtys ir atsiperkamumo slenkstis

Nepasirinkite pirmajam bandomajam projektui didelės rizikos procesų iš AI Act III priedo: dalies personalo atrankos, švietimo ir kritinės infrastruktūros, taip pat teisinių pasekmių asmenims sukeliančių sprendimų be žmogaus priežiūros, nurodytų RODO 22 straipsnyje. Atidėkite procesus su neskelbtinais duomenimis be poveikio vertinimo ir sutikimų bei viską, kas baigiasi automatiniu paslaugos atmetimu ar darbuotojo vertinimu. Skaičiavimams taikykite visą darbo valandos kainą 85–130 PLN brutto: atlyginimas, socialinis draudimas, įrankiai, priežiūra. Metines proceso išlaidas apskaičiuosite pagal formulę: operacijos per mėnesį × valandų mediana × tarifas × 12. Bandomasis projektas neturėtų viršyti 30–80 tūkst. PLN neto; rinkitės procesą, kuriame 50% laiko automatizavimas atperka bandomojo projekto kainą per ≤12 mėnesių. Pavyzdys: 400 operacijų per mėnesį, 15 minučių mediana ir 100 PLN/val. tarifas sudaro 10 000 PLN per mėnesį, arba 120 000 PLN per metus; 50% sutaupo 60 000 PLN, o 50 000 PLN bandomasis projektas atsiperka per 10 mėnesių.

AIPaveikslėlis sugeneruotas DI.

Kai kažkas nepavyko

Trys vietos, kur matavimas stringa: išimtys virš 20%, aptarnavimo laiko kintamumo koeficientas virš 0,6 ir daugiau nei 30% vertinamųjų sprendimų. Jei bent vienas pasireiškia, nepasirinkite šio proceso pirmajam bandomajam projektui: verčiau paskaičiuokite, ar įmanoma išskirti vieno kelio bylų pogrupį, ir pakartokite matavimą jame. Antras dažnas trikdis yra išsamių duomenų trūkumas: jei operatorius nefiksuoja pradžios ir pabaigos laiko, grįžkite prie skaičiuoklės su paprastu pradžios ir pabaigos žymėjimu kiekvienai užduočiai, užuot vertinę dienos pabaigoje. Trečias: per maža apimtis suskirsčius pagal bylų tipus. Tuomet sujunkite tipus, kurie eina per tas pačias sistemas, prieš nuspręsdami, kad procesas neatitinka slenksčio. Norėdami atšaukti pakeitimus, pašalinkite nepilnų dienų įrašus ir perskaičiuokite rodiklius švarioje imtyje; pradinę skaičiuoklę palikite nepaliestą, o vertinimą atlikite kopijoje.

Pasirinkus procesą šiuo būdu, AI bandomasis projektas gauna imtį, leidžiančią atskirti modelio poveikį nuo triukšmo, o kiekvienas sprendimo atidėjimo mėnuo kainuoja lygiai tiek, kiek rodo lentelė. Mėnesio mastu anksčiau suskaičiuotas 10 000 PLN darbo vertės procesas suteikia biudžetą bandomajam projektui be spėlionių; esant 400 operacijų ir 20 valandų slenksčiui išvengiate projekto, kuris per metus nesurinks duomenų vertinimui. Tai vienas sprendimas, kurį galima priimti pirmadienį iki pietų.