Procedimentos acessíveis
Conhecimento da empresa num único chat
Um novo colaborador pergunta sobre um procedimento e obtém resposta a partir de um documento concreto, com ligação para a fonte original. O gestor deixa de funcionar como motor de busca da equipa, e o conhecimento documentado permanece na empresa quando alguém sai.
Na prática
O conhecimento permanece na empresa
As perguntas mais frequentes numa empresa até 100 pessoas referem-se a temas já documentados: reclamações, férias, correções de faturas, configuração de máquinas. A resposta existe, mas está num anexo de há dois anos.
Implementamos a pesquisa nos seus documentos e um chat que indica a fonte, para que o colaborador verifique se o procedimento continua atualizado. Começamos com um departamento e algumas centenas de ficheiros. Após um mês, identifica-se as perguntas mais frequentes e as instruções a rever.
A base cresce de forma incremental. O sistema sintetiza acordos recorrentes em conclusões e pondera-os consoante a sua aplicação gere resultados mensuráveis.
O texto isolado ocupa normalmente até 5 MB, atingindo 1–8 GB quando inclui imagens e tutoriais em vídeo analisados no respetivo contexto.
Os dados de colaboradores e clientes permanecem nas suas contas. Definimos consigo quem tem acesso e quem é responsável pela atualização de conteúdos.
Como funciona
O sistema indexa procedimentos, instruções e notas internas. Responde com frases extraídas do ficheiro de origem e indica a página exata da referência. Na ausência de resposta documental, assume-o diretamente sem especular.
Com o que se integra
Coloque perguntas nas plataformas habituais da equipa: Slack, Teams ou no navegador. As fontes incluem ficheiros do SharePoint, Google Drive, Confluence e PDFs digitalizados. Os ficheiros permanecem no local de origem, sem migrações para um novo sistema.
Quem decide
As permissões replicam as do seu armazenamento: utilizadores sem acesso à pasta de RH não recebem respostas dessa pasta. Todas as perguntas e documentos citados entram num registo, e o responsável pelo conteúdo define o que integra a base.
Problema
Um novo colaborador faz a mesma pergunta pela terceira vez?
Solução HEXART
O chat de conhecimento HEXART responde com citações dos seus procedimentos e hiperligações para os ficheiros, permitindo ao colaborador verificar a fonte. Em equipas com base partilhada em vez de pastas isoladas, registámos aumentos de 15–75% na eficiência de vendas, dependendo do setor.
Veja o sistema aplicado aos seus documentosPerguntas e respostas
Perguntas frequentes
É necessário migrar os documentos para um novo sistema?
Não. As fontes são os ficheiros do SharePoint, Google Drive, Confluence e PDFs digitalizados, mantendo-se no local de origem. As perguntas são colocadas onde a equipa já trabalha: Slack, Teams ou no navegador.
Como saber se a resposta está atualizada?
O sistema responde com frases de um ficheiro específico e indica a página exata da citação, permitindo ao colaborador confirmar se o procedimento se mantém em vigor. Quando a resposta não consta dos documentos, informa diretamente sem especular.
Todos os utilizadores têm acesso a todos os documentos?
Não. As permissões replicam as do vosso disco: quem não tem acesso à pasta de RH não recebe respostas a partir dela. Cada pergunta e documento citado ficam registados, e o proprietário do conteúdo decide o que entra na base.
Por onde começamos e qual é o tamanho de uma base de conhecimento deste tipo?
Por um departamento e algumas centenas de ficheiros. Após um mês, torna-se claro quais as perguntas mais frequentes e que instruções precisam de revisão. O texto isolado ocupa normalmente até 5 MB. Com imagens e gravações tutoriais, a base passa para 1–8 GB.
Conversa sem compromisso
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Fundador da HEXART
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