Mise en place d'un registre interne des outils d'IA avant le 2 août 2026

Nous partageons notre expérience éprouvée sur le terrain: gratuitement, sans présumer que votre cas soit identique. Au T2 2026, créez un registre des outils IA sur tableur pour identifier, avant le 2 août 2026, les systèmes soumis à la formation de l'art. 4 et aux exigences de transparence de l'art. 50. Avant de démarrer, préparez la liste des comptes Microsoft 365, Google Workspace et ChatGPT, puis ouvrez le texte du règlement 2024/1689.

Étape 1. Les six colonnes du registre (15 minutes)

Ouvrez Google Sheets et nommez la feuille Registre IA. À la ligne 1, insérez les en-têtes: Nom de l'outil, Fournisseur, Finalité, Catégorie de risque, Données d'entrée, Date de révision. Sélectionnez la ligne 1 et cliquez sur Données > Créer un filtre. Sélectionnez la colonne F, cliquez sur Format > Nombre > Date, puis inscrivez 2026-08-02 dans la cellule F2. Nommez une seconde feuille Achats API, afin de séparer les outils prêts à l'emploi des systèmes développés en interne.

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Étape 2. Saisie des outils et attribution des rôles (40 minutes)

Dans la colonne A, renseignez ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini et l'assistant CRM. Dans la colonne C, indiquez la finalité, par exemple « brouillons de réponses clients » ou « synthèses de réunions ». Dans la colonne D, sélectionnez SaaS standard, deployer, car l'entreprise exploite un outil tiers sans commercialiser sa propre solution. Si un pôle technique intègre une API pour concevoir un produit sous sa propre marque, inscrivez-le comme provider dans la feuille Achats API, puis ajustez la classification après échange avec le fournisseur selon le calendrier de la Commission.

Étape 3. Intégration des échéances et obligations des art. 4 et 50 (25 minutes)

Dans la colonne F, indiquez 2026-08-02 pour les lignes SaaS standard: cette date marque l'entrée en application de l'art. 50 de l'AI Act sur la transparence. Pour chaque collaborateur, notez que l'art. 4 de l'AI Act sur les compétences s'applique dès le 2 février 2025. Marquez en rouge les outils de recrutement et d'évaluation du personnel sous la mention haut risque, puis ajoutez en commentaire la vérification des art. 26–27 et la mise à jour AIPD/RGPD. Le règlement s'appliquant directement, ce registre constitue une preuve interne indépendante de la loi nationale.

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Résolution des anomalies

Trois points de blocage fréquents: absence de date de révision, confusion entre deployer et provider, statut de formation non renseigné. Annulez une saisie via Édition > Annuler, restaurez l'intégralité du document via Fichier > Historique des versions. En cas de doute sur le rôle, indiquez « à confirmer avec le fournisseur avant le 30.06.2026 » et adressez une note au responsable du processus.

La création de ce registre demande 90 minutes au départ. Pour une structure de 30 personnes, comptez 4 heures de moins par mois passées à vérifier l'autorisation d'un outil ou le marquage des contenus. Suivez trois indicateurs clés: nombre d'outils classifiés, pourcentage de collaborateurs formés, contrats fournisseurs à réviser. Complétez chaque ligne avant le 2 août 2026 pour disposer d'une base solide lors de l'audit contractuel.