Sąskaitų faktūrų valdymo sistemos diegimas 40 darbuotojų įmonėje: 29 000 PLN ir 9 mėnesiai

Tai praktinis gidas, o ne individuali ekspertizė jūsų situacijai: kuo didesnė suma, tuo svarbiau ją aptarti su specialistu, žinančiu jūsų sutartis. Automatizuota sąskaitų faktūrų apyvarta 40 darbuotojų gamybos įmonėje vienkartinai kainuoja nuo 22 000 iki 40 000 PLN. Prenumerata papildomai kainuoja nuo 679 iki 1 200 PLN be PVM per mėnesį. Diegimas trunka 15–20 darbo dienų. Mėnesio sutaupymas siekia 4 000–6 000 PLN, daugiausia buhalterės ir tvirtinančių asmenų darbo laiko sąskaita. Atsipirkimo taškas pasiekiamas po 5–9 mėnesių.

AIPaveikslėlis sugeneruotas DI.

Iš kur tai kyla

Didžiąją dalį išlaidų sudaro ne licencijos, o konfigūravimas ir integracija. Sistema turi jungtis su sandėlio bei darbo užmokesčio ir personalo valdymo programomis. Įmonėje su 40 darbuotojų dažniausiai pakanka 10–15 naudotojų licencijų, tačiau kiekviena integracija kainuoja 2 000–6 000 PLN. Prie to prisideda duomenų migravimas, laukų susiejimas ir 3–5 apskaitos bei administracijos darbuotojų mokymai.

Bazinės kainos atitinka rinkos lygį. Pavyzdžiui, Saldeo kainyne prenumerata prasideda nuo keliolikos zlotų už naudotoją, tačiau diegimas ir integracijos vertinami atskirai. Banqup taiko panašų modelį: nedidelis mėnesio mokestis, o pradinės diegimo paslaugos apmokestinamos papildomai. Todėl visos pirmųjų metų išlaidos retai apsiriboja vien prenumeratos kaina.

AIPaveikslėlis sugeneruotas DI.

Ką su tuo daryti pas save

Pirmiausia suskaičiuokite sąskaitų faktūrų skaičių per mėnesį ir asmenų skaičių tvirtinimo grandinėje. Tada pasirinkite sistemą, kuri jau turi paruoštas integracijas su jūsų ERP. Trečias žingsnis: užsakykite diegimo auditą. Tiekėjas turi pateikti etapų sąrašą su kainomis: laukų susiejimas, testavimas, mokymai. Patikrinkite, ar į kainą įeina duomenų migravimas ir darbo eigos (workflow) konfigūravimas.

Kada tai NESUVEIKS

Jei sąskaitos faktūros dažniausiai gaunamos popieriniu formatu, o įmonė neturi tinklo skenerio bei dokumentų numeravimo tvarkos, sistema sulėtins darbą, o ne paspartins. Rankinis skenavimas gali užimti daugiau laiko nei dabartinis tvirtinimas. Antra riba: mažiau nei 200 sąskaitų faktūrų per mėnesį, nes tuomet sutaupytos lėšos nepadengs prenumeratos ir priežiūros kaštų. Trečia: vieno atsakingo asmens už procesą įmonės pusėje nebuvimas. Be jo diegimas užsitęsia nuo 15 iki 40 dienų.

HEXART padeda apskaičiuoti atsiperkamumą prieš priimant sprendimą. Įvertiname dokumentų apyvartą įmonėje, įkainojame integracijas ir atliekame diegimą nuo laukų susiejimo iki testavimo. Išsamesnę informaciją rasite paslaugų puslapyje.