Uma única fonte de números
Números da administração num só lugar
Discutir qual relatório está correto custa mais do que a própria elaboração de relatórios. O dashboard reúne dados dos sistemas que já utiliza e indica, junto a cada valor, a fonte e a hora de recolha. Atualiza-se ao ritmo dos limites das API, até ao minuto.
Na prática
Um relatório auditável
O valor desta vista não vem dos gráficos, mas do facto de ninguém na administração questionar os números.
Por isso, começamos por redigir as definições pelas quais a sua empresa calcula receita, margem, inventário e contas a receber. Na maioria das empresas, estas definições existem em várias versões em simultâneo, uma por departamento. Só depois ligamos as fontes e criamos a vista.
O modelo consegue explicar por que motivo a margem caiu em abril e identificar as encomendas na origem dessa quebra. No entanto, a conclusão é validada por uma pessoa que conhece o contexto: um novo fornecedor, uma reclamação, uma entrega adiada.
Nas nossas implementações, o fecho das contas do mês passa normalmente de vários dias para apenas uma manhã, dependendo da organização das fontes.
Como funciona
Os dados são recolhidos à hora definida a partir do CRM, software de contabilidade, armazém e folhas de cálculo, fora dos picos de consultas da API. O registo chega à base de dados entre 10–200 ms após a consulta da fonte. Cada número pode ser detalhado até aos registos de origem, e uma ligação não atualizada é imediatamente sinalizada pela vista.
Com o que se integra
Ligamo-nos através de contas apenas de leitura, pelo que o dashboard não grava qualquer dado nos seus sistemas. Toda a infraestrutura fica no seu servidor ou num centro de dados na União Europeia, e garantimos por contrato que os seus dados não são utilizados para treinar modelos do fornecedor.
Quem decide
As definições dos indicadores, isto é, o que conta como margem e quando uma encomenda se torna venda, são estabelecidas pelo seu controlo de gestão. Nós registamo-las na documentação. O nível de acesso é atribuído por função, e cada pergunta e resposta fica registada no histórico.
Problema
Quantos dias espera pelo relatório mensal?
Solução HEXART
Em vez de pedir relatórios a três departamentos, abre uma vista única e coloca questões em linguagem natural. Cada número mostra a fonte e a hora de atualização, para focar a discussão nas decisões e não nos dados.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo demora o fecho mensal após a implementação?
Nas nossas implementações, o prazo costuma passar de vários dias para uma manhã, dependendo da consistência das fontes de dados.
Como começa a implementação de um dashboard para a administração?
Começa pela definição das regras que a sua empresa utiliza para calcular receitas, margens, inventário e contas a receber. Na maioria das empresas, existem várias versões em simultâneo, uma por departamento. Só depois ligamos as fontes e construímos a vista.
Com que frequência são atualizados os dados?
Configuramos o calendário de acordo com os limites de cada API. Onde o tempo é crítico, a frequência pode ser ao minuto. O registo entra na base de dados 10–200 milissegundos após a consulta à fonte. Se uma ligação falhar o prazo de atualização, a vista sinaliza a falha em vez de apresentar números desatualizados.
O dashboard pode alterar dados nos nossos sistemas?
Não. Ligamos apenas através de acessos de leitura. Toda a infraestrutura funciona no seu servidor ou em centros de dados na União Europeia, e o contrato estipula expressamente que os seus dados não são utilizados para treinar modelos do fornecedor.
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