Urzędowe pismo w 60-osobowej spółce: lokalny AI sortuje je do 24 godzin

Poniżej praktyczny poradnik, a nie rozstrzygnięcie konkretnej sprawy — przy większych kwotach warto go przepuścić przez własnego doradcę. Pismo z ZUS wpływa do skrzynki e-Doręczeń o 7:41. O 8:00 sekretariat widzi je już w folderze Kadry i płace, z wyliczonym terminem na odpowiedź i propozycją osoby odpowiedzialnej. W 60-osobowej spółce produkcyjnej to nie jest scenariusz z broszury. To lokalny klasyfikator AI podłączony do jednej firmowej skrzynki ADE przez API.

AIAI-generated image.

Skąd to się bierze

Właściwy model dla spółki z o.o. zatrudniającej 60 osób to jedna firmowa skrzynka ADE z wieloma użytkownikami. Ministerstwo Cyfryzacji potwierdza, że skrzynkę można integrować przez UA API. Wersja produkcyjna to UA API 3, a SE API 2–4 służy do wyszukiwania adresów w bazie BAE.

Bez ręcznego skanowania przepływ wygląda tak: e-Doręczenia → API → DMS wewnętrzny → lokalny OCR na serwerze spółki → klasyfikator LLM → reguły terminów → przydział do działu. Załączniki w formie obrazu czy skanu bez warstwy tekstowej przechodzą przez lokalny model OCR, np. GLM-OCR przez Ollamę.

Co z tym zrobić u siebie

Pierwszy ruch to sprawdzenie, czy spółka ma aktywny adres ADE w bazie BAE. Obowiązek dla firm z KRS przed 1 stycznia 2025 r. obowiązuje od 1 kwietnia 2025 r.. Kolejny krok to wybór systemu DMS: Comarch DMS od wersji 2024.1.0 ma udokumentowaną integrację, a enova365 oferuje moduł e-Doręczenia.

AIAI-generated image.

Lokalny klasyfikator można uruchomić na serwerze z pojedynczym GPU za 25–40 tys. zł jednorazowo. Miesięczne utrzymanie to koszt prądu i back-upu — w praktyce 300–600 zł. Uruchomienie całości: 4–6 tygodni. Klasyfikator zwraca pola: `typ_pisma`, `organ`, `sygnatura`, `termin`, `adresat_wewnętrzny`, `priorytet`, `pewność_AI`.

Kiedy to NIE zadziała

Model lokalny nie zastąpi człowieka przy pismach z niską pewnością klasyfikacji albo konfliktem terminów. Nie sprawdzi się też bez porządnego rejestru zastępstw — jeśli administrator skrzynki jest na urlopie, a zaproszenie nowego użytkownika wygasa po 14 dniach, obieg staje.

W spółce bez wewnętrznego regulaminu obiegu korespondencji AI tylko dodaje hałasu. Potrzebna jest najpierw prosta procedura: kontrola skrzynki codziennie, rejestr daty wpływu, właściciel sprawy, osoba odpowiedzialna za odpowiedź, archiwizacja dowodów. To podstawa, bez której żaden klasyfikator nie przyspieszy pracy.

Asystenta warto wdrażać po potwierdzeniu integracji z konkretną wersją DMS u producenta. Niektóre systemy komunikują się jeszcze z wycofanymi wersjami API. W praktyce HEXART sprawdza to w środowisku testowym INT przed uruchomieniem produkcyjnym — tam, gdzie łączymy skrzynkę e-Doręczeń z lokalnym AI i obiegiem dokumentów.