AI ocenia kandydatów w 60-osobowej spółce. 7 dokumentów do 2 sierpnia

Dzielimy się tym, co sami sprawdziliśmy przy wdrożeniach: bezpłatnie i bez założenia, że Twój przypadek wygląda identycznie. Do 2 sierpnia 2026 spółka zatrudniająca 60 osób i używająca AI do oceny kandydatów powinna mieć siedem dokumentów. To polityka zarządzania ryzykiem, instrukcja nadzoru człowieka, procedura monitorowania z rejestrem incydentów, procedura przechowywania logów, procedura informowania kandydatów, procedura obsługi wyjaśnień oraz komplet dokumentacji od dostawcy. To nie jest lista życzeń — to minimum wynikające z AI Act dla systemów wysokiego ryzyka w obszarze zatrudnienia. Bez nich audyt zewnętrzny nie ma czego sprawdzić, a spółka nie ma jak wykazać nadzoru nad systemem.

Skąd to się bierze

System oceniający kandydatów do pracy wpada do kategorii high-risk z załącznika III AI Act — obszar „employment, workers’ management and access to self-employment”. Dla takich systemów deployer, czyli spółka używająca narzędzia, ma obowiązki z art. 16 i 26: stosowanie zgodnie z instrukcją, nadzór człowieka, monitoring, przechowywanie logów przez co najmniej 6 miesięcy oraz informowanie osób podlegających ocenie. Obowiązek AI literacy dla personelu działa już od 2 lutego 2025 roku. Rejestracja w unijnej bazie nie dotyczy prywatnego deployera — ten obowiązek obejmuje głównie podmioty publiczne. Ministerstwo Cyfryzacji potwierdza harmonogram wdrożenia.

Co z tym zrobić u siebie

W praktyce w spółkach na 60 osób widzimy trzy ruchy. Pierwszy: inwentaryzacja systemów AI i analiza ryzyka — zwykle trwa 2-3 tygodnie i kończy się listą systemów high-risk. Drugi: wdrożenie procedur i testy — polityka zarządzania ryzykiem, instrukcja nadzoru, rejestr incydentów, procedura logów. Testy biasu i dokładności warto zakończyć do końca czerwca 2026, żeby zostało 30 dni na poprawki. Trzeci: szkolenie i komunikacja — personel HR przechodzi szkolenie AI literacy, a kandydaci dostają informację o użyciu AI przed oceną. Wydatki z praktyki: audyt zewnętrzny 8-15 tys. zł, wdrożenie procedur 5-10 tys. zł, szkolenie 2-4 tys. zł. To granice rynkowe, nie stawki urzędowe.

Kiedy to NIE zadziała

Jeśli system AI był używany przed 2 sierpnia 2026 i nie jest znacząco modyfikowany, nowe zasady stosuje się dopiero przy istotnych zmianach w projekcie — to art. 111 ust. 2 AI Act. Ale to nie zwalnia z AI literacy, które obowiązuje już teraz. Ocena skutków dla praw podstawowych z art. 27 nie dotyczy zwykłej prywatnej spółki, chyba że świadczy usługi publiczne. Jeśli system nie wpływa na decyzje o zatrudnieniu, a tylko porządkuje CV, może nie być high-risk — wtedy lista dokumentów jest krótsza. Warto to potwierdzić u prawnika, bo kwalifikacja zależy od konkretnego narzędzia.

HEXART wdraża systemy AI w firmach, w tym obieg dokumentów i procedury zgodności. Nie doradzamy prawnie, ale pomagamy spiąć technicznie rejestry, logi i testy, żeby audyt zewnętrzny miał co sprawdzać. Szczegóły na hexart.pl.