Bot odpoví do 5 minut a nepošle chybnou cenovou nabídku

Berte tento text jako bezplatný návod od praktiků: skvělý pro začátek a interní diskusi v týmu, nepostačující jako jediný podklad pro zásadní rozhodnutí. Výrobní a servisní firma z Velkopolska o 40 lidech přijímá 60–80 poptávek týdně e-mailem a přes formulář. Donedávna obchodníci ručně přepisovali data do CRM a v pracovní dny odpovídali za 2–4 hodiny. Po 16:00 čekala poptávka na zpracování do rána. Obchodní ředitel požadoval reakci do 5 minut mimo pracovní dobu, ale bez rizika, že bot odešle závaznou nabídku s chybnou částkou. Popisujeme řešení složené ze dvou podobných projektů; čísla vycházejí z jednoho z nich.

AIObraz vygenerovaný přes AI.

Jak to poskládali

Během prvního týdne shromáždili 100 posledních poptávek a označili v nich 5 polí: DIČ, produkt, množství, termín, rozpočet. Ve druhém týdnu nastavili v no-code nástroji práh spolehlivosti extrakce částky na 0,95 a připravili šablonu první odpovědi s výhradou: „automatická kalkulace, potvrdí obchodník“. Ve třetím týdnu spustili na 2 týdny paralelní režim: bot odpovídal a obchodník dostával kopii ke kontrole. Na straně firmy se zapojili obchodní ředitel (6 hodin), IT správce (4 hodiny) a dva obchodníci (každý 3 hodiny).

Účet

Počáteční náklady na no-code nástroj činí 0–3 000 PLN (předplatné 200–500 PLN měsíčně). Integrace s CRM a ERP systémem představuje jednorázově 8 000–20 000 PLN. Provoz stojí 200–800 PLN měsíčně. Úspora: doba první odpovědi klesla ze 3 hodin na 2 minuty mimo pracovní dobu a obchodníci ušetřili 6–8 hodin týdně, které dříve trávili ručním přepisováním. Návratnost při 60 poptávkách týdně a marži 500 PLN na zakázce přichází po 2–3 měsících, pokud bot získá 2–3 dodatečné leady týdně. Výsledek závisí na kvalitě dat v poptávkách a standardizaci produktů. V našich realizacích tento práh fungoval u standardních produktů spolehlivě.

Co se pokazilo

První verze bota odeslala nabídku při spolehlivosti 0,88. Klient poptával 12 palet, systém přečetl 12 kusů a vygeneroval částku 14 000 PLN místo 1 400 PLN. Po tomto incidentu byl práh zvýšen na 0,95 a každou částku nad 5 000 PLN předává bot ke schválení obchodníkovi. Druhá úprava se týkala chybějícího DIČ: bot žádal o DIČ, klient odpověděl po pracovní době, bot žádal znovu. Nyní se při absenci DIČ odesílá pouze potvrzení o přijetí bez kalkulace ceny. Třetí bod: upozornění „automatická kalkulace“ bylo na konci zprávy a klient považoval odpověď za závaznou. Přesunuli jsme je do první věty a v souladu s AI Act bot informuje o tom, že odpovídá automatický asistent, nejpozději při první interakci.

AIObraz vygenerovaný přes AI.

Co bychom udělali jinak

Začali bychom od 200 poptávek, nikoli 100, protože teprve při tomto počtu se projeví varianty množství a jednotek. Otestovali bychom práh 0,97 pro částku a hodnotu 0,95 ponechali pro DIČ a termín. Přidali bychom pravidlo: každá částka nad 5 000 PLN bez DPH vyžaduje schválení obchodníka, bez ohledu na spolehlivost modelu. Měřili bychom nejen čas první odpovědi, ale i podíl předání člověku a počet oprav po odeslání. Tyto hranice vycházejí z našich implementací, nikoli ze zákona: konečné rozhodnutí doporučujeme konzultovat s právníkem. V sekci naše služby popisujeme, jak nastavujeme prahy extrakce.

Tento scénář dává smysl ve firmách s 20–100 poptávkami týdně, opakujícím se sortimentem a ceníkem, kde je chyba v částce nákladná, ale nikoli katastrofální. Nehodí se pro individuální projekty, kalkulace nad 50 000 PLN ani při malém počtu poptávek, kdy je ruční odpověď rychlejší než konfigurace. Automatická reakce do 5 minut je provozní cíl, nikoli záruka: při prahu 0,95 a blokování částek nad 5 000 PLN však riziko chybné kalkulace klesá na kontrolovatelnou úroveň.