Levelezés kézben tartva
E-mail asszisztens, amely nem küld levelet önállóan
A vállalati postafiókba naponta több száz üzenet érkezhet, miközben döntést csak alig tucatnyi igényel. Az asszisztens ügyek szerint rendezi őket, csatolja az előzményeket, és piszkozatot készít az ellenőrzéshez. Bevezetéseink során az értékesítők így rendszerint napi 40–90 percet takarítanak meg.
A gyakorlatban
Piszkozat az elküldött levél helyett
A céges levelezés legnagyobb költsége nem az írás, hanem az olvasás és a sürgős ügyek kiválogatása.
Az asszisztens elvégzi az első szűrést. Ügyek szerint rendezi az üzeneteket, kigyűjti a mellékletekből a rendelésszámokat és az összegeket, valamint összefűzi az új e-mailt a korábbi előzménnyel.
A csapata megszokott stílusában készíti elő a választ. Semmi sem hagyja el a postafiókot, amíg a csapat egy tagja rá nem kattint a küldés gombra.
Bevezetéseink során az értékesítők általában napi 40–90 percet takarítanak meg: a legtöbbet az ismétlődő megkereséseknél, a legkevesebbet a tárgyalások során. Az ügyfelek adatai és címei személyes adatok. Az első napon rögzítjük, ki melyik mappához fér hozzá, és mennyi ideig őrizzük meg a naplófájlokat.
Hogyan működik
Az asszisztens átolvassa a beérkező üzenetet, és ügytípushoz rendeli: ajánlatkérés, reklamáció, számla, toborzás. Ezután a csapat korábbi válaszai alapján piszkozatot ír. A piszkozat a postafiókban várja, nem egy külső felületen.
Mivel integrálható
Az Ön meglévő levelezőrendszerében működik: Microsoft 365, Google Workspace vagy saját IMAP szerver. Nem helyezzük át az archívumot külső alkalmazásba, a szabályok és a címkék pedig megmaradnak a csapat által évek óta használt levelezőprogramban.
Ki dönt
A küldésre a csapata egyik tagja kattint rá. Az asszisztensnek nincs jogosultsága levelet elküldeni vagy bármit törölni a postafiókból. Látható, mely korábbi e-mailekre épült a piszkozat, a levelezést pedig a szerződésben meghatározott infrastruktúrán dolgozzuk fel.
Probléma
A postafiók felemészti a munkanapja első két óráját?
A HEXART megoldása
Az asszisztens átnézi a leveleket Ön előtt, ügyek szerint rendezi őket, és előkészíti a válaszokat. Ön csak elolvassa, javítja és elküldi. Vagy törli a piszkozatot, ha az ügy más hangnemet kíván.
Tekintse meg az asszisztenst saját levelezésébenGyakori kérdések
Gyakori kérdések
Mennyi időt nyer vissza naponta az értékesítő?
Bevezetéseink során általában napi 40-90 percet. A legtöbbet az ismétlődő megkereséseknél, a legkevesebbet a tárgyalásoknál.
Küld-e az asszisztens e-maileket önállóan?
Nem. Nincs jogosultsága üzenetek küldésére vagy a postafiók tartalmának törlésére. A piszkozat az Önök fiókjában várakozik, a küldésre a csapat tagja kattint.
Szükséges-e a levelezési archívum átköltöztetése?
Nem. Az asszisztens az Önök meglévő levelezőrendszerében működik: Microsoft 365, Google Workspace vagy saját IMAP szerver. A szabályok és címkék megmaradnak a csapat által évek óta használt levelezőkliensben.
Mi történik a levelek szövegében szereplő személyes adatokkal?
A tartalmak és az ügyfelek címei személyes adatok, ezért már az első nap rögzítjük, ki mely mappákhoz férhet hozzá, és mennyi ideig tároljuk a naplófájlokat. A levelezést a szerződésben meghatározott infrastruktúrán dolgozzuk fel.
Kötelezettségmentes beszélgetés
Foglaljon workshopot Paullal
Harminc perc vagy teljes workshop, Ön dönt. Válasszon időpontot a naptárban, a visszaigazolás azonnal érkezik.
Paul Lazniak
A HEXART alapítója
- A megbeszélés mindig ugyanazzal a személlyel történik
- 30 perc · 90 perc · 15 perc
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kapcsolat
Beszéljünk a projektjéről
Működő megoldást mutatunk, mielőtt beszélni kezdenénk róla. Írja meg, mire van szükségük: filmre, XR-világra, AI-rendszerre vagy márkaidentitásra.
Írjon vagy hívjon minket
Néhány mondat elegendő: mi a feladat, milyen határidővel és kinek.
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Cím
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia