Gdy AI pomyli fakturę lub umowę, próg 0,95 i 4 godziny na korektę

Piszemy jako zespół od wdrożeń, nie jako kancelaria: darmowy przewodnik po tym, co działa w praktyce, do sprawdzenia na Twoich dokumentach. Spółka produkcyjna z okolic Bydgoszczy, 230 osób, trzy magazyny i 10 000 faktur kosztowych miesięcznie wcześniej przepisywała dane z PDF do systemu ERP ręcznie. Jedna faktura zajmowała 5–8 minut, w sezonie bywało 12. Po obowiązkowym KSeF od 1 lutego 2026 r. i dwóch pomyłkach w kwocie netto, które wyszły na audycie, firma postanowiła sprawdzić, jak ustawić progi ufności i kolejkę wyjątków, żeby człowiek poprawiał tylko to, co naprawdę tego wymaga. Zaczęli od kalibracji na historycznych dokumentach, a nie od ślepego wdrożenia.

Jak to poskładali

Prace trwały 10 tygodni. W tygodniach 1–2 administrator systemu (40 h), główna księgowa (18 h) i kontroler finansowy (12 h) wyciągnęli 500 faktur historycznych i 120 umów cywilnoprawnych do kalibracji. W tygodniach 3–4 ustalili progi: 0,90 dla pól niefinansowych (nazwa nabywcy, termin płatności, rachunek bankowy) i 0,95 dla kwot, NIP i dat. Wynik poniżej progu szedł do kolejki człowieka. W tygodniach 5–6 wpięli model do ERP i KSeF, a w tygodniach 7–8 pilotaż na 2 000 faktur pokazał, gdzie progi są za nisko. W tygodniach 9–10 dodali ścieżkę umów i log. Uprawnienia ustawiono tak: faktury do 5 000 zł netto zatwierdza młodszy księgowy, 5 000–50 000 zł główny księgowy, powyżej 50 000 zł kontroler finansowy; umowy powyżej 100 000 zł trafiają do radcy prawnego. Dla faktur poprawka ma być zamknięta w 4 godziny, dla umów w 24 godziny. Log korekty rejestruje ID dokumentu, pole, wartość przed i po, operatora, timestamp i przyczynę.

Rachunek

Koszt wdrożenia w tym przypadku to 46 000 zł netto: licencja narzędzia OCR z modelem AI 22 000 zł rocznie, integracja z ERP 16 000 zł, a czas zespołu wyceniony na 8 000 zł. Utrzymanie to ok. 2 000 zł miesięcznie za subskrypcję i wsparcie. Przy 10 000 faktur miesięcznie i 3% błędów AI koszt korekt bez procedury wynosiłby 30 000–60 000 zł miesięcznie — przy założeniu 10–20 minut na dokument i stawce 60–120 zł/h. Z kolejką wyjątków spadł do 5 000–10 000 zł miesięcznie. W tym tempie zwrot nastąpił po drugim miesiącu. Próg trzeba kalibrować co kwartał na próbie 500 dokumentów, bo przy zmianie formatu PDF albo nowym dostawcy precision potrafi zjechać o kilka punktów.

Co poszło nie tak

Pierwsza wersja progu dla kwot wynosiła 0,85. Po pilotażu precision dla NIP wyniosło 0,87, więc zbyt wiele błędnych numerów przechodziło dalej. Podniesienie progu do 0,95 poprawiło precision do 0,93, ale recall spadł do 0,91 — trzeba było dołożyć drugą kolejkę dla dokumentów z przedziału 0,90–0,95. Drugi problem: korekta danych formalnych po 1 lutego 2026 r. nie mogła już iść notą korygującą. System musiał generować fakturę korygującą XML w KSeF nawet przy zmianie terminu płatności. Trzecim problemem były umowy poniżej 100 000 zł, w których AI zmieniało istotne warunki, a młodszy księgowy nie miał umocowania. Dodano regułę: każda zmiana w oświadczeniu woli idzie do radcy prawnego.

Co zrobilibyśmy inaczej

Zaczęlibyśmy od próby 500 dokumentów na starcie, a nie od pilotażu na produkcji. Dzięki temu uniknęlibyśmy pierwszej kalibracji w ogniu. Oddzielilibyśmy od razu ścieżkę faktur od umów, bo reguły VAT i reguły oświadczeń woli to dwa różne światy. Do tego log korekty byłby od razu niezmienialny, szyfrowany, eksportowany do CSV/JSON i przechowywany 5 lat zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości. Przy danych osobowych w logu patrz RODO.

Ten scenariusz ma sens w firmie, która obsługuje co najmniej 2 000 dokumentów miesięcznie, ma już ERP/KSeF i stały zespół księgowy. W małej spółce z 50 fakturami ręczna weryfikacja nadal jest tańsza. Kluczem nie jest sam próg 0,95, tylko to, żeby człowiek wiedział, co ma zrobić w cztery godziny — i żeby każda poprawka została w systemie.