Lokalny protokolant zarządu kosztuje 18–32 tys. zł i trwa 3–5 tygodni

Zapisujemy tu, jak takie rzeczy wyglądają u nas na wdrożeniach — to otwarty poradnik, a nie opinia przygotowana pod Twoją firmę, więc ostatnie słowo zostaw swojemu prawnikowi. W 40-osobowej spółce z o.o. posiedzenia zarządu odbywają się co dwa tygodnie, a protokół po nich zostaje u sekretarza albo asystentki zarządu. Problem to 2–4 godziny redakcji po każdym spotkaniu oraz obawa, że nagranie z uchwałami trafi do notatnika w chmurze, którego serwer jest poza spółką. Lokalny protokolant nie likwiduje tego pierwszego dnia, ale daje się przetestować w tydzień bez nowych faktur.

AIAI-generated image.

Kluczowa granica to 10 posiedzeń miesięcznie. Przy mniejszej liczbie spółka zwykle zostaje przy ręcznym protokole i jednej osobie do korekty. Poniżej podaję ruchy, które da się zrobić w tygodniu roboczym, oraz koszt całości: 18 000–32 000 zł netto za serwer GPU i lokalny zestaw ASR+LLM, z uruchomieniem w 3–5 tygodni.

What you can do this week

Pierwszy ruch to pilotaż na pięciu archiwalnych nagraniach — 2 godziny dla sekretarza, 0 zł. Drugi to wybór lokalnego ASR i LLM — jeden dzień pracy IT; punktem wyjścia bywa Whisper odpalony lokalnie, 0 zł. Trzeci to zatwierdzenie szablonu protokołu z art. 222 i 223 Kodeksu spółek handlowych — 1 godzina prawnika w ramach stałej obsługi, 0 zł. Czwarty to test retencji i uprawnień na katalogu testowym — 4 godziny administratora IT, 0 zł. Piąty to opis wymagań dla ofert — 1 godzina dyrektora operacyjnego, 0 zł.

What to avoid doing right away

Nie zaczynać od Fireflies.ai ani Microsoft Teams Premium — oba spisują po polsku, ale nagranie opuszcza infrastrukturę spółki, co przy uchwałach zwykle nie przechodzi wewnętrznej oceny. Nie podpisywać od razu umowy na system klasy nAxiom z 11-tygodniowym uruchomieniem, zanim nie ma pięciu transkrypcji testowych. Nie kupować serwera GPU po pierwszej prezentacji producenta. I nie zlecać pełnego audytu RODO jako pierwszego kroku — najpierw sprawdza się jakość transkrypcji i czas korekty, a obowiązki z RODO uwzględnia w scenariuszu retencji.

AIAI-generated image.

How to verify it works after two weeks

Po dwóch tygodniach od pilotażu licz minuty korekty na godzinę nagrania. Przy dobrym lokalnym ASR i szablonie czas korekty mieści się z reguły w 20–40 minut na godzinę zapisu. Z pięciu archiwalnych posiedzeń wyciągnij średnią. Wynik poniżej 30 minut oznacza, że zestaw ma sens i można przejść do wyceny serwera. Wynik powyżej 40 minut to sygnał, żeby się wycofać z zakupu i poprawić ASR albo szablon, zanim wyda się pieniądze.

HEXART zaczyna od pilotażu i testu retencji, nie od sprzedaży serwera. Jeśli po pięciu nagraniach chcesz to oddać na zewnątrz, pomagamy dobrać lokalny ASR i LLM, skonfigurować serwer oraz odebrać całość na danych testowych. Szczegóły znajdziesz na hexart.pl.