Ga naar inhoud
Plan een afspraak

Procedures binnen handbereik

Bedrijfskennis in één chat

Een nieuwe medewerker vraagt naar een procedure en ontvangt direct antwoord uit het juiste document, inclusief bronlink. Managers fungeren niet langer als zoekmachine voor de afdeling en vastgelegde kennis blijft behouden bij vertrek van personeel.

Vraag een offerte aanBekijk hoe het werkt

In de praktijk

Kennis blijft binnen het bedrijf

De meest voorkomende vragen in bedrijven tot 100 medewerkers gaan over zaken die al eerder zijn vastgelegd: klachten, verlof, factuurcorrecties, machineconfiguraties. Het antwoord bestaat al, maar zit verstopt in een bijlage van twee jaar geleden.

Wij implementeren documentzoekfuncties en een chat die de bron vermeldt, zodat medewerkers zelf controleren of een procedure nog actueel is. We starten met één afdeling en enkele honderden bestanden. Na een maand is duidelijk welke vragen terugkeren en welke instructies herziening vereisen.

De database groeit stapsgewijs. Terugkerende besluiten vat het systeem samen tot conclusies en weegt ze op basis van meetbaar resultaat.

Alleen tekst beslaat doorgaans 5 MB. De database groeit naar 1–8 GB zodra afbeeldingen en contextueel gelezen instructievideo's worden toegevoegd.

Gegevens van medewerkers en klanten blijven op uw eigen accounts. Samen bepalen we wie toegang heeft en wie verantwoordelijk is voor het actualiseren van de inhoud.

  • Hoe het werkt

    Het systeem indexeert uw procedures, instructies en notities, beantwoordt vragen met een passage uit het specifieke bestand en toont de bijbehorende paginanummers. Ontbreekt het antwoord in de documenten, dan meldt het systeem dit direct zonder te gissen.

  • Waarmee het integreert

    Vragen stellen gebeurt in de vertrouwde werkomgeving: Slack, Teams of de browser. De bronnen zijn bestanden uit SharePoint, Google Drive, Confluence en gescande pdf's. De bestanden blijven op hun plek, we migreren ze niet naar een nieuw systeem.

  • Wie beslist

    Toegangsrechten volgen die van uw opslag: wie geen toegang heeft tot de HR-map, krijgt daaruit geen antwoorden. Elke vraag en elk geciteerd document komt in een logboek, en de contenteigenaar bepaalt wat in de database wordt opgenomen.

Probleem

Vraagt een nieuwe medewerker voor de derde keer hetzelfde?

HEXART oplossing

De HEXART-kennischat antwoordt met een citaat uit uw procedure en een link naar het bestand, zodat de medewerker direct de bron controleert. Waar teams een gezamenlijk geheugen gebruiken in plaats van persoonlijke mappen, noteerden we een stijging van de verkooprendement met 15–75%, afhankelijk van de sector.

Bekijk dit met uw eigen documenten

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Moeten documenten worden overgezet naar een nieuw systeem?

Nee. De bronnen zijn bestanden uit SharePoint, Google Drive, Confluence en gescande pdf's. Deze blijven op hun huidige locatie. Vragen worden gesteld via de vertrouwde tools van uw team: Slack, Teams of de browser.

Hoe weet u zeker dat een antwoord actueel is?

Het systeem antwoordt met een zin uit een specifiek bestand en toont de pagina van herkomst, zodat de medewerker direct controleert of de procedure nog actueel is. Ontbreekt het antwoord in de documenten, dan meldt het systeem dit direct in plaats van te gokken.

Krijgt iedereen alle documenten te zien?

Nee. De toegangsrechten volgen die van uw eigen schijf: wie geen toegang heeft tot de HR-map, krijgt daaruit geen antwoorden. Elke vraag en elk geciteerd document worden gelogd, en de contenteigenaar bepaalt wat er in de kennisbank wordt opgenomen.

Waar beginnen we en hoe groot is zo'n kennisbank?

Bij één afdeling en enkele honderden bestanden. Na een maand is duidelijk welke vragen het vaakst terugkeren en welke instructies aanpassing vereisen. Alleen de tekst beslaat meestal 5 MB. Met afbeeldingen en instructievideo's groeit de database naar 1–8 GB.

Vrijblijvend gesprek

Plan een workshop met Paul

Dertig minuten of een volledige workshop, de keuze is aan u. Reserveer direct een moment in de agenda en ontvang meteen een bevestiging.

Plan een afspraakBelt u liever? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Oprichter van HEXART

Contact

Bespreek uw project met ons

We tonen een werkende oplossing voordat we erover uitweiden. Geef aan wat u nodig heeft: film, een XR-wereld, een AI-systeem of merkidentiteit.

Schrijf of bel ons

Enkele zinnen volstaan: wat er moet komen, voor wanneer en voor wie.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefoon
+48 662 016 430
Adres
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Stuur een e-mailBel ons

Overzicht van implementaties

Verwante systemen en tools

Bekijk het volledige overzicht

  • Lokale kennisbank op de server (RAG)

    Contracten, technische documentatie en correspondentie die volgens bedrijfsbeleid niet naar de cloud mogen, doorzoekt u via chat. Het model en de index draaien in uw eigen rack. Eén machine verwerkt gelijktijdig 5 tot 20 eenvoudige query's binnen een venster van 100 tot 1.000 ms. Een extra server verdubbelt deze capaciteit.

  • Automatisering van het verkoopproces

    Aanvragen komen binnen via webformulieren, e-mail en telefoon, waarna reacties vaak wachten tot iemand tijd heeft. Wij bundelen dit tot één gestroomlijnd proces: het systeem structureert de aanvragen en genereert een concept, de accountmanager controleert en verstuurt.

  • AI-assistent voor zakelijke e-mail

    Een zakelijke inbox ontvangt dagelijks honderden berichten, terwijl slechts enkele tientallen een beslissing vereisen. De assistent structureert berichten per dossier, koppelt eerdere correspondentie en zet concepten klaar ter controle. Bij onze implementaties bespaart een accountmanager hiermee 40–90 minuten per dag.

  • AI-consulting en implementaties voor bedrijven

    De meeste bedrijven hebben geen driejarige AI-strategie nodig, maar een concreet startpunt voor dit kwartaal. We analyseren processen, selecteren één traject met het snelste resultaat en begeleiden dit tot een werkende implementatie.

  • SEO-contentgenerator voor blogs

    Waardevolle commerciële kennis zit in de hoofden van uw medewerkers en niet op het blog, omdat niemand een halve dag de tijd heeft om artikelen te schrijven. Wij leggen deze kennis eenmalig vast, waarna het systeem gerichte concepten genereert rond specifieke zoektermen.