Posłuchaj skrótu artykułu (Audio)Lektor wygenerowany przez AI
Dzielimy się tym, co sami sprawdziliśmy przy wdrożeniach: bezpłatnie i bez założenia, że Twój przypadek wygląda identycznie. W II kwartale 2026 zakładasz rejestr narzędzi AI w arkuszu, żeby przed 2 sierpnia 2026 wiedzieć, które systemy podlegają szkoleniu z art. 4 i obowiązkom przejrzystości z art. 50. Zanim zaczniesz, przygotuj listę logowań do Microsoft 365, Google Workspace i ChatGPT oraz otwórz tekst rozporządzenia 2024/1689.
Etap 1. Sześć kolumn rejestru (15 minut)
Otwórz Google Sheets i nazwij arkusz Rejestr AI. W wierszu 1 wpisz nagłówki: Nazwa narzędzia, Dostawca, Cel użycia, Kategoria ryzyka, Dane wejściowe, Termin przeglądu. Zaznacz wiersz 1 i kliknij Dane > Utwórz filtr. Zaznacz kolumnę F, kliknij Format > Liczba > Data, a w komórce F2 wpisz 2026-08-02. Drugi arkusz nazwij Zakup API, żeby oddzielić narzędzia gotowe od systemów budowanych wewnętrznie.
Etap 2. Wpisz narzędzia i oznacz rolę (40 minut)
W kolumnie A wpisz ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini i asystenta z CRM. W kolumnie C podaj cel, na przykład „szkice odpowiedzi do klienta” lub „podsumowania spotkań”. W kolumnie D zaznacz gotowe SaaS – deployer, bo firma korzysta z narzędzia pod cudzą marką, a nie sprzedaje własnego systemu. Jeżeli dział bierze API i buduje produkt pod własną nazwą, wpisz go w arkuszu Zakup API jako provider i wróć do klasyfikacji po rozmowie z dostawcą z harmonogramem Komisji.
Etap 3. Podepnij terminy i obowiązki art. 4 oraz art. 50 (25 minut)
W kolumnie F wpisz 2026-08-02 dla wierszy z gotowym SaaS, bo wtedy zaczyna się stosowanie art. 50 AI Act o przejrzystości. W notatce przy każdym pracowniku dopisz, że art. 4 AI Act o kompetencjach obowiązuje już od 2 lutego 2025 r. Narzędzia do rekrutacji i oceny pracowników oznacz kolorem czerwonym jako wysokie ryzyko i dopisz w komentarzu potrzebę weryfikacji art. 26–27 oraz aktualizacji DPIA/RODO. Pamiętaj, że rozporządzenie działa wprost w Polsce, więc rejestr jest wewnętrznym dowodem, niezależnie od krajowej ustawy.
Gdy coś nie wyszło
Trzy najczęstsze zatory: rejestr nie ma daty przeglądu, pomylona rola deployer/provider i brak statusu szkolenia. Cofnij pojedynczy wpis przez Edycja > Cofnij, a cały arkusz przywróć przez Plik > Historia wersji. Gdy nie potrafisz ocenić roli, wpisz w arkuszu status „do ustalenia z dostawcą do 30.06.2026” i prześlij komentarz właścicielowi procesu.
Ten rejestr zajmuje 90 minut w pierwszym podejściu. Przy firmie na 30 osób to zwykle 4 godziny miesięcznie mniej na pytania o to, czy można użyć danego narzędzia i czy treść trzeba oznaczyć. Do wskaźników wystarczą trzy liczby: liczba sklasyfikowanych narzędzi, procent przeszkolonych pracowników i liczba umów z dostawcami do przeglądu. Wystarczy, że arkusz ma komplet wierszy przed 2 sierpnia 2026, a wtedy masz punkt wyjścia do przeglądu umów z dostawcami.
Materiały, do których zaglądaliśmy przy pisaniu. Tekst powyżej jest nasz; te strony nie odpowiadają za jego treść ani jej nie autoryzowały.