Teléfono y calendario
Voicebot que concierta citas y confirma citas
Gestionar y reprogramar citas ocupa gran parte del día en recepción, y aun así quedan llamadas sin responder. El voicebot devuelve la llamada a quienes dejaron su número, propone horarios libres y registra la cita confirmada.
En la práctica
Quién atiende cuando la recepción está ocupada
El voicebot gestiona las llamadas destinadas a fijar fecha y hora. Comienza indicando que habla un asistente de voz. Lo exige la AI Act, y además es lo más transparente.
A continuación pregunta por el día preferido, consulta los huecos libres en el calendario y, tras confirmar, envía un SMS de resumen. Si el interlocutor desea reclamar un servicio, negociar el precio o prefiere hablar con una persona, la llamada se transfiere al equipo.
Solo llamamos a personas que hayan dejado su número y consentido el contacto. Ustedes determinan el número de intentos y la franja horaria. Con nuestras implantaciones, la recepción recupera habitualmente 1–2 horas al día, sobre todo en reprogramaciones de citas.
Cómo funciona
Al inicio de la llamada, el asistente comunica que es un sistema automatizado y pregunta si puede continuar. Propone únicamente franjas realmente disponibles, confirma la cita por SMS y deriva la llamada si el usuario solicita hablar con un agente.
Con qué se conecta
Lee y registra eventos en su propio calendario: Google Calendar, Microsoft 365 o el software de gestión de citas de su centro. La franja ocupada desaparece de las opciones disponibles de inmediato, por lo que el personal de recepción y el bot trabajan sobre la misma agenda actualizada.
Quién decide
Llamamos solo a números con consentimiento previo, con un límite de intentos definido por su empresa y cancelación automática tras la segunda llamada perdida. La grabación y la transcripción se guardan en su sistema para verificar cualquier acuerdo.
Problema
¿Su recepción no da abasto con las llamadas entrantes?
Solución HEXART
El voicebot gestiona las llamadas de citas: devuelve llamadas, ofrece horarios disponibles y confirma por SMS. Transfiere al equipo las reclamaciones, negociaciones y peticiones de atención humana, registrándolo todo en el calendario.
Escuche una llamada de ejemploPreguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Indica el voicebot que es un sistema automático?
Sí. Comienza indicándolo expresamente y solicita autorización para continuar. Lo exige el AI Act y garantiza una total transparencia.
¿A quién llama el voicebot?
Únicamente a usuarios que han facilitado su número y autorizado el contacto telefónico. Su empresa define el número de intentos y los horarios; tras la segunda llamada no contestada, el proceso finaliza de forma definitiva.
¿Qué ocurre si el usuario solicita hablar con una persona?
La llamada se transfiere de inmediato a su equipo. Ocurre lo mismo ante reclamaciones o negociaciones de precios. El voicebot gestiona exclusivamente la concertación de fecha y hora.
¿Con qué calendarios se integra?
Con el que ya utilice su empresa: Google Calendar, Microsoft 365 o su sistema propio de reservas. Cada hueco ocupado desaparece al instante de las opciones disponibles: recepción y bot operan sobre la misma agenda actualizada.
Reunión sin compromiso
Reservar taller con Paul
Treinta minutos o un taller completo, usted elige. Reserve fecha en el calendario y reciba la confirmación al instante.
Paul Lazniak
Fundador de HEXART
- Reunión siempre con la misma persona
- 30 min · 90 min · 15 min
- biuro@hexart.pl
- +48 662 016 430
Contacto
Hablemos de su proyecto
Mostramos resultados operativos antes de entrar en detalles. Indique qué necesita su empresa: producción audiovisual, entornos XR, sistemas de IA o identidad de marca.
Escríbanos o llámenos
Bastará con unas pocas frases: qué necesita, para cuándo y para quién.
- Correo electrónico
- biuro@hexart.pl
- Teléfono
- +48 662 016 430
- Dirección
- Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia