Zavedení registru AI nástrojů ve firmě před 2. srpnem 2026

Sdílíme poznatky ověřené přímo v praxi: bezplatně a bez předpokladu, že váš případ vypadá totožně. Ve 2. čtvrtletí 2026 založte registr AI nástrojů v tabulce, abyste před 2. srpnem 2026 věděli, které systémy podléhají školení podle čl. 4 a povinnostem transparentnosti podle čl. 50. Než začnete, připravte si seznam přihlášení do Microsoft 365, Google Workspace a ChatGPT a otevřete si text nařízení 2024/1689.

Fáze 1. Šest sloupců registru (15 minut)

Otevřete Google Sheets a pojmenujte list Registr AI. Do řádku 1 zadejte záhlaví: Název nástroje, Dodavatel, Účel použití, Riziková kategorie, Vstupní data, Termín revize. Označte řádek 1 a klikněte na Data > Vytvořit filtr. Označte sloupec F, klikněte na Formát > Číslo > Datum a do buňky F2 zadejte 2026-08-02. Druhý list pojmenujte Nákup API, abyste oddělili hotové nástroje od systémů vyvíjených interně.

AIObraz vygenerovaný přes AI.

Fáze 2. Zapište nástroje a označte roli (40 minut)

Do sloupce A zadejte ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini a asistenta z CRM. Do sloupce C uveďte účel, například „koncepty odpovědí zákazníkům“ nebo „shrnutí schůzek“. Do sloupce D zvolte hotový SaaS, deployer, protože firma používá nástroj pod cizí značkou a neprodává vlastní systém. Pokud oddělení využívá API a staví produkt pod vlastní značkou, zapište jej do listu Nákup API jako provider a vraťte se ke klasifikaci po konzultaci s dodavatelem podle harmonogramu Komise.

Fáze 3. Přiřaďte termíny a povinnosti dle čl. 4 a čl. 50 (25 minut)

Do sloupce F zadejte 2026-08-02 pro řádky s hotovým SaaS, protože tehdy začíná platit čl. 50 AI Act o transparentnosti. Do poznámky u každého zaměstnance doplňte, že čl. 4 AI Act o kompetencích platí již od 2. února 2025. Nástroje pro nábor a hodnocení zaměstnanců označte červeně jako vysoké riziko a do komentáře připište nutnost ověření čl. 26–27 a aktualizace DPIA/GDPR. Pamatujte, že nařízení platí přímo, takže registr slouží jako interní důkaz bez ohledu na národní zákon.

AIObraz vygenerovaný přes AI.

Když se něco nepovede

Tři nejčastější zádrhely: registr nemá datum revize, zaměněná role deployer/provider a chybějící stav školení. Jednotlivý záznam vrátíte přes Úpravy > Zpět, celý list obnovíte přes Soubor > Historie verzí. Pokud nedokážete určit roli, zadejte do tabulky stav „k dořešení s dodavatelem do 30.06.2026“ a odešlete komentář vlastníkovi procesu.

Tento registr zabere napoprvé 90 minut. Ve firmě o 30 lidech to obvykle znamená o 4 hodiny měsíčně méně dotazů na to, zda lze daný nástroj použít a zda je nutné obsah označit. Pro metriky stačí tři čísla: počet klasifikovaných nástrojů, procento proškolených zaměstnanců a počet dodavatelských smluv k revizi. Stačí mít tabulku kompletně vyplněnou před 2. srpnem 2026 a získáte výchozí bod pro revizi smluv s dodavateli.