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Telefono e calendario

Voicebot che prenota gli appuntamenti e conferma gli appuntamenti

Fissare e spostare appuntamenti occupa gran parte della giornata della reception, e molte chiamate restano comunque senza risposta. Il voicebot richiama chi ha lasciato il recapito, propone le fasce orarie libere e registra la data concordata.

Richiedi un preventivoScopri come funziona

In pratica

Chi risponde quando la reception e occupata

Il voicebot gestisce la quota di telefonate finalizzata alla definizione di data e ora. Inizia comunicando all'interlocutore che sta parlando con un assistente vocale. Lo impone l'AI Act, ed e piu trasparente.

Successivamente chiede il giorno preferito, verifica le disponibilita sul calendario e, dopo la conferma, invia un SMS di riepilogo. Se l'utente desidera sporgere un reclamo, negoziare il prezzo o parlare con una persona, la chiamata viene trasferita al team.

Contattiamo solo chi ha lasciato autonomamente il proprio numero e il consenso al contatto. Definite voi il numero di tentativi e la fascia oraria. Nelle nostre implementazioni la reception recupera in media 1–2 ore al giorno, soprattutto sulla riprogrammazione delle visite.

  • Come funziona

    All'inizio della chiamata l'assistente dichiara di essere un sistema automatizzato e chiede se puo proseguire. Propone solo slot effettivamente disponibili, conferma la prenotazione via SMS e, su richiesta, inoltra la chiamata a un operatore.

  • Integrazioni supportate

    Legge e aggiorna il calendario che utilizzate: Google Calendar, Microsoft 365 o il vostro gestionale di prenotazione. Lo slot occupato scompare subito dalle opzioni disponibili, consentendo a reception e bot di operare sulla medesima agenda aggiornata in tempo reale.

  • Chi decide

    Chiamiamo solo i numeri con consenso al contatto telefonico, con un limite di tentativi stabilito da voi e l'interruzione definitiva dopo la seconda chiamata senza risposta. Registrazione e trascrizione restano nel vostro sistema per verificare ogni accordo.

Problema

La reception non riesce a gestire tutte le chiamate?

Soluzione HEXART

Il voicebot gestisce le chiamate sugli appuntamenti: richiama, propone orari disponibili, conferma via SMS. Inoltra al team reclami, trattative e qualsiasi richiesta di operatore umano, registrando tutto a calendario.

Ascolta una conversazione di esempio

Domande frequenti

Domande frequenti

Il voicebot dichiara di essere un sistema automatico?

Si, inizia con questa frase e chiede se puo procedere. Lo richiede l'AI Act ed e piu trasparente verso l'utente.

A chi telefona il voicebot?

Esclusivamente alle persone che hanno fornito spontaneamente il numero e il consenso al contatto telefonico. Numero di tentativi e fasce orarie sono definiti da voi, con interruzione definitiva dopo la seconda chiamata senza risposta.

Cosa succede se l'interlocutore vuole parlare con una persona?

La chiamata viene trasferita al team. Lo stesso avviene per reclami e trattative sui prezzi. Il voicebot gestisce solo le chiamate destinate a fissare data e ora.

Con quali calendari si integra?

Con quelli gia in uso: Google Calendar, Microsoft 365 o il vostro software di prenotazione. Gli orari occupati vengono rimossi subito dalle opzioni disponibili, allineando reception e bot sullo stesso programma aggiornato.

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Trenta minuti oppure un workshop completo, a scelta. Prenoti la data nel calendario, la conferma arriva subito.

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Paul Lazniak

Fondatore di HEXART

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Mostriamo una soluzione funzionante prima di iniziare a descriverla. Specificate le vostre esigenze: video, ambienti XR, sistemi AI o identita visiva del brand.

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E-mail
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  • Agenti AI per chat e telefono

    Gran parte delle richieste all'assistenza clienti riguarda sempre le stesse domande su stato dell'ordine, fattura e tempi di consegna. L'agente AI risponde attingendo dalla vostra documentazione e, nelle nostre implementazioni, gestisce il 30–60% di questi ticket. Trasferisce il resto all'operatore insieme al contesto della conversazione.

  • Automazione delle campagne video

    Una sola sessione di riprese, poi settimane di adattamenti per ogni mercato, lingua e formato. Creiamo un template di rendering in cui le varianti successive si generano di solito in poche ore, consentendo al marketing di selezionare quelle pronte per la messa in onda.

  • Traduzione di e-commerce con AI

    Descrizioni di prodotti, nomi di categorie e parole chiave cercate nel paese di riferimento: il modello traduce a lotti, da 100 a 5.000 record al giorno. La velocità dipende dall'eventuale verifica delle immagini. Il vostro team revisiona le versioni pronte e stabilisce la priorità dei mercati.

  • Analisi contrattuale AI prima della firma

    Un contratto di 40 pagine contiene di solito 5 clausole critiche. Il sistema le individua e le segnala con il numero di paragrafo, consentendo al legale o al responsabile di intervenire subito sulle priorità.

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    Un nuovo collaboratore chiede una procedura e ottiene la risposta estratta dal documento specifico, con link diretto alla fonte. Il responsabile non fa più da motore di ricerca per l'intero reparto e il know-how aziendale rimane tracciato anche quando qualcuno lascia l'azienda.