Crearea unui registru al instrumentelor AI în cadrul companiei înainte de 2 august 2026

Împărtășim ceea ce am verificat noi înșine la implementări: gratuit și fără presupunerea că situația dumneavoastră este identică. În trimestrul II 2026 creați registrul instrumentelor AI într-un tabel, pentru a ști înainte de 2 august 2026 ce sisteme fac obiectul instruirii conform art. 4 și obligațiilor de transparență conform art. 50. Înainte de a începe, pregătiți lista conturilor pentru Microsoft 365, Google Workspace și ChatGPT, apoi deschideți textul Regulamentului 2024/1689.

Etapa 1. Șase coloane ale registrului (15 minute)

Deschideți Google Sheets și numiți foaia Registru AI. În rândul 1 introduceți anteturile: Nume instrument, Furnizor, Scopul utilizării, Categorie de risc, Date de intrare, Termen de revizuire. Selectați rândul 1 și faceți clic pe Date > Creați un filtru. Selectați coloana F, faceți clic pe Format > Număr > Dată, iar în celula F2 introduceți 2026-08-02. Numiți a doua foaie Achiziție API, pentru a separa instrumentele gata de utilizare de sistemele dezvoltate intern.

AIImagine generată de AI.

Etapa 2. Introduceți instrumentele și stabiliți rolul (40 de minute)

În coloana A introduceți ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini și asistentul din CRM. În coloana C introduceți scopul, de exemplu „schițe de răspunsuri pentru clienți” sau „rezumate ale ședințelor”. În coloana D marcați SaaS gata de utilizare, deployer, deoarece compania folosește instrumentul sub marca altcuiva, nu vinde propriul sistem. Dacă un departament preia un API și construiește un produs sub nume propriu, treceți-l în foaia Achiziție API ca provider și reveniți la clasificare după discuția cu furnizorul, pe baza calendarului Comisiei.

Etapa 3. Asociați termenele și obligațiile din art. 4 și art. 50 (25 de minute)

În coloana F introduceți 2026-08-02 pentru rândurile cu SaaS gata de utilizare, deoarece atunci începe aplicarea art. 50 din AI Act privind transparența. Într-o notă pentru fiecare angajat adăugați faptul că art. 4 din AI Act privind competențele se aplică deja din 2 februarie 2025. Marcați instrumentele de recrutare și evaluare a angajaților cu roșu ca risc ridicat și adăugați într-un comentariu necesitatea verificării art. 26–27, precum și actualizarea DPIA/GDPR. Rețineți că regulamentul se aplică direct în Polonia, prin urmare registrul reprezintă o dovadă internă, independent de legea națională.

AIImagine generată de AI.

Dacă apar probleme

Trei blocaje frecvente: registrul nu are dată de revizuire, rolul deployer/provider este confundat și lipsește stadiul instruirii. Anulați o înregistrare individuală prin Editare > Anulează, iar întreaga foaie o puteți restaura prin Fișier > Istoricul versiunilor. Când nu puteți evalua un rol, treceți în tabel stadiul „de stabilit cu furnizorul până la 30.06.2026” și trimiteți un comentariu responsabilului de proces.

Completarea acestui registru durează 90 de minute la prima abordare. Pentru o companie de 30 de persoane, înseamnă de regulă cu 4 ore mai puțin pe lună alocate întrebărilor despre utilizarea unui anumit instrument și necesitatea marcării conținutului. Pentru indicatori sunt suficiente trei cifre: numărul instrumentelor clasificate, procentul angajaților instruiți și numărul contractelor cu furnizorii care trebuie revizuite. Este suficient ca tabelul să aibă toate rândurile completate înainte de 2 august 2026, oferindu-vă astfel punctul de pornire pentru revizuirea contractelor cu furnizorii.