Telefon och kalender
Voicebot som bokar och bekräftar tider
Bokning och ombokning av besök tar upp en stor del av receptionens dag, och ändå besvaras inte varje samtal. En voicebot ringer upp personer som har lämnat sitt nummer, föreslår lediga tider och bokar den överenskomna tiden.
I praktiken
Vem svarar när receptionen sitter i samtal
Voiceboten hanterar de samtal som enbart gäller att bestämma datum och tid. Den inleder med att berätta att samtalet sker med en röstassistent. Detta krävs enligt AI Act, och det är dessutom mest transparent.
Därefter frågar den efter önskad dag, läser av lediga tider från kalendern och skickar en SMS-bekräftelse efter godkännande. Om kunden vill reklamera en tjänst, förhandla om priset eller föredrar en människa, kopplas samtalet vidare till teamet.
Vi ringer uteslutande till personer som själva har lämnat nummer och samtycke till kontakt. Antal försök och tid på dagen bestämmer ni. Receptionen sparar i våra implementeringar vanligtvis 1–2 timmar per dag, främst på ombokningar.
Hur det fungerar
I början av samtalet meddelar assistenten att det är en automatiserad röst och frågar om den får fortsätta. Den föreslår endast faktiskt lediga tider, bekräftar bokningen via SMS och vidarekopplar samtalet vid önskemål om att tala med en medarbetare.
Vad den integreras med
Den läser och sparar i kalendern ni redan använder: Google Calendar, Microsoft 365 eller klinikens bokningssystem. En bokad tid försvinner direkt från de tillgängliga alternativen, så att receptionen och boten arbetar i samma, uppdaterade schema.
Vem som bestämmer
Vi ringer endast till nummer med samtycke till telefonkontakt, med en gräns för antal försök som ni bestämmer, samt ett definitivt avslut efter det andra obesvarade samtalet. Inspelning och transkription sparas i ert system så att ni enkelt kan kontrollera vad som bestämdes.
Problem
Hinner receptionen inte svara i telefon?
HEXARTs lösning
Voiceboten hanterar tidsbokningssamtalen: ringer upp, föreslår lediga tider, bekräftar via SMS. Reklamationer, förhandlingar och alla önskemål om att tala med en människa kopplas vidare till teamet och noteras i kalendern.
Lyssna på ett exempelsamtalFrågor och svar
Vanliga frågor
Säger voiceboten att den är en automatisk röst?
Ja, den inleder med den informationen och frågar om den kan fortsätta. Det krävs enligt AI Act, och dessutom är det ärligare så.
Vem ringer voiceboten till?
Uteslutande till personer som själva har lämnat sitt nummer och samtycke till telefonkontakt. Ni bestämmer antalet försök och tid på dygnet, och efter det andra obesvarade samtalet avslutas försöken definitivt.
Vad händer när den uppringda vill tala med en människa?
Samtalet kopplas till teamet. Samma sak gäller vid reklamation och prisförhandling. Voiceboten hanterar den del av samtalen som enbart handlar om att boka datum och tid.
Vilka kalendrar fungerar lösningen med?
Den ni redan använder: Google Calendar, Microsoft 365 eller klinikens eget bokningssystem. En bokad tid försvinner direkt från förslagslistan, så receptionen och boten arbetar alltid i samma uppdaterade schema.
Förutsättningslöst samtal
Boka workshop med Paul
Trettio minuter eller en full workshop, välj själv. Boka tid direkt i kalendern, bekräftelsen kommer omedelbart.
Paul Lazniak
Grundare av HEXART
- Möte alltid med samma person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Kontakt
Diskutera ert projekt
Vi visar en fungerande lösning innan vi börjar prata om den. Berätta vad ni behöver: film, XR-värld, AI-system eller varumärkesidentitet.
Skriv eller ring
Några meningar räcker: vad som ska skapas, till när och för vem.
- E-post
- biuro@hexart.pl
- Telefon
- +48 662 016 430
- Adress
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia