Skapa register over AI-verktyg i foretaget fore 2 augusti 2026

Vi delar med oss av det vi sjalva har testat vid implementeringar: kostnadsfritt och utan antagandet att ert fall ser identiskt ut. Under andra kvartalet 2026 skapar du ett register over AI-verktyg i ett kalkylark for att fore 2 augusti 2026 veta vilka system som omfattas av utbildningskravet i art. 4 och transparenskraven i art. 50. Forbered en lista over inloggningar till Microsoft 365, Google Workspace och ChatGPT innan du borjar, samt oppna forordningstexten 2024/1689.

Steg 1. Registrets sex kolumner (15 minuter)

Oppna Google Sheets och namngiv kalkylarket AI-register. Ange rubrikerna i rad 1: Verktygsnamn, Leverantor, Anvandningssyfte, Riskkategori, Indata, Granskningsdatum. Markera rad 1 och klicka pa Data > Skapa ett filter. Markera kolumn F, klicka pa Format > Tal > Datum, och skriv in 2026-08-02 i cell F2. Dop det andra kalkylarket till API-inkop for att skilja fardiga verktyg fran internt byggda system.

AIBild genererad av AI.

Steg 2. For in verktyg och ange roll (40 minuter)

Skriv ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini och assistenten fran CRM i kolumn A. Ange syftet i kolumn C, till exempel "utkast till kundsvar" eller "motesanteckningar". Valj fardig SaaS, deployer i kolumn D, eftersom foretaget anvander verktyget under annans varumarke och inte saljer ett eget system. Om en avdelning anvander API for att bygga en produkt under eget namn, for in den i kalkylarket API-inkop som provider och aterkom till klassificeringen efter avstammning med leverantoren utifran kommissionens tidsplan.

Steg 3. Koppla tidsfrister och skyldigheter enligt art. 4 och art. 50 (25 minuter)

Ange 2026-08-02 i kolumn F for rader med fardig SaaS, da tillampningen av transparensreglerna i art. 50 AI Act borjar galla da. Lagg till en anteckning vid varje medarbetare om att kompetenskravet i art. 4 AI Act galler redan fran 2 februari 2025. Markera verktyg for rekrytering och medarbetarbedomning med rod farg som hog risk, och notera behovet av att verifiera art. 26–27 samt uppdatera DPIA/GDPR. Kom ihag att forordningen galler direkt i Sverige, sa registret fungerar som internt bevis oberoende av nationell lagstiftning.

AIBild genererad av AI.

När något inte fungerade

Tre vanliga flaskhalsar: registret saknar granskningsdatum, rollerna deployer/provider forvaxlas och utbildningsstatus saknas. Angra en enskild post via Redigera > Angra, och aterstall hela kalkylarket via Arkiv > Versionshistorik. Nar du inte kan bedoma rollen, satt statusen "ska faststallas med leverantoren senast 2026-06-30" i arket och skicka kommentaren till processagaren.

Detta register tar 90 minuter vid forsta genomgangen. For ett foretag med 30 anstallda innebar det vanligen 4 timmar mindre i manaden pa fragor om ett visst verktyg far anvandas och om innehall maste markeras. For nyckeltal racker tre siffror: antal klassificerade verktyg, andel utbildade medarbetare och antal leverantorsavtal att granska. Det racker att kalkylarket har kompletta rader fore 2 augusti 2026, vilket ger en utgangspunkt for granskning av leverantorsavtal.