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Rechnungserinnerungen

Zahlungserinnerungen ohne geschaeftliche Beziehungen zu belasten

Überfällige Rechnungen entstehen selten aus bösem Willen, meist aus Versehen. Das System überwacht den Fälligkeitskalender, versendet sachliche Erinnerungen und übergibt anspruchsvollere Fälle an Ihr Team.

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In der Praxis

Zahlungsverzug beginnt mit Schweigen

Eine Zahlungserinnerung ist kein Inkasso, sondern Teil des Kundenservice. Genau so formulieren wir sie.

Ton, Frequenz und Zeitpunkt des Kontakts bestimmen Sie, nicht der Algorithmus. Sie entscheiden, wie viele Tage nach Fälligkeit die erste Nachricht versendet wird, wie viele insgesamt folgen dürfen und nach welchem Schritt der Fall nicht mehr automatisch weiterläuft.

Jeder Geschäftspartner hat einen direkten Weg zu einem Menschen: Name und Nummer der Person, die das Telefon abhebt. Dort vereinbart man Ratenzahlungen oder meldet Rechnungsfehler.

Bei unseren Implementierungen ist die größte Veränderung nicht die Summe der eingegangenen Beträge. Entscheidend ist, dass niemand im Unternehmen mehr morgens Salden prüfen und sich zu unangenehmen Anrufen überwinden muss.

  • So funktioniert es

    Das System liest die Zahlungsziele aus den ausgestellten Rechnungen und plant den Kontakt in einem festgelegten Rhythmus: standardmäßig ein Hinweis vor Fälligkeit und 2–4 Mahnungen danach. Anzahl, Text und Intervalle ändern Sie in den Einstellungen. Nach der letzten Mahnung übernimmt eine Person aus Ihrem Team den Fall.

  • Integration

    Wir binden das System an bestehende Tools an: Fakturierungsprogramm, Firmen-E-Mail, SMS-Gateway und Saldenliste. Eine verbuchte Zahlung nimmt den Fall noch am selben Tag von der Liste, sodass niemand eine Mahnung für eine bereits bezahlte Rechnung erhält.

  • Entscheidungshoheit

    Die Vorlagen gibt eine Person aus Ihrem Team frei. Fälle oberhalb eines definierten Betrags oder Verzugszeitraums gehen an diese Person, bevor etwas versendet wird. Im Protokoll bleibt nachvollziehbar: an wen, wann und auf welcher Grundlage die Nachricht ging.

Problem

Wer behält bei Ihnen überfällige Rechnungen im Blick?

Die Lösung von HEXART

Den Forderungskalender führt das System, das Gespräch über den Rückstand führt ein Mensch. Wie viele Erinnerungen versendet werden und ab wann der Fall nicht mehr automatisch läuft, legen Sie bei der Einführung fest. Streitfälle und Raten übernimmt die Buchhaltung.

Sprechen wir über Ihre Zahlungsfristen

Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Zahlungserinnerungen sendet das System?

Standardmäßig ein Hinweis vor Fälligkeit und danach 2–4 Mahnungen. Anzahl, Inhalt und Abstände der Mahnungen passen Sie in den Einstellungen an. Nach der letzten Mahnung stoppt das System den Versand und übergibt den Fall an eine Person aus Ihrem Team.

Handelt es sich hierbei um Inkasso?

Nein. Eine Zahlungserinnerung ist Teil des Kundenservice, und so formulieren wir sie. Anspruchsvollere Gespräche, Streitfälle und Ratenvereinbarungen übernimmt die Buchhaltung. Jeder Partner hat einen direkten Weg zu einem Menschen: Name und Nummer der Person, die das Telefon abhebt.

Erhält ein Kunde eine Mahnung für eine bereits bezahlte Rechnung?

Nein. Wir binden uns an Fakturierungsprogramm, Firmen-E-Mail, SMS-Gateway und Saldenliste an. Ein verbuchter Zahlungseingang nimmt den Fall noch am selben Tag von der Liste.

Wer gibt den Inhalt der Nachrichten frei?

Die Vorlagen gibt eine Person aus Ihrem Team frei. Fälle oberhalb eines definierten Betrags oder Verzugszeitraums landen bei ihr, bevor etwas versendet wird. Im Protokoll bleibt nachvollziehbar: an wen, wann und auf welcher Grundlage eine Nachricht gesendet wurde.

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Paul Lazniak

Gründer von HEXART

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Wenige Sätze genügen: Was soll entstehen, bis wann und für wen.

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