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Lembretes de faturas

Lembretes de pagamento sem prejudicar as relações

Faturas em atraso decorrem quase sempre de esquecimento, não de má-fé. O sistema monitoriza os prazos de pagamento e envia avisos formais, encaminhando cobranças complexas para a sua equipa.

Pedir orçamentoVeja como funciona

Na prática

Os atrasos começam com o silêncio

Um lembrete de prazo não é cobrança, mas sim serviço de apoio ao cliente. É assim que os redigimos.

O tom, a frequência e o momento do contacto são definidos por si, não por um algoritmo. Decide quantos dias após o vencimento é enviada a primeira mensagem, quantas podem existir no total e a partir de que etapa o processo deixa de ser automático.

Cada parceiro tem uma via direta para falar com uma pessoa: o nome e o número de quem atende o telefone. É aí que se acordam planos de pagamento ou se comunica um erro na fatura.

Nas nossas implementações, a maior mudança não reside apenas no montante recuperado. O que muda é que ninguém na empresa precisa de rever saldos logo pela manhã nem de ganhar coragem antes de fazer uma chamada.

  • Como funciona

    O sistema lê as datas de vencimento das faturas emitidas e organiza o contacto num ritmo definido: por predefinição, um aviso prévio e 2–4 avisos posteriores. Pode alterar o número, o conteúdo e os intervalos nas definições. Após o último aviso, um elemento da sua equipa assume o processo.

  • Com o que se integra

    Ligamo-nos ao que já utiliza: software de faturação, e-mail da empresa, gateway de SMS e folha de cálculo com saldos. Um pagamento registado no próprio dia retira o caso da lista, evitando que alguém receba um aviso sobre uma fatura já liquidada.

  • Quem decide

    O conteúdo dos modelos é aprovado por um elemento da sua equipa, e qualquer caso acima de determinado montante ou número de dias é encaminhado antes do envio de qualquer comunicação. O registo mantém o histórico: a quem, quando e com que justificação a mensagem foi enviada.

Problema

Quem faz o controlo das faturas vencidas na sua empresa?

Solução HEXART

O sistema gere o calendário de pagamentos pendentes, enquanto uma pessoa conduz a conversa sobre o atraso. O número de lembretes e o momento em que o processo deixa de ser automático são definidos durante a implementação. Os litígios e os planos de pagamento ficam a cargo da contabilidade.

Vamos falar sobre os seus prazos de pagamento

Perguntas e respostas

Perguntas frequentes

Quantos lembretes de pagamento envia o sistema?

Por predefinição, um aviso prévio e 2–4 avisos posteriores. O número de avisos, o respetivo conteúdo e os intervalos entre eles são configuráveis nas definições. Após o último envio, o sistema interrompe a automação e passa o caso a um elemento da sua equipa.

Isto é um serviço de cobrança?

Não. O lembrete de vencimento é uma extensão do apoio ao cliente e é redigido como tal. As conversas mais complexas, litígios e acordos de pagamento passam para a contabilidade, e cada parceiro dispõe de um contacto humano direto: o nome e o número de quem atende o telefone.

O cliente pode receber um aviso sobre uma fatura já paga?

Não. Integramos com o software de faturação, o e-mail da empresa, o gateway de SMS e a folha de saldos. Logo que o pagamento é registado, o caso é retirado da lista no próprio dia.

Quem aprova o conteúdo das mensagens?

Os modelos são aprovados por um membro da sua equipa. Os casos que excedam o limite acordado de valor ou de dias passam por essa pessoa antes do envio. O registo mantém o histórico: destinatário, data e hora, e o motivo do envio.

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