Business and implementations20:12
Setting up an internal AI tool registry before August 2, 2026
The AI Act treats companies using Copilot, Gemini, and ChatGPT as deployers. Here is how to build an AI tool registry, assign roles, and plan training in 90 minutes.
Listen to the article summary
Synthetic voice.Dzielimy się tym, co sami sprawdziliśmy przy wdrożeniach: bezpłatnie i bez założenia, że Twój przypadek wygląda identycznie. W II kwartale 2026 zakładasz rejestr narzędzi AI w arkuszu, żeby przed 2 sierpnia 2026 wiedzieć, które systemy podlegają szkoleniu z art. 4 i obowiązkom przejrzystości z art. 50. Zanim zaczniesz, przygotuj listę logowań do Microsoft 365, Google Workspace i ChatGPT oraz otwórz tekst rozporządzenia 2024/1689.
Etap 1. Sześć kolumn rejestru (15 minut)
Otwórz Google Sheets i nazwij arkusz Rejestr AI. W wierszu 1 wpisz nagłówki: Nazwa narzędzia, Dostawca, Cel użycia, Kategoria ryzyka, Dane wejściowe, Termin przeglądu. Zaznacz wiersz 1 i kliknij Dane > Utwórz filtr. Zaznacz kolumnę F, kliknij Format > Liczba > Data, a w komórce F2 wpisz 2026-08-02. Drugi arkusz nazwij Zakup API, żeby oddzielić narzędzia gotowe od systemów budowanych wewnętrznie.
Etap 2. Wpisz narzędzia i oznacz rolę (40 minut)
W kolumnie A wpisz ChatGPT Team, Microsoft 365 Copilot, Google Workspace Gemini i asystenta z CRM. W kolumnie C podaj cel, na przykład „szkice odpowiedzi do klienta” lub „podsumowania spotkań”. W kolumnie D zaznacz gotowe SaaS – deployer, bo firma korzysta z narzędzia pod cudzą marką, a nie sprzedaje własnego systemu. Jeżeli dział bierze API i buduje produkt pod własną nazwą, wpisz go w arkuszu Zakup API jako provider i wróć do klasyfikacji po rozmowie z dostawcą z harmonogramem Komisji.
Etap 3. Podepnij terminy i obowiązki art. 4 oraz art. 50 (25 minut)
W kolumnie F wpisz 2026-08-02 dla wierszy z gotowym SaaS, bo wtedy zaczyna się stosowanie art. 50 AI Act o przejrzystości. W notatce przy każdym pracowniku dopisz, że art. 4 AI Act o kompetencjach obowiązuje już od 2 lutego 2025 r. Narzędzia do rekrutacji i oceny pracowników oznacz kolorem czerwonym jako wysokie ryzyko i dopisz w komentarzu potrzebę weryfikacji art. 26–27 oraz aktualizacji DPIA/RODO. Pamiętaj, że rozporządzenie działa wprost w Polsce, więc rejestr jest wewnętrznym dowodem, niezależnie od krajowej ustawy.
Gdy coś nie wyszło
Trzy najczęstsze zatory: rejestr nie ma daty przeglądu, pomylona rola deployer/provider i brak statusu szkolenia. Cofnij pojedynczy wpis przez Edycja > Cofnij, a cały arkusz przywróć przez Plik > Historia wersji. Gdy nie potrafisz ocenić roli, wpisz w arkuszu status „do ustalenia z dostawcą do 30.06.2026” i prześlij komentarz właścicielowi procesu.
Ten rejestr zajmuje 90 minut w pierwszym podejściu. Przy firmie na 30 osób to zwykle 4 godziny miesięcznie mniej na pytania o to, czy można użyć danego narzędzia i czy treść trzeba oznaczyć. Do wskaźników wystarczą trzy liczby: liczba sklasyfikowanych narzędzi, procent przeszkolonych pracowników i liczba umów z dostawcami do przeglądu. Wystarczy, że arkusz ma komplet wierszy przed 2 sierpnia 2026, a wtedy masz punkt wyjścia do przeglądu umów z dostawcami.
Source materials
Sources consulted during research. The text above is our own; these third parties are not responsible for its content and have not authorised it.
