Implementace oběhu faktur ve firmě se 40 zaměstnanci: 29 000 PLN a 9 měsíců

Toto je návod z naší praxe, nikoli analýza na míru vaší situaci: čím vyšší je částka, tím více se vyplatí konzultovat ji s někým, kdo zná vaše smlouvy. Automatický oběh faktur ve výrobní firmě o 40 lidech stojí jednorázově od 22 000 do 40 000 PLN. Předplatné činí dalších 679 až 1 200 PLN bez DPH měsíčně. Implementace trvá 15–20 pracovních dnů. Měsíční úspory dosahují 4 000–6 000 PLN, především v čase účetní a schvalovatelů. Bod zvratu nastává po 5–9 měsících.

AIObraz vygenerovaný přes AI.

Kde se to bere

Většinu nákladů netvoří licence, ale konfigurace a integrace. Systém se musí propojit se skladovým a mzdovým softwarem. Při 40 lidech obvykle stačí 10–15 uživatelských licencí, každá integrace však stojí 2 000–6 000 PLN. K tomu se přidává migrace dat, mapování polí a školení 3–5 osob z účtárny a administrativy.

Základní ceny odpovídají trhu. Například ceník Saldeo začíná předplatné od několika desítek zlotých za uživatele, implementace a integrace se však účtují zvlášť. Banqup ukazuje podobný model: nízký měsíční poplatek, počáteční implementační služby zvlášť. Celkové náklady za první rok se proto málokdy vejdou do samotného předplatného.

AIObraz vygenerovaný přes AI.

Jak s tím naložit u vás

Nejprve spočítejte počet faktur za měsíc a počet osob ve schvalovacím procesu. Poté vyberte systém, který již nabízí hotové integrace s vaším ERP. Třetím krokem je objednání implementačního auditu: dodavatel musí předložit seznam kroků s rozpadem nákladů: mapování polí, testy, školení. Ověřte, zda cena zahrnuje migraci dat a konfiguraci workflow.

Kdy to NEBUDE fungovat

Pokud faktury přicházejí hlavně v papírové podobě a firma nemá síťový skener ani disciplínu při číslování dokumentů, systém práci zpomalí, místo aby ji zrychlil. Ruční skenování může zabrat více času než stávající schvalování. Druhá hranice: méně než 200 faktur měsíčně, kdy úspory nepokryjí předplatné ani náklady na údržbu. Třetí: absence jedné odpovědné osoby za proces na straně firmy. Bez ní se implementace protáhne z 15 na 40 dnů.

V HEXART pomáháme spočítat návratnost ještě před rozhodnutím. Prověříme oběh dokumentů ve firmě, naceníme integrace a provedeme vás implementací od mapování polí po testování. Podrobnosti najdete na stránce služeb.