Ga naar inhoud
Plan een afspraak

E-mail onder controle

Een e-mailassistent die verzendt nooit zelfstandig

Een zakelijke inbox ontvangt dagelijks honderden berichten, terwijl slechts enkele tientallen een beslissing vereisen. De assistent structureert berichten per dossier, koppelt eerdere correspondentie en zet concepten klaar ter controle. Bij onze implementaties bespaart een accountmanager hiermee 40–90 minuten per dag.

Vraag een offerte aanBekijk hoe het werkt

In de praktijk

Concept in plaats van verzonden bericht

De grootste tijdsinvestering bij zakelijke e-mail is niet het schrijven, maar het lezen en prioriteren.

De assistent verzorgt de eerste selectie. Hij verdeelt berichten over dossiers, haalt ordernummers en bedragen uit bijlagen en koppelt nieuwe e-mails aan bestaande threads.

Hij stelt conceptantwoorden op in de tone of voice van uw team. Er verlaat niets de inbox totdat een medewerker op verzenden klikt.

Bij onze implementaties bespaart een accountmanager doorgaans 40–90 minuten per dag: de meeste winst zit in herhaalde vragen, minder bij onderhandelingen. Inhoud en klantadressen zijn persoonsgegevens. Vanaf dag één leggen we vast wie toegang heeft tot specifieke mappen en hoe lang logbestanden bewaard blijven.

  • Hoe het werkt

    De assistent leest binnenkomende berichten en wijst ze toe aan een categorie: offerteaanvraag, klacht, factuur of sollicitatie. Vervolgens schrijft hij een concept op basis van eerdere reacties van het team. Het concept staat klaar in uw eigen inbox, niet in een extern portaal.

  • Waarmee het integreert

    Werkt binnen uw huidige e-mailomgeving: Microsoft 365, Google Workspace of een eigen IMAP-server. We migreren geen archieven naar externe software; regels en labels blijven behouden in de vertrouwde e-mailclient van uw team.

  • Wie beslist

    Het verzenden gebeurt handmatig door uw team. De assistent heeft geen bevoegdheid om berichten te versturen of e-mails te verwijderen. U ziet direct op welke eerdere berichten het concept is gebaseerd. Verwerking van correspondentie vindt uitsluitend plaats op de contractueel vastgelegde infrastructuur.

Probleem

Kost uw inbox u dagelijks de eerste twee werkuren?

HEXART oplossing

De assistent verwerkt uw e-mail vooraf, ordent berichten per dossier en zet conceptantwoorden klaar. U controleert, past aan en verstuurt. Of verwijdert het concept als de situatie om een andere toon vraagt.

Bekijk de assistent in uw eigen inbox

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd per dag wint een accountmanager terug?

Bij onze implementaties doorgaans 40 tot 90 minuten per dag. De meeste tijdswinst zit bij repeterende aanvragen, de minste bij onderhandelingen.

Verstuurt de assistent zelfstandig e-mails?

Nee. De assistent heeft geen rechten om berichten te verzenden of items uit de inbox te verwijderen. Het concept staat klaar in uw inbox, een medewerker verstuurt het bericht.

Moet het e-mailarchief worden gemigreerd?

Nee. De assistent werkt direct in uw huidige omgeving: Microsoft 365, Google Workspace of een eigen IMAP-server. Regels en labels blijven behouden in de e-mailclient die uw team al jaren gebruikt.

Hoe zit het met persoonsgegevens in de e-mails?

Inhoud en e-mailadressen zijn persoonsgegevens. Daarom leggen we direct op dag één vast wie toegang heeft tot welke mappen en hoe lang logs worden bewaard. We verwerken correspondentie op de contractueel vastgelegde infrastructuur.

Vrijblijvend gesprek

Plan een workshop met Paul

Dertig minuten of een volledige workshop, de keuze is aan u. Reserveer direct een moment in de agenda en ontvang meteen een bevestiging.

Plan een afspraakBelt u liever? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Oprichter van HEXART

Contact

Bespreek uw project met ons

We tonen een werkende oplossing voordat we erover uitweiden. Geef aan wat u nodig heeft: film, een XR-wereld, een AI-systeem of merkidentiteit.

Schrijf of bel ons

Enkele zinnen volstaan: wat er moet komen, voor wanneer en voor wie.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefoon
+48 662 016 430
Adres
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Stuur een e-mailBel ons

Overzicht van implementaties

Verwante systemen en tools

Bekijk het volledige overzicht

  • Automatisering van het verkoopproces

    Aanvragen komen binnen via webformulieren, e-mail en telefoon, waarna reacties vaak wachten tot iemand tijd heeft. Wij bundelen dit tot één gestroomlijnd proces: het systeem structureert de aanvragen en genereert een concept, de accountmanager controleert en verstuurt.

  • AI-agents via chat en telefoon

    Een groot deel van de tickets bij de klantenservice bestaat uit dezelfde vragen over orderstatus, facturen en levertijden. Een AI-agent beantwoordt deze op basis van uw documentatie en handelt in onze implementaties 30–60% van deze vragen zelfstandig af. De rest wordt direct overgedragen aan een medewerker, inclusief de volledige context.

  • Dashboard en directie-assistent

    Discussies over welk rapport klopt, kosten meer tijd dan de verslaglegging zelf. Dit dashboard verzamelt data uit uw bestaande systemen en toont bij elk cijfer direct de bron en het tijdstip van ophalen. Het dashboard ververst binnen de API-limieten, desgewenst elke minuut.

  • Interne kennisbank voor het team

    Een nieuwe medewerker vraagt naar een procedure en ontvangt direct antwoord uit het juiste document, inclusief bronlink. Managers fungeren niet langer als zoekmachine voor de afdeling en vastgelegde kennis blijft behouden bij vertrek van personeel.

  • Versleutelde zakelijke messenger met AI

    Overnameplannen, salarisonderhandelingen en personeelszaken gaan nu vaak via messengers waarvan niemand de voorwaarden heeft gelezen. Wij richten een beveiligd kanaal in: een server op uw eigen locatie, end-to-end encryptie en een AI-assistent binnen hetzelfde netwerk.