Phone and calendar
Voicebot, który umawia i potwierdza terminy
Booking and rescheduling visits takes up a large part of the front desk day, yet calls still go unanswered. The voicebot calls back people who left their number, suggests available slots, and logs the scheduled meeting.
In practice
Kto odbiera, gdy recepcja rozmawia
Voicebot obsługuje tę część telefonów, która sprowadza się do ustalenia daty i godziny. Zaczyna od zdania, że rozmówca rozmawia z asystentem głosowym. Wymaga tego AI Act, a poza tym tak jest uczciwiej.
Dalej pyta o preferowany dzień, czyta wolne terminy z kalendarza i po potwierdzeniu wysyła SMS z podsumowaniem. Jeśli rozmówca chce reklamować usługę, negocjować cenę albo woli człowieka, połączenie idzie do zespołu.
Dzwonimy wyłącznie do osób, które same zostawiły numer i zgodę na kontakt. Liczbę prób i porę dnia ustalacie Wy. Recepcja odzyskuje w naszych wdrożeniach zwykle 1–2 godziny dziennie, głównie na przekładaniu wizyt.
How it works
Na początku rozmowy asystent mówi, że jest automatem, i pyta, czy może kontynuować. Proponuje wyłącznie realnie wolne okienka, potwierdza ustalenie SMS-em, a przy prośbie o kontakt z pracownikiem przekazuje połączenie dalej.
Integrations
Czyta i zapisuje w kalendarzu, którego używacie: Google Calendar, Microsoft 365 albo system rezerwacji gabinetu. Zajęty termin znika z puli propozycji od razu, więc recepcja i bot pracują na tym samym, aktualnym grafiku.
Who decides
Dzwonimy tylko na numery ze zgodą na kontakt telefoniczny, z limitem prób, który ustalacie Wy, i twardym końcem po drugim nieodebranym połączeniu. Nagranie i transkrypcja zostają w Waszym systemie, żeby dało się sprawdzić, co ustalono.
Problem
Recepcja nie nadąża z odbieraniem telefonów?
HEXART solution
Voicebot bierze na siebie rozmowy o terminach: oddzwania, proponuje wolne godziny, potwierdza SMS-em. Reklamacje, negocjacje i każdą prośbę o człowieka przełącza do zespołu i odnotowuje w kalendarzu.
Posłuchaj przykładowej rozmowyQuestions and answers
Frequently asked questions
Czy voicebot mówi, że jest automatem?
Tak, zaczyna od tego zdania i pyta, czy może kontynuować. Wymaga tego AI Act, a poza tym tak jest uczciwiej.
Do kogo voicebot dzwoni?
Wyłącznie do osób, które same zostawiły numer i zgodę na kontakt telefoniczny. Liczbę prób i porę dnia ustalacie Wy, a po drugim nieodebranym połączeniu jest twardy koniec.
Co się dzieje, gdy rozmówca chce rozmawiać z człowiekiem?
Połączenie idzie do zespołu. Tak samo przy reklamacji i negocjowaniu ceny. Voicebot obsługuje tę część telefonów, która sprowadza się do ustalenia daty i godziny.
Z jakim kalendarzem to działa?
Z tym, którego używacie: Google Calendar, Microsoft 365 albo system rezerwacji gabinetu. Zajęty termin znika z puli propozycji od razu, więc recepcja i bot pracują na tym samym, aktualnym grafiku.
No-obligation call
Schedule a workshop with Paul
Thirty minutes or a full workshop, choose what suits you. Book a slot directly in the calendar and get instant confirmation.
Paul Lazniak
HEXART Founder
- Meeting always with the same person
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Contact
Let us talk about your project
We will show you a working product before we start talking about it. Let us know what you need: a film, an XR environment, an AI system, or brand identity.
Write or call
A few sentences are enough: what needs to be created, by when and for whom.
- biuro@hexart.pl
- Phone
- +48 662 016 430
- Address
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia