Zavedenie obehu faktúr vo firme so 40 zamestnancami: 29 000 PLN a 9 mesiacov

Toto je sprievodca z našej praxe, nie odborný posudok na mieru vašej situácii. Čím vyššie sú stávky, tým viac sa oplatí porovnať ho s niekým, kto pozná vaše zmluvy. Automatický obeh faktúr vo výrobnej firme so 40 zamestnancami stojí jednorazovo od 22 000 do 40 000 PLN. Predplatné predstavuje ďalších od 679 do 1 200 PLN net mesačne. Implementácia trvá 15–20 pracovných dní. Mesačné úspory dosahujú 4 000–6 000 PLN, najmä v čase účtovníčky a schvaľovateľov. Bod zvratu nastáva po 5–9 mesiacoch.

AIObraz vygenerovaný cez AI.

Odkiaľ to pramení

Väčšinu nákladov netvoria licencie, ale konfigurácia a integrácia. Systém sa musí prepojiť so skladovým a mzdovým softvérom. Pri 40 zamestnancoch zvyčajne stačí 10–15 používateľských licencií, ale každá integrácia predstavuje 2 000–6 000 PLN. K tomu patrí migrácia údajov, mapovanie polí a školenie 3–5 osôb z účtovníctva a administratívy.

Základné ceny zodpovedajú trhu. Napríklad cenník Saldeo začína predplatné od niekoľkých desiatok zlotých za používateľa, no implementácia a integrácie sú nacenené samostatne. Banqup vykazuje podobný model: nízky mesačný poplatok, úvodné implementačné služby navyše. Preto sa celkové náklady za prvý rok zriedka zmestia do samotného predplatného.

AIObraz vygenerovaný cez AI.

Ako postupovať vo vlastnej firme

Najprv spočítajte počet faktúr mesačne a počet osôb v schvaľovacom procese. Potom vyberte systém, ktorý už má hotové integrácie s vaším ERP. Tretím krokom je objednanie implementačného auditu. Dodávateľ by mal poskytnúť zoznam krokov s nákladmi: mapovanie polí, testy, školenie. Skontrolujte, či cena zahŕňa migráciu údajov a konfiguráciu workflow.

Kedy to NEBUDE fungovať

Ak faktúry prichádzajú hlavne v papierovej forme a firma nemá sieťový skener ani disciplínu v číslovaní dokumentov, systém proces spomalí, nie zrýchli. Manuálne skenovanie dokáže zabrať viac času než súčasné schvaľovanie. Druhá hranica: menej ako 200 faktúr mesačne. Vtedy úspory nepokryjú predplatné a náklady na údržbu. Tretia: chýbajúca jedna zodpovedná osoba za proces na strane firmy. Bez nej sa implementácia predĺži z 15 na 40 dní.

V HEXART pomáhame spočítať návratnosť ešte pred prijatím rozhodnutia. Analyzujeme obeh dokumentov vo firme, oceňujeme integrácie a vedieme implementáciu od mapovania polí až po testy. Podrobnosti nájdete na stránke služieb.