Ga naar inhoud
Plan een afspraak

Factuurherinneringen

Betalingsherinneringen zonder de klantrelatie te schaden

Een verlopen factuur ontstaat zelden uit onwil, vaker door een over het hoofd geziene datum. Het systeem bewaakt de vervaldata en verstuurt een vriendelijke herinnering, terwijl een complexer gesprek wordt overgedragen aan iemand uit uw team.

Vraag een offerte aanBekijk hoe het werkt

In de praktijk

Wanbetaling begint met stilte

Een betalingsherinnering is geen incasso, maar een onderdeel van klantenservice. Zo formuleren we ze ook.

U bepaalt de toon, frequentie en het verzendmoment, niet een algoritme. U stelt in na hoeveel dagen de eerste herinnering volgt, hoeveel berichten er maximaal uitgaan en wanneer een dossier handmatig wordt overgenomen.

Elke relatie behoudt direct contact met een medewerker: naam en telefoonnummer van degene die bereikbaar is voor betalingsregelingen of factuurcorrecties.

Bij onze implementaties is de grootste verandering niet het aantal teruggevorderde euro's. Wat verandert, is dat niemand in het bedrijf 's ochtends nog saldi hoeft door te nemen en tegen het opbellen hoeft op te zien.

  • Hoe het werkt

    Het systeem leest de vervaldata van verstuurde facturen en plant het contact volgens een vast ritme: standaard een melding voor de vervaldatum en 2–4 herinneringen erna. U past het aantal, de inhoud en de tussenpozen aan in de instellingen. Na de laatste herinnering neemt een medewerker van uw team de zaak over.

  • Waarmee het integreert

    Wij koppelen aan wat al werkt: facturatiesoftware, zakelijke e-mail, SMS-gateway en de saldolijst. Een geboekte betaling haalt de factuur dezelfde dag van de lijst, zodat niemand een herinnering ontvangt voor een rekening die al is voldaan.

  • Wie beslist

    Een medewerker van uw team keurt de templates goed. Zaken boven een vastgestelde limiet qua bedrag of dagen worden eerst aan deze persoon voorgelegd voordat er iets uitgaat. Het logboek registreert alles: naar wie, wanneer en op basis waarvan het bericht is verzonden.

Probleem

Wie houdt bij u de achterstallige facturen in de gaten?

HEXART oplossing

Het systeem beheert de debiteurenkalender, een mens voert het gesprek over de achterstand. U bepaalt bij de implementatie hoeveel herinneringen er uitgaan en na welke stap de automatisering stopt. Betwistingen en betalingsregelingen gaan naar de boekhouding.

Laten we praten over uw betalingstermijnen

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Hoeveel betalingsherinneringen verstuurt het systeem?

Standaard een melding voor de vervaldatum en 2–4 herinneringen erna. U past het aantal herinneringen, de inhoud en de tussenpozen aan in de instellingen. Na de laatste herinnering stopt het systeem met verzenden en draagt het de zaak over aan uw team.

Is dit incasso?

Nee. Een herinnering aan de vervaldatum is een vorm van klantenservice, en zo formuleren we die ook. Lastigere gesprekken, geschillen en betalingsregelingen worden afgehandeld door de boekhouding. Elke relatie heeft een directe lijn naar een medewerker: de naam en het telefoonnummer van degene die opneemt.

Krijgt een klant een herinnering voor een factuur die al is betaald?

Nee. Wij koppelen met de facturatiesoftware, zakelijke e-mail, SMS-gateway en saldolijst. Een verwerkte betaling haalt de vordering dezelfde dag van de lijst.

Wie keurt de inhoud van de berichten goed?

Een medewerker van uw team keurt de templates goed. Facturen boven een vooraf ingesteld drempelbedrag of aantal dagen gaan eerst ter controle naar deze persoon voordat er iets wordt verzonden. In het logboek blijft vastgelegd naar wie, wanneer en waarom een bericht is gestuurd.

Vrijblijvend gesprek

Plan een workshop met Paul

Dertig minuten of een volledige workshop, de keuze is aan u. Reserveer direct een moment in de agenda en ontvang meteen een bevestiging.

Plan een afspraakBelt u liever? +48 662 016 430

Paul Lazniak

Oprichter van HEXART

Contact

Bespreek uw project met ons

We tonen een werkende oplossing voordat we erover uitweiden. Geef aan wat u nodig heeft: film, een XR-wereld, een AI-systeem of merkidentiteit.

Schrijf of bel ons

Enkele zinnen volstaan: wat er moet komen, voor wanneer en voor wie.

E-mail
biuro@hexart.pl
Telefoon
+48 662 016 430
Adres
Aleja Zwycięstwa 96/98, 81-451 Gdynia
Stuur een e-mailBel ons

Overzicht van implementaties

Verwante systemen en tools

Bekijk het volledige overzicht

  • Prijsoptimalisatie voor e-commerce

    Het systeem berekent prijzen op basis van uw inkoop, doelmarge en verkoopsnelheid per artikel, niet puur op basis van de concurrentie. Herberekening gebeurt minimaal eens per etmaal op een vast tijdstip. Uw team stelt de bandbreedtes en goedkeuringslimieten in.

  • Automatisering van het verkoopproces

    Aanvragen komen binnen via webformulieren, e-mail en telefoon, waarna reacties vaak wachten tot iemand tijd heeft. Wij bundelen dit tot één gestroomlijnd proces: het systeem structureert de aanvragen en genereert een concept, de accountmanager controleert en verstuurt.

  • SEO-contentgenerator voor blogs

    Waardevolle commerciële kennis zit in de hoofden van uw medewerkers en niet op het blog, omdat niemand een halve dag de tijd heeft om artikelen te schrijven. Wij leggen deze kennis eenmalig vast, waarna het systeem gerichte concepten genereert rond specifieke zoektermen.

  • AI-contractanalyse vóór ondertekening

    Een contract van 40 pagina's bevat meestal 5 bepalingen die echt risico's opleveren. Het systeem lokaliseert ze en toont ze met paragraafnummer, zodat de jurist of verantwoordelijke direct begint bij wat belangrijk is.

  • Automatisering van werving en sollicitaties

    Honderd sollicitaties op één vacature is geen beoordelingsprobleem, maar een organisatieprobleem. Het systeem verzamelt ze op één plek, brengt cv's terug naar een uniforme structuur en zorgt dat niemand oneindig op antwoord wacht.