Una semana de mediciones para seleccionar el primer proceso a automatizar con IA

Esta guía surge de nuestra práctica y no constituye una auditoría a medida de su caso particular: cuanto mayor sea la inversión, más conviene contrastarla con quien conozca sus acuerdos contractuales. En lugar de firmar un piloto de IA a ciegas, medirá durante cinco días laborables varios procesos y elegirá el que resulte viable a nivel económico y técnico. Al final obtendrá un único proceso respaldado por datos: volumen, mediana de tiempo, porcentaje de excepciones y coste por hora de trabajo. Antes de empezar, prepare una lista de 5–8 tareas repetitivas del equipo y asegure el acceso a un sistema donde conste el tiempo de trabajo o el volumen de expedientes del último mes. Si no dispone de permisos para los informes de tiempo, solicite una exportación al administrador del ERP o WFM antes del lunes.

Semana de medición: hoja de cálculo y umbral de entrada

Abra una hoja de cálculo e introduzca en la primera fila los nombres de los campos: fecha, operador, tipo de expediente, hora de inicio, hora de fin, número de sistemas, número de decisiones, tipo y número de excepciones, tiempo de correcciones, datos personales, decisión discrecional. Asigne dos observadores durante 5 días laborables; evite hacerlo solo a final de mes, ya que la presión del cierre suele maquillar las excepciones. Registre cada operación por separado, inicio y fin, sin redondear. Tras una semana, calcule la mediana del tiempo de gestión, el percentil 90, el porcentaje de excepciones, la proporción de pasos repetitivos y el número de operaciones por hora. El umbral mínimo estricto es de al menos 400–500 operaciones al mes y al menos 20 horas de trabajo humano al mes en un solo proceso; por debajo de estas cifras, el piloto carece de muestra suficiente y de retorno.

AIImagen generada por IA.

Evaluación de repetibilidad y fricción operativa

Asigne a cada proceso dos puntuaciones en una escala del 1 al 5. La repetibilidad mide la proporción de pasos rutinarios: misma ruta, mismos campos, mismos sistemas. La criticidad evalúa errores, bajas, rotación y escalados; una nota de 3 indica quejas constantes del equipo, y un 5 que el proceso causa abandonos en el departamento. Busque un proceso con repetibilidad ≥4 y criticidad ≥3, con ≥80% de los casos por una sola ruta, una mediana de tiempo de gestión ≤15 minutos y ≤20% de excepciones. La repetibilidad determina la viabilidad técnica; la criticidad asegura un retorno rápido y el respaldo del equipo. Un proceso muy problemático pero con una gran dispersión de casos es una mala primera elección: la IA carecerá de base de aprendizaje sólida y medir los resultados será inviable.

Exclusiones legales y umbral de rentabilidad

Evite seleccionar para el primer piloto procesos de alto riesgo del anexo III de la AI Act, como ciertas áreas de RR. HH., educación e infraestructuras críticas, así como decisiones con efectos jurídicos sobre personas sin supervisión humana según el art. 22 del RODO. Descarte también procesos con datos sensibles sin evaluación de impacto ni consentimientos, además de todo lo que concluya en una denegación automática de servicio o evaluación del empleado. Para el cálculo, asuma un coste total por hora de trabajo de 85–130 PLN bruto: salario, seguridad social, herramientas y supervisión. Calcule los costes anuales del proceso con la fórmula: operaciones mensuales × mediana de horas × tarifa × 12. El piloto no debe superar los 30.000–80.000 PLN neto; elija un proceso donde automatizar el 50% del tiempo amortice el coste del piloto en ≤12 meses. Ejemplo: 400 operaciones mensuales, mediana de 15 minutos y tarifa de 100 PLN/h equivalen a 10.000 PLN al mes, es decir, 120.000 PLN al año; el 50% supone 60.000 PLN de ahorro y amortiza un piloto de 50.000 PLN en 10 meses.

AIImagen generada por IA.

Resolución de incidencias

Tres factores invalidan la medición: excepciones superiores al 20%, coeficiente de variación del tiempo de atención superior a 0,6 y más del 30% de decisiones discrecionales. Si concurre alguno, descarte ese proceso para el primer piloto; calcule si es viable aislar un subgrupo de casos con un único flujo y repita la medición en él. El segundo error habitual es la falta de datos completos: si el operador no registra las marcas de inicio y fin, recurra a una hoja con registro directo de inicio y parada en cada tarea en lugar de estimaciones al final del día. El tercero es un volumen insuficiente tras segmentar por tipo de caso; en ese caso, unifique los tipos que emplean los mismos sistemas antes de descartar el proceso. Para corregir desviaciones, elimine los registros de jornadas incompletas y recalcule los indicadores sobre la muestra depurada; mantenga intacta la hoja original y analice los datos sobre una copia.

Al seleccionar el proceso mediante este método, el piloto de IA opera sobre una muestra que permite aislar el impacto del modelo frente al ruido, y cada mes de retraso en la decisión cuesta exactamente la cifra de la tabla. A escala mensual, el proceso calculado previamente con un coste operativo de 10.000 PLN define el presupuesto del piloto sin estimaciones arbitrarias; con el umbral de 400 operaciones y 20 horas evita proyectos que tarden un año en generar datos evaluables. Se trata de una decisión que puede tomarse un lunes antes del mediodía.